加强电力装备企业产品档案管理

文/周 倩

产品档案是电力装备企业的核心资源，为提高企业创新研发水平和市场占有率提供重要的信息基础和技术保障。加强企业产品档案征集、管理力度，创新企业产品档案管理方法，发挥企业档案效用，更好地为国家电力产业发展做贡献

随着国家经济的高速发展，能源传输需求日益增长，跨大区、跨流域水火电互济和全国范围能源资源配置不断优化，乘着电力体制改革的东风，电力装备企业承载了众多特高压运输电项目的建设，对促进电网现代化建设和保证电网的安全稳定运行发挥着举足轻重的作用。电力装备企业在输配电产品研发到投运过程中产生的有价值的信息资源，如：设计图纸、原材料采购合同及检验证书、产品购销合同与技术协议、生产作业记录、技术标准、产品型式试验报告、产品说明书、安装运行与售后服务影像资料等，是企业宝贵的财富。

在大数据时代，充分挖掘并发挥好企业档案信息资源这一“内生数据”的潜在价值关乎企业未来发展命脉。电力装备企业的档案管理水平决定了产品档案价值的发挥，本文以笔者所在单位为例，探讨电力装备企业产品档案管理工作中的经验和不足，找差距、补短板，以推进电力装备企业档案管理工作迈向新台阶服务。

笔者所在单位以提供高压输配电装备销售与技术服务为主营业务，生产的电抗器先后在我国多个超、特高压重点工程项目中投入运行，如第一个西北至华北联网背靠背直流输电工程、“三峡工程”及“西电东送”等项目。随着公司生产的平波电抗器相继在上海庙-临沂、锡盟-泰州、扎鲁特-青州±800kV等特高压直流输电工程项目中顺利投运，产品档案数量激增，产品档案管理中存在的问题开始显现。

一、电力装备企业产品档案管理存在的问题

1.原始生产记录整理不规范，一线操作人员素质不高。原始生产资料有残缺，产品原始生产作业记录上粘有喷胶等生产原料的污渍甚至鞋印；不同编号的产品共用一份设计图纸；在制造生产时，加盖在图纸上的图号印章规格不统一。生产车间工人普遍素质不高，在产品生产过程中收集、维护、妥善保存产品生产原始记录的意识不强。

2.产品图纸、计算单等技术资料归档不及时。设计人员在完成产品图纸设计后，归档迟滞，导致利用不便。产品设计人员归档自觉性不高，狭隘地认为作为产品设计者对本人负责的产品技术资料有优先占有权。一旦移交公司综合档案室归档，需要时还要办理借阅利用手续，为了避免麻烦，私自截留应归档案。笔者就遇到有供职二十几年的同事，直到办理退休手续时才移交归档数十年前的重要文件。个人归档意识薄弱，重要资料保管在个人手中容易散失，给公司造成重大损失。

3.照片档案、音像档案收集力度不够。2018年笔者参与筹办了纪念公司成立三十周年图片展活动，在整理素材时发现缺少公司为锡盟-泰州±800千伏特高压直流输电项目研发生产的电抗器安装运行的影像资料，很是遗憾无法在产品展示板块系统完整地展现公司自主研发生产的有里程碑意义的产品风貌。需要通过提高一线员工的思想认识，构建收集归档重要项目影像档案的制度体系，提高公司照片、音像档案的归档率，丰富产品档案类别，扩充档案信息资源，为公司记录珍贵的发展足迹。

4.著录不规范，影响档案查准率。笔者在近期一次提供档案利用服务中，有同事需要紧急查阅前几年公司研发的一款阀电抗器的产品型式试验报告用于项目投标，因查阅人未能提供确切的产品型号，一时无法准确检索到有用信息。几经周折联系到彼时身处国外的该电抗器设计者后，才按照型号找到该试验报告。后来以实体档案对照系统中原著录信息，发现遗漏重要检索词，导致未能及时查找到有用信息，使得档案借阅利用效率和服务满意度大打折扣。

