大数据视角下县级医院人事档案管理与信息化建设

文·阮晓源

在大数据时代，医院人事档案管理数字化、信息化是人事档案管理改革的方向，也是医院信息化建设的要求。人才是医院的核心竞争力之一，人事档案信息资源是医院重要的档案信息资源。推进县级医院人事档案管理的信息化建设，有利于医院人事档案的管理的科学化、信息化、标准化，对医院人力资源开发，提高医院核心竞争力具有重要作用。

一、县级医院人事档案管理中存在问题

（一）管理体制不合理、管理手段落后，导致信息化程度低

目前，县级医院已开始进行信息化建设了，但县级医院的人事档案管理却跟不上医院信息化建设的脚步。从管理体制方面说，医院的档案管理归属后勤部，不归医院的行政部门管理，档案管理人员的待遇跟行政人员、医务人员差距大，这在一定程度上挫伤了档案管理人员的积极性，导致他们在人事档案管理中，不求有功，但求无过，只满足于完成好本职工作，像人事档案资源建设和推进人事档案信息化建设这等大事貌似跟自己不沾边。从管理技术方面说，县级医院的档案管理还停留在传统的手工阶段上，从收集、整理到分类、组卷、归档都需要手工完成，在查找利用上也是手工检索，这种落后的手工管理、利用方式，导致医院人事档案的作用不能及时发挥出来。所谓无为则无位，医院人事档案管理上的无作为，让医院在信息化建设时难以顾及，因而资金投入不足，档案信息化建设所需的硬软件设备无从着落，更加大了与医院整体信息化建设的距离。

（二）人事档案进出不及时、管理制度不健全，导致信息化建设难度大

随着医疗改革的推进，县级医院人员流动加快，人员引进、流出比较频繁。医务人员流动中，时常存在着引进人员原单位不放人，档案无法调动，致使引进人员到岗后，其档案没有转到新单位，出现“有人无档”现象；而部分离职的医务人员调走，医院人事部门掌握的信息滞后，不能及时通知离职人员调离档案；或者一些编制外的医务人员合同期满后离职，其档案没有及时调走，造成了“有档无人”现象。这使得县级人事档案管理推进信息化建设存在诸多困难。此外，由于管理制度不健全，人事档案在利用过程中缺乏制度约束，导致档案利用归还不及时，常造成人事档案资料的“遗”“漏”“错”“缺”四种人为过失，严重影响了人事档案信息的完整性、系统性、真实性，这也大大增加了人事档案信息化建设的难度。

（三）缺少档案信息化管理人才

县级的人事档案管理人员大部分是半路出家，专业的档案管理人才缺乏。首先，医院档案部门属于医院的边缘部门，工作琐碎、地位低下，使得有能力的人不从事档案工作，从事档案工作的能力不足。从其他部门转调过来档案管理人员，缺乏专业的档案教育背景，知识结构层次比较较低，部分档案管理人员还是兼任，连最基础的档案工作都难以应付。其次，档案管理人员待遇较低，大多人不安于现状，谋求中途调离或转行，导致医院档案工作缺乏连续性和延续性。再次，档案信息化对档案管理人员的要求较高，目前医院人事档案管理人员的思想理念、知识层次、专业结构、业务水平都难以达到信息化建设的要求，这也严重阻碍了人事档案信息化建设的推进。

二、县级医院推进人事档案信息化建设的措施

（一）加强领导，提高对人事档案信息化建设的重视程度

在大数据视角下，推进医院人事档案信息化建设势在必行，医院必须要把这项工作当做一项重要任务来抓。首先，要加强对人事档案的领导，提高人事档案的地位。建议把归属于后勤部门领导的人事档案室，划归医院垂直领导的院办部门，使人事档案室成为由院办直属领导的处室，让人事档案管理工作走入医院的中心工作中。其次，把人事档案信息化建设，归到医院信息化建设的大局中统筹规划、合理布局，使之成为医院信息化建设的重要组成部分。

（二）完善硬软件设备，推进信息化建设

首先，要加大人事档案信息化建设基础设施的投资力度，配备计算机、阵式数据库、交换器、纸质档案数字化加工设备等计算机网络系统和档案数字化设备；其次，要完善医院人力资源信息，对院中“有档无人，有人无档”的现象进行全面筛查整治，提高人力资源信息标准化程度，为建设医院人事档案信息化系统打下基础。再次，开发适合医院实际情况的人事档案信息数据库和信息管理平台。鉴于人事档案具有私隐性的特点，注意加强网络的安全性与保密性，可按不同的人员设置不同的密级，对不同的用户设置不同的权限。同时，运用现代技术加强系统防护，防止计算机病毒或黑客入侵等造成的信息丢失和篡改，以确保人事档案信息的完整与安全。

（三）完善人事档案人员的监督与管理制度

制定诸如《档案管理员工作职责》《档案室管理人员考核办法》《纸质人事档案借阅管理制度》《电子档案借阅管理制度》等有关人事档案管理人员工作职责及人事档案管理规章制度，并确保各项制度得到认真贯彻落实，使人事档案管理做到制度化、科学化，社绝因人为因素造成的人事档案“遗”“漏”“错”“缺”现象以及信息化管理不当造成的人事档案信息泄漏。此外，还要建立完整的人事档案管理工作激励激机，提高档案管理人员的工作待遇，调动其积极性与主动性，自愿自觉地做好档案管理工作。

（四）建设高水平的人事档案管理人才队伍

首先，人事档案管理工作者需要不断加强自身学习，提高个人的业务能力与业务素质。其次，医院需要针对当前人事档案管理人员业务水平不高、能力不强等现象，加强对人事档案管理人员的档案专业知识培训，提高其专业知识能力；加强对人事档案管理工作人员的计算机水平能力与信息技术知识的培训，使其拥有现代化信息操作能力与管理能力。再次，加强档案管理工作者的职业道德培养，使其在工作中尽心尽责，为医院的可持续发展贡献自己的力量。

县级医院作为卫生公共服务机构，被公众认同的关键是优质的服务，而服务质量的高低取决于医院人力资源的多少与利用率的高低。推进人力事档案管理信息化建设，有利于使人事档案在医院开发人力资源，加强人才培养、干部聘用、职称评聘等方面更好地发挥作用，有利于进一步提高医院服务水平与竞争力，所以必须作为医院业务建设的一项重要人物来抓。