如何提高农机监理档案规范化管理水平

张建光

摘 要：农机监理档案对于农业机械化发展具有重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化，提升工作标准，提出加强农机监理档案管理工作的具体措施。根据目前各地相关部门农机监理档案存在档案基础管理不规范、标准低、管理混乱等问题，提出加强该项工作的具体工作内容、程序和相关要求。

关键词：农机监理;档案;管理

中图分类号：F322        文献标识码：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2019.12.037

1 要有序开展基础业务工作

1.1 农机监理档案编号

指保管的农机监理档案案卷的排列次序体现的号码。是档案室用来体现档案分类层次和保管业务科室档案排列顺序的一组序号。档案库房档案架上的档案的排列顺序应与案卷编号保持一致。起着固定档案整理成果，反映分类和排列次序，便于档案的科学有序高效管理的作用。

1.2 农机监理案卷排架

档案室接收的全部农机监理档案案卷，需进行系统的分门别类的排架，既要确定每类案卷的前后次序和存放位置，又要保持案卷与案卷之间的内在联系。将不同门类的档案分别排架，如农业机械档案、驾驶人员档案、事故档案等，确定各类档案位置后，将同一类别的档案按案卷特点编号。在工作实践中，案卷的排列问题也是管理中面临的突出问题，案卷只有经过系统分门别类的排列，才能使案卷和案卷之间保持有机联系。此外还要按照农机监理档案的保管期限永久、 长期（30年）顺序依次排列。实践证明，按照年度顺序排列案卷既方便查找利用，也能系统地反映农机监理工作原貌，不失为一种有效的排列方法。

1.3 农机监理目录号

指每一案卷目录的编号。—个全宗内案卷按阿拉伯数字顺序编号。可以将内设机构都设代号，将代号作为目录号。还可以按年度时间顺序编号，1年为1号目录，依次类推。农机监理档案室应具备《农机监理全引目录》 《农机监理案卷目录》《农机监理移交案卷目录》和《农机监理分类目录》等最基本的目录。

1.4 农机监理档案移交入库

应按照档案工作相关规定，每年底前向各业务科室收集档案。制订《农机监理档案室移交案卷目录》，清点各类档案内容和数量，核对检查档案内容。确定案卷数量、案卷标题、卷内文件件数、盒装档案件数与《移交案卷目录》是否一致，经核对无误后，具体双方责任人在《移交清单》上签字，档案正式入库保管。

1.5 农机监理档案鉴定销毁

一要按照上级档案管理部门的权威专业依据，制订鉴定销毁标准，对已经失去保存价值或保管期限已满的档案进行销毁处理;二是成立鉴定销毁工作的领导小组。销毁档案须经过严格鉴定分析后出具报告，登记清册，经组长批准后销毁，销毁档案时派监销人监销。

1.6 农机监理档案库房保管

库房要有通风、防潮、防尘、防光 、防虫、防火、防鼠、取暖等设施和必要的设备。档案库房的装具、器具、材质、形式、结构，本着有利于保护档案，有利于防潮、防虫，取送方便，经济耐用美观的原则选用。

1.7 农机监理档案检索

通常检索用的是《案卷目录》《全引目录》《卷内文件目录》《重要的文件目录》等 ，还应有一些文字叙述式的检索工具，如编制《农机监理档案室指南》《农机监理档案专题指南》等。在当前档案信息化管理的形势下，应建立农机监理档案电子数据库，建立电子目录检索系统，提高检索利用效率。

1.8 农机监理档案应建立健全的工作规章制度

主要包括：《农机监理档案工作管理办法》《农机监理档案归档范围和保管期限一览表》 《农机监理档案相关管理人员工作职责划分》《农机监理档案库房规范化管理制度》《农机监理档案提供利用查阅制度》《农机监理档案鉴定销毁制度》等。

2 要对档案管理工作提出规范化要求

一是农机驾驶员办理相关业务时必须本人亲自到场，并亲自履行手续，认真填写相关表格，本人亲自签名画押，杜绝其他人代签或伪造签字现象，如在检查中发现或有相关人员举报等问题，一律追责，严格给予相应处罚。档案管理人员要严格按照《农机驾驶员登记工作规范》及农机监理业务流程的要求，规范管理农机监理档案工作。

二是农机监理档案根据农机监理业务流程的要求，拖拉机办理牌照必须有合格证、购车发票，购车人身份证复印件、拖拉机照片等材料。享受政府补贴政策的农机具，同时必须有购机补贴合同、乡镇农机站所开具的证明方可办理业务。农机驾驶员档案中除了业务需要的表格外，要求駕驶员出具的驾驶员体检表格必须有县级以上（包括县级）的医院体检印章。

三是上级档案管理部门和农机监理单位要不断提升农机监理档案专职档案管理人员的业务水平，根据时代发展的要求定期对参与档案管理的人员进行培训，使其熟练掌握必要的农机业务知识和档案管理的专业知识，以此推动农机监理档案工作上档晋级，在干好农机监理档案管理工作的同时，使农机监理档案在提供利用、发挥作用上实现其促进农机监理工作开展的应有贡献。

四是有条件的农机监理档案室要安装烟感系统、喷淋系统、灭火器等以预防火灾事故。要购买、使用除湿机、空调、打孔装订机、切纸刀、防磁音像柜、计算机及档案软件、扫描仪等现代化管理器材推进农机监理档案规范化管理。