5.保密性不强，安全意识有待提高。我公司在电力行业技术优势明显，拥有多项自主专利，承载了为张北项目、渝鄂直流背靠背联网、昌吉古泉等国家重点工程项目提供关键设备的重任。在参与新输电项目建设投标阶段，经常需要提供一些资质证明文件及产品设计技术参数等核心信息给平台，笔者发现常有同事在阅览室扫描文件发送对方后，忘记彻底删除相关数字化文件，这无疑加大了公司的重要资料泄密的可能。产品档案代表着公司的核心竞争力，大部分属于涉密档案，在经营发展中发挥着巨大作用，必须树立起安全保密意识，保护知识产权，维护公司合法权益。

二、推进企业产品档案管理的几点建议

1.档案规范铭记于心，管理制度需先行。要进一步补充完善产品档案从收集、整理到移交归档及使用环节的相关制度，严格规范操作流程。根据实际情况需要，不断修订完善《文件材料归档范围和档案保管期限的管理规定》《档案工作管理制度》《档案查借阅规定》等制度，从而保障档案管理工作步入制度化、程序化、规范化的轨道。同时加强培训和宣传力度，确保制度落地可行。档案专职人员要突破固有模式，提高档案工作主动权，实现前端控制，变“坐以待收”为主动指导监督归档，把好源头关，提高档案归档率，为丰富企业室藏档案信息资源奠定坚实基础。

2.明确责任，考核与奖励并行。引导一线生产工人与产品设计人员正确认识档案管理在公司生产效率创造中发挥的积极作用，强化归档意识，将归档完整率、准确率和及时性纳入相关人员的岗位职责中，与个人日常绩效考核、年底评优、技术职称和技能等级评定挂钩，对表现突出者可给予委托培训及职位晋升等奖励。

3.提高思想认知度，培训、学习不放松。加强对各部门的兼职档案员及一线生产、产品设计人员的培训，培养他们立档、存档、爱档意识，从思想上加以重视，才能铭于心施于行。

（1）基层工人在档案形成环节中地位不可替代，应培养他们树立收集和保护原始生产记录资料的意识，为公司保存技术核心资源、占领技术高地做贡献。如培养生产工人敏锐的档案意识，及时收集产品安装调试现场的音像资料，为多角度展示公司产品积累素材。

（2）加强保密意识的培养，构建档案信息安全防护及预警体系。在产品制造过程中形成的海量的技术参数、试验巡检记录、工艺操作步骤等机密信息，是公司进行产品设计开发、维保、创新专利的核心资源。通过学习《档案法》《档案保密规定》《档案查借阅规定》等法律规章制度，加强企业内部信息安全风险管理。要从制度完善、硬件设施保障、增强相关人员保密意识及实体规范化管理等方面入手，筑牢“四大安全防线”，从而确保涉密产品档案管理安全可控。

（3）打铁还需自身硬，档案专职人员要积极参加教育培训，不断升级业务能力，严标准、高要求，守初心、担使命，切实履行好岗位职责。根据企业发展中档案管理工作遇到的新问题调整思路，不断创新工作方式方法，如：针对重点输配电项目设备产品生产周期长，产品档案数量多等特点，与输配电项目技术负责人及时沟通协商，借鉴工程项目中采用的“预立卷”方法，降低重要技术资料的遗失风险，保障各类产品档案完整连续，待电力装备投入运行后再进行科学汇总细化整理，既缓解阶段性工作压力又提高了工作效率。

结束语

从1990年企业第一台电抗器试制成功，到研发的产品覆盖高压、超高压和特高压领域，占领技术鳌头，享誉行业内外，产品档案记录了30年来企业艰苦奋斗、砥砺前行的每一步足迹。只有不断增强制度改革，秉承档案以“管”促“用”的理念，紧抓档案基础业务建设，创新档案工作模式，加强企业产品档案征集、管理力度，发挥企业档案在产品研发、市场营销、售后服务、合法权益保障、管理经营、提高行业美誉度等方面的价值，更好地为国家电力产业发展做贡献。