科学事业单位智能财务应用初探

董 昊

一、智能财务概述

近年来，智能财务正在频繁冲击着人们的思维，2018年12月，在首届智能财务高峰论坛上，多位专家学者提出了对智能财务的展望，未来的智能财务，将通过人和机器的有机合作，完成组织复杂的财务管理活动，并在管理活动中不断扩大、延伸和部分替代人类财务专家在财务管理中的活动；智能财务将渗透到会计核算、会计监督、会计预测、会计决策等职能工作中，会给财务转型带来更多的技术支持和思维的更新。总体而言，智能财务是继财务电算化、财务信息化后，以大数据、云计算、人工智能等为代表的新信息技术在财务领域的运用，是覆盖财务全流程的全面的智能化。在未来的发展中，智能财务通过进一步的研究和实践，对科学事业单位而言，将逐步提升科研项目和资金管理的效率，为科研工作和科研人员提供更优质的服务。

随着流程自动化在财务领域的应用，智能财务快速发展，国际知名四大会计师事务所相继推出了不同特色的财务机器人。利用财务机器人深度学习、替代手工操作、精准可靠、高效低耗和快速反应等明显优势，智能财务在各行各业崭露头角，2019年，中财讯（江西）智能科技股份有限公司正式推出自主研发的智能财税机器人“i财”，推动人工智能技术在财会税务领域的应用。海亮集团利用5G与智能财务技术实现智能对账、智能盘点、智能差旅报销、智能销售等。广东佛山电信公司实现了通信费自动报销、交通费自动计税、清账稽核等功能。中化国际（控股）股份有限公司在银行对账、月末入款提醒、进销项差额提醒、增值税票真伪查验四个业务流程效率极大提升。以往财务电算化更多的是处理数据，信息化更多的是处理信息，而财务智能化更多的是处理智能知识，即着重于对知识的管理和运用。智能财务可以有效提升业务运营效率与服务质量，减少工作流程的处理时间，在各个领域为单位创造更高的价值。

二、财务信息化现状

2016年以来，科学事业单位以落实“放管服”为主线，重视并不断推进财务信息化的应用。现阶段，我国科学事业单位的财务管理信息化建设仍旧处于较为初级的阶段，由于我国信息技术的运用相对较晚，科学事业单位具有科研项目数量多，资金规模大，收入来源多等行业特殊性，对信息化提出了更加精细化的管理要求。目前，我国农业科研院所财务信息化水平发展不均衡，院属机关或者规模较大农业科研院所发展相对较快，而其他农业科研院所信息化水平则相对较低，具体可以分为以下三种阶段：

一是仍处在会计电算化管理阶段。单位基本依靠财务管理软件进行核算，且财务软件中的部分模块未开发使用，只能使用核算功能。预算查询、预算控制等其他功能基本依靠财务人员手工完成。

三是智能财务管理阶段。单位构建了敏捷的财务报销与费控管理体系，实现一站式智能财务管理服务，通过移动智能录入、移动智能报销，让数据赋能下的财务管理变得更高效。如中科院上线的智能云财务共享服务平台，率先开启了智能云财务管理模式，采用智能财务对财务信息化和管理方式进行了改革和创新，帮助科研人员方便快捷报销，同时减少财务人员机械劳动，增加财务管理战略思考。但是由于财务信息化系统整合的工作难度大、信息化资金投入低等问题，智能财务还没有在科学事业单位得到大面积的推广和应用。

三、财务管理中存在的问题

（一）报账效率低

2019年，科技部办公厅、财政部办公厅联合发文《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》，推动解决科研人员反映的“报销繁”问题。财务管理最基础的工作是财务报账，该项业务关系着单位会计信息质量和内部管理水平，也是保证单位健康、稳定发展的重要因素。

