网络数据时代档案管理创新分析

文/欧阳风华

近些年，随着计算机技术、网络技术以及云技术的快速发展，网络数据时代正式到来。而在此大环境下，档案管理工作面临新问题，运用新技术、新观念，实现创新发展，跟随时代潮流步伐，正是本文探讨的主要问题

随着国家经济社会的发展和信息技术、互联网与大数据的快速发展，档案管理工作也逐渐由传统的手工管理模式走向信息化管理的模式，如何创新网络数据时代档案管理工作是摆在档案工作者面前一个亟需解决的问题。

一、传统模式所面临的问题

1.纸质档案留存保管困难

很多企业目前还是以纸质档案为主要管理对象的管理模式，尤其在设计单位，每天都有大量的图纸档案进行存档。而这些纸质档案，随着时间的推移，加之管理不当等原因，很多已经严重破损，留存困难。

2.档案管理人员观念陈旧，停滞不前

很多单位的档案管理人员思维还停留在过去的传统管理思维上，认为只要“不出头，不犯错”就行。档案管理工作最重要的创新还是思想观念的创新。如今已是信息化时代，如果固守残旧思想，档案管理工作的意义将无法得以体现。因此，档案管理工作创新需要单位所有人员的共同参与，需要人、财、物的大力支持，缺一不可。

3.档案管理工作缺乏符合时代的、系统的操作要求

档案管理工作是一个分工较为细致的工作，不仅需要我们的从业人员具备较强的业务能力，而且需要有把握规律，与时俱进的创新意识。但在现实中却有很多档案管理人员认为它只是一项普通的保管工作，只要保证工作的严密性、安全性，保证其不丢失就可以，对于各项工作流程，没有具体严格且系统的要求，更没有完备的现代设备支撑档案管理工作。在管理工作的具体实施中，也大多默守陈规，不愿接触并学习新的管理技术与方法，大多采用单一且被动的管理服务模式，在此情况下，工作效率难以提高。

二、网络数据时代档案管理如何去做

针对传统模式面临的诸多问题与弊端，档案管理创新机制刻不容缓。主要可以分为以下步骤：

1.提高档案信息化程度

包括并不仅限于Word、Excel、PPT等工具对文字、数字、图片、语音等信息进行处理，统一格式建档并保存，形成一定数量的信息化档案。在进行电子信息档案储存的同时，部分有条件的单位可以对过去形成的重要纸质文档、照片进行扫描归档，在一定程度上保证档案的延续性和完整性。

2.提高档案队伍整体素质及创新意识

首先，网络数据时代档案人员要在原有管理经验的基础上，不断提高自身的创新意识，转变传统工作理念，用网络信息时代的创新思维来思考档案工作中的各种问题，这也是当前档案人员做好档案工作应该具备的基本素质和要求；其次，在档案队伍的建设中，应该更多地引进高素质人才，多招募一些对档案工作有饱满热情，熟悉网络时代信息技术的优秀人才来充实档案干部队伍，为创新档案信息化管理奠定人才基础；第三，要抓好对档案人员的培训教育，定期对档案人员进行新理念、新知识、新技能的培训，不断提高档案队伍整体素质和业务能力。

3.建立完善档案管理创新机制

档案管理创新机制的建立，并不能在一朝一夕完成，其本身就是一个沉淀、积累、改进、完善的过程。首先，学习借鉴先进经验和技术。可学习借鉴国内外比较成熟的数字化档案管理经验和解决方案，并结合本地的实际情况，做出相对应的改进，对于其之前遭遇的问题进行合理规避，并逐渐建立符合自身特点的数字化档案管理机制；其次，管理责任到人，对单位投入使用中的设备设施规范管理，软件、硬件的更新、报废有相应的制度规范，确保工作人员能够熟练操作相应设备，做到“会使用、会维护、会备份”，在设备出现问题时能第一时间保存备份档案，确保档案信息完整；第三，严格规范档案收集、整理、归档、保管、查询使用等各个环节的流程要求，让档案管理工作各个环节有章可循，实现全程监控。

面对网络数据时代的到来，要想使档案工作得到创新发展，除了要配备好档案信息化建设所需的设施设备，更要在提高档案人员知识能力和创新意识上下功夫，只有建立和完善档案工作创新机制，不断激励和培养出更多的高端优秀人才，才能更好地使档案工作与网络数据时代相融合，才能推动档案管理工作创新发展。