1.返单率高。科研人员及单位管理层对财务政策制度掌握信息的程度相对有限，不符合规范的单据发生退单，或是已签好字的单据发生重新签字的情况时有发生。而且，在传统现场审批模式下，科研人员忙于项目试验，野外采样，编写论文等科研工作，一旦课题组长及单位相关领导公务繁忙出差，在审批环节将增加科研人员报账业务的时间成本，不仅影响报销效率，还给科研人员增加了额外工作量。

2.资金支付功能较弱。目前大部分财务系统未实现银企直联功能，资金支付主要采用汇款、支票、公务卡等形式，导致报销资金支付时间较长，同时也增加了财务与银行对账负担。另外，公务卡消费认证集中依托代理银行公务卡支持系统，需要由专人对报销事项进行审核后，在公务卡系统中凭据刷卡小票进行逐张逐项的查询与审核，不仅财务部门的工作量非常大，而且容易出现超期还款现象。

3.财务助理队伍建设不足。自中办发50号文发布以来，大部分单位都建立了科研财务助理制度，但因财务助理专业能力不足、流动性高、素质层次不齐，导致实际聘用财务助理的课题组较少，造成报账工作仍由科研人员或是学生负责的情况较为普遍。

（二）资源数据不共享

不同系统间数据交互困难，无法实现资源共享，导致科研项目管理效率低，信息反馈时效性差。一是财务系统本身多个系统不兼容，以现行财务系统为例，系统基本处于独立使用状态，和其他财务系统如预算系统、决算系统、国库支付系统没有有效衔接，不能实现系统对接和数据共享，财务数据分散，实时信息难以及时反馈到决策层及课题负责人。二是科研、资产、财务等多个部门系统相互独立。科学事业单位内各部门都有自身的运行系统平台，如办公自动化系统、科研管理系统、资产管理系统、财务核算系统等。各部门并不完全掌握科研项目资金从项目立项、评审、执行、验收及政府采购申报执行的情况，项目的资金管理与项目立项、政府采购相互独立，系统间未形成统一体系，管理容易缺位。

（三）新形势下财务核算工作量与日俱增

1.新政府会计制度为财务人员带来的挑战。随着国家财政管理体制改革的不断深入及新政府会计制度的正式实施，科学事业单位的财务人员面临着经费管理多样化、业务核算复杂化的局面。一是“双分录”的核算方式，无论是在记录上，还是核算过程中，都会耗费财务人员大量的时间。以科学事业单位为例，科研项目需要通过设置项目档案、功能分类、预算来源，部门等辅助核算进行专项管理，按照双分录的核算要求，财务人员每录入一笔会计分录就需要选择三到四个辅助核算项目，一笔完整的支出凭证往往需要输入十二到十六笔数据，一笔国库到账凭证甚至需要录入上百笔数据。二是“双基础”的核算模式，财务会计和预算会计的确认时间存在差异，年末编制当期盈余与预算结余差异表需要将当期预付的商品和服务支出金额、支付应付未付的商品和服务支出金额、当期收到已预付账款的商品和服务金额、当期发生的应付未付商品和服务金额等差异项筛选出来，会计核算难度和繁琐性都会大幅度增加。

2.电子发票监管耗时耗力。电子发票凭借便捷高效、无纸化利于保存、低成本等优势在全国得到迅速推广与应用，其带来的重复报销和票据真实性难以确定等问题也越来越突出。为监管电子发票，多数单位通过建立《电子发票报销台账》，然后通过Excel的查重功能来审核。但是每个月的电子发票报销太多，每张电子发票都需要录入发票代码、发票号码、开票日期、价税合计金额、货物应税劳务服务名称等关键信息，繁琐的录入工作占据了财务人员大量的时间。

四、智能财务的应用优势

（一）优化服务质量

科学事业单位将“放管服”理念融入科研管理服务工作中，借助“信息化”手段，让信息多跑路，让科研人员少跑路，不断推进信息化在财务报销和科研资金管理中的应用。

通过调研，由于土地资源的限制，并且新建项目的不可持续性，以及拆迁代价过大，新建项目已逐渐减少，近期投资主要集中在老路改造提升上，而既有干线公路快速化改造是今后道路改造的一个重要方向。

1.智能报销。智能财务通过由局域网向移动端移动的智能化报销方式，科研人员在单位内可使用网络直接登录报销，出差在外可即时通过手机进行财务报销预约、财务收支审批等事项，报销更加方便快捷，突破了固定场所的限制。

2.智能预警。智能财务具有全覆盖的审核预警设置，包括经济业务预警，如出租车票连号预警、交通类票据节假日乘坐预警、出差住宿费超标预警、出差重复领取交通补助预警等；经费控制预警，如经费预算的总额超支预警、经费调整未履行审批预警等。通过智能预警，报销人可以即时发现违规并及时修正；财务人员无需人工审核，减轻了工作量，且避免审核工作不被理解而引发争端。

3.智能支付。资金收支业务主要借助智能财务系统与银行系统对接而形成的银企直联功能来实现。通过系统与银行的连接，记账凭证中需要支付的资金，可通过银企直联直接进行支付，同时对于银行收到的款项，可直接传输到财务系统中进行确认和记账。由于银行接口嵌入到智能财务系统中，故对于每一笔收支款项，银行与财务系统均可通过共用代码传递，系统可借此实现自动对账功能，减轻出纳人员的工作负担。同时，公务卡实现在线报销，一键还款，减轻了财务人员的审核工作量，降低了单位会计档案库存。

4.智能手段宣传答疑。一是利用微信公众平台，实现对公信息通知、知识小课堂、政策解读、答疑助手、基础工作系统衔接、线上远程协助等多种模块，帮助科研人员更全面、更深入了解财政新政策、科研新管理，切实解决科研人员在日常财务报销中遇到的问题。二是利用财务机器人，实现快速问答，精准记录各项用户需求，并直接从数据库中调取数据实时更新，为科研人员提供服务。如电子科技大学开发的“财宝”机器人，“财宝”不仅会主动跟师生打招呼，介绍服务内容，还能听懂用户的问题并通过语音、图片、文字、视频等方式进行回答，具有高度拟人性。同时，“财宝”可以根据后台数据分析，找准师生问询率较高的重点领域“对症下药”，改进相关工作。

5.智能采购分析。通过智能采购平台实施线上采购，让科研人员在实验室即可完成材料的选型、比价，入库，出库、验收，全过程痕迹化管理。利用大数据分析控制，采购前，通过电商快采平台公开遴选综合电商入驻，从采购源头防控造假风险，加强对供应商的资质、履约、诚信管理，约束供货行为。采购时，系统可以根据信誉对经销商进行分类，对热销产品进行管理，提高选择效率；同时，系统自动计算商品均价，避免出现购买畸低商品，造成品质没有保证，或是购买畸高商品，形成利益输送；采购后，对采购内容进行分析，对同一商户采购百分比畸高、熟人采购等进行风险提示。

（二）打通信息孤岛，实现科研项目资金数据融合

通过信息系统互联互通、数据共享，实现财务、资产、科研信息系统业财融合：即项目立项、入款、执行、采购、预算调整、结题结算等多部门线上协同办理。立项时，科研人员线上申报立项，科研信息系统同步将项目实施内容、经费预算、项目组成员等信息传输到财务信息系统。经费到账时，项目经费到账信息同步传送科研信息系统，科研和财务部门线上审核确认。项目执行时，资产系统政采信息与财务系统项目信息自动对接，政采货物、服务、工程及经费预算科目超支前自动预警提示，督促科研人员按照预算执行，对于确需开支调整的科目尽快办理经费预算调整手续。结算结题时，科研和财务信息系统协同进行结题预警管理，促进项目按期办理结题结算，按期使用结余资金。

（三）图像智能处理技术，实现数据快速采集

图像智能处理技术，是指运用OCR（光学字符识别）技术，通过图像处理技术手段，将图像（影像）上的文字、表格、图像转化为电子版的数据，通过计算机程序，将关键有用的信息提取出来，快速实现数据信息的采集，完成对关键信息的识别、转换、记录、统计功能。

1.实现会计凭证影像化智能管理。利用票据影像化系统及防伪水印辨别设置，将凭证在装订前进行全量高速扫描，保证了凭证成像清晰完整。科研人员在合理的授权范围内可随时在财务查询系统查阅下载打印，避免了多次翻阅纸质档案导致的凭证破损、发票散落遗失、重要信息被覆盖的情况，节约了大量的人力和物力，为科学事业单位的经费管理、专项资金管理、科研项目的结题及其他各类财务审计工作带来极大便利，有利于票据的监控与查询。

2.实现全票种智能拍照录入。科研人员出差时可以利用手机拍照智能识别发票信息，系统通过将纸质单据中的发票代码、’发票号码、日期、金额等多项结构化字段转化为经费核算所需的信息化格式，替代了传统业务流程下逐笔手工录入信息，实现同步上传数据并且自动反馈错误信息，大大减轻了科研人员报销工作量。同时，利用发票扫描识别技术，可以精准的对每一张电子发票的内容进行提取，将发票代码、发票号码等信息直接导出到Excel里进行查重的操作，让电子发票的审核更加高效。

（四）财务基础核算人员将逐步被取代

目前，财务软件在科学事业单位中已得到普及使用，但从财务软件的使用情况来看，财会事项的机械、单一、重复还未得到根本改变。财务人员工作过程中的大部分时间都被基础工作所占用，从审核原始票据，到对它们进行整理、分类、粘贴，从填制记账凭证到银行转账、对账等简单重复的核算工作量极大，财务人员在从事此类工作时需要消耗大量的时间和精力，在处理过程中也容易出现失误，且受到个人情绪波动、精力不足等多种因素限制，审核事项遗漏、记账科目出错、转账单位信息错误等时有发生，再加上可能存在主观故意的操作等行为，导致会计信息失真的现象难免发生。智能财务的出现将逐步取代机械性、重复性的会计手工作业，系统自动生成会计记账凭证和会计报表，且24小时不间断的工作，实现自动、精准、高效的会计核算流程。财务人员将从繁琐的基础性财务核算工作中解脱出来，促进财务工作的规范化、增强会计信息的可靠性。

五、智能财务的应用建议

（一）加强财务系统信息化建设，为智能财务建设提供有力保障

1.完善信息化内部控制建设。有效的内部控制是保证财务信息化建设顺利开展的前提，科学事业单位应结合自身情况，严格按照《事业单位内部控制制度建设指引》的要求，完善内部控制建设，作出符合自身客观条件和需求的目标规划，明确信息化建设需要实现的目标，充分考虑财务信息化建设的流程，将内部控制贯穿于财务管理环节中，实现流程再造，对相关控制节点进行完善与优化，以适应财务管理信息化建设的需要，为科学事业单位实现智能财务提供有力保障。

2.加强财务系统基础建设。随着信息化技术的不断提升，目前在市场中已经存在着种类繁多的财务管理软件，用友、金蝶等财务软件品牌逐步开启机器人智能服务新时代。为了应对智能财务带来的技术挑战，提供更加高效、更加有针对性的服务，科学事业单位需要加强自身财务软件的建设与开发，采用技术先进且满足科学事业单位“放管服”实际情况的财务管理软件，服务科学事业单位越来越细化的财务管理需要，在使用现有软件的过程中分析不足，记录下科研人员使用以及系统流转过程中遇到的问题，将问题进行分类汇总与逐项分析，不断完善软件的功能，使现有技术能不断适应新时代硬件和软件的需求。利用科学事业单位自身发展优势，及时更新观念，逐步实现向智能财务的更新进步，为智能财务打下坚实的基础，科学事业单位应站在长远发展的角度出发，加大资金投入，研发出符合自身需要的财务软件，让科研经费财务管理工作更加优质高效。

3.建立财务信息数据库。财务管理活动是建立在掌握大量、全面的数据之上，财务管理的决策方法需要数据支持才能有效地加以利用，通过搭建财务大数据平台，以信息数据库为基础，挖掘财务大数据信息，帮助企业实时采集与财务管理活动相关的财务和业务数据，整合内外部数据，集成各种财务、科研、统计、管理、制度、报表等综合信息，以及银行、国税、财政等外部相关信息数据，开展基于大数据的财务管理，单位在充分获取各种相关数据的基础上，对单位的发展方向做出更加准确的分析和判断。另外，在平台建设中引入云计算，利用互联网技术提供数据服务支持，使用者能够随时随地存储会计信息。为单位管理者提供丰富多维、实时高效的决策相关信息，提高运营效率和管理成效，推动单位价值持续提升。

4.重视财务系统安全性能建设。智能财务数据的处理与传输主要依赖信息系统和网络，尤其是采用手机智能终端实现报销后，报销数据与财务终端相连接，在访问报销系统的时候，会计数据信息存在泄露的风险，一旦被不法分子利用，进入安全漏洞，入侵系统进行窃取、拦截、篡改重要的会计信息，都会给科学事业单位带来不可估量的损失。科学事业单位应当重视财务系统安全性能建设，保障会计信息的安全。一是财务人员要有信息网络安全意识，系统访问异样时，应该及时联系技术人员进行相关系统漏洞修补，防止有关数据丢失。二是提高安全性能，防止黑客侵入。财务系统应通过指纹扫码，面部识别等多重加密技术手段，对数据存储加密保存，建立起严格的身份认证体系，提高数据传输的可靠性和安全性。此外，还需设置好系统数据的自动备份，电子防伪水印，对重要数据必须进行异地备份，防止数据篡改、丢失。

（二）转变观念提升价值，实现财务人员与智能财务的合作共赢

1.加强学习、提升价值，逐步向复合型财务人员转型。会计工作时时刻刻都处在变化之中，制度在变，准则在变，税法在变，在变化的过程中需要财务人员不断学习，不断调整，不断适应。当智能财务技术替代了繁杂的数据处理工作，财务如果不懂业务，只能提供低价值的会计服务，改变和学习是传统财务人员的唯一出路，他们不仅需要持续终身学习专业知识，还应该学习业务，融入业务。作为科学事业单位的财务人员，还应该进行跨专业学习，扩大财务人员的知识面和综合素质，努力建设同时具有财务会计、农业科研、信息技术等专业知识的复合型人才，促进财务人员从业务型向管理型、复合型的转变。笔者认为，未来真正需要的是懂会计、善分析、懂业务、能参谋、懂平台化软件管理的综合性财务人才。

2.财务人员应对好工作转型，实现与智能财务的合作共赢。一是智能财务的进步离不开人类的智慧。智能财务的设置依赖于人类的设计，收集资料完善，程序应用设计得当，才能构思出符合每个单位实际情况的程序。财务人员需要及时记录跟踪智能财务使用期间需要完善的问题，及时反馈给研发人员解决，并要做到跟踪查询，不断的完善技术更新，后期智能财务才能更加高效的提供服务。二是智能财务能够更好的辅助财务人员进行决策分析。智能财务为单位完成标准化的工序同时，可以实时获取大量的关键数据，提供大数据的分析结果，计算出的会计信息更加及时可靠。智能财务帮助财会人员从大量基础会计工作中解脱出来，拥有更多的时间和精力来进行决策分析，从而大幅地提高财务决策水平。智能财务与财务人员相辅相成，相互促进，在未来的发展中，将逐步实现财务人员与智能财务的合作共赢。