大数据时代背景下档案管理工作存在的问题及对策

张文娟

摘要：随着大数据时代的到来，传统的档案管理模式已经很难适应当前时代发展的新要求，因此，档案管理必将顺应时代发生翻天覆地的变化。本文旨在从多个方面分析大数据时代背景下档案管理的变化，同时结合具体工作实践，探讨当前档案管理工作中存在的問题，并提出具有针对性的解决对策，以此促进档案管理的规范化、信息化和高效化进程。

关键词：大数据；档案管理；问题；对策

一、大数据时代背景下档案管理的变化

传统档案管理工作中，业务人员仅仅负责收集最终档案，同时对档案进行合理归档。而今，大数据发展浪潮下，档案管理工作在管理方式、管理主体、管理对象以及管理重心等方面都发生了重大变化。

（一）档案管理方式的变化

过去的档案管理方式是人工手动管理，工作时长，效率低下。不仅会消耗大量的人力、物力，还可能会出现一些人为性的错误。同时，档案资料的利用价值也得不到提高。

当前，大数据技术蓬勃发展档案资料的处理速度、处理效率和处理精确度的不断提高，档案管理方式正逐步实现从人工、手动管理向科技化、电子化管理的巨大跨越，朝着更智能、更高效的方向发展。

（二）档案管理主体的变化

首先是思想观念的变化。随着管理方式的发展，档案管理主体的思想观念也随之调整，树立符合时代发展要求的数字化、信息化思维和创新意识。

其次是业务能力的变化。作为档案服务主体执行者，必须即时更新知识技能并熟练操作相关程序，使自己处于“老司机”状态，有条不紊做好归档工作，这需要熟悉了解电子设备，具备操作电子设备的知识和能力，熟练掌握电子化档案管理工具的使用方法。

（三）档案管理对象的变化

始终源源不断的各类档案汇集，给档案管理者以海量信息，大数据时代下的信息分类处置发生了巨大的变化。这种变化具体表现为档案资料规模巨大化、来源多元化、种类多样化等多种新特点。

档案资料的数量日益庞大，内容不断丰富拓展；档案资料越来越广阔，多元化的资料来源使档案管理的难度有所提高；档案资料日益多样，对档案分类的要求也更加精确。

值得注意的是，在大数据技术的有力支持下，不同种类、不同来源的档案资料之间能更好地建立关联关系，更好地体现出档案资料的价值。

（四）档案管理重心的变化

传统的档案管理往往侧重于档案资料的收集、整理与保存，追求将档案资料收集完整，整理清晰，保存妥当。当档案资料被保存起来之后，档案管理往往就此止步。

而在大数据环境下，由于云计算、互联网等先进技术的发展，档案管理工作重心也出现了明显的转移，转变为重在档案资料的利用与开发。新环境下，档案管理工作将不再局限于整理保存好资料，而是更加注重对沉淀的档案资料进行二次开发、深度检索升华，不仅使档案资料归类齐整有序，更要“静物”活化，焕发“青春”，服务于当代社会，让历史见证现实。

二、当前档案管理工作存在的问题

（一）档案工作者所面临的问题

1.档案管理者思想观念落后

当前，大部分档案管理者的思想观念仍停留在传统阶段，主观上简单地认为档案管理只是文件资料的收集和储藏。实际上，大数据时代的背景下，档案管理工作的现状已经发生了很大的变化，对档案管理的时效性、安全性、完整性都提出了更高的要求。

2.档案业务人员业务素质不高

实际工作中，从事档案管理工作的业务人员普遍是兼职，手头上需要处理的事务庞杂，基本上没有足够的时间和精力去整理大量的档案资料，造成部分档案资料无法及时归档，甚至导致档案缺失。

此外，从事档案管理工作的业务人员还普遍存在年龄较大、学历较低、专业知识老化等问题。大数据背景下的档案管理工作以现代信息技术为依托，现阶段，仍有许多档案业务人员专业能力难以满足实际的需求，对新的电子信息技术手段的应用存在一定的困难。

（二）档案管理规范化所面对的问题

1.档案收集手段落后

大数据时代，档案资料呈现出海量增长的状态，数量日益增多，档案内容日益丰富，信息载体日益多样。面对庞大的档案资料规模，档案管理工作的手段却仍相对落后，大多数情况下还是依靠人工手动收集整理，工作效率低下，管理方式过于陈旧，信息化建设步伐相对缓慢，与大数据背景下的档案管理要求还有一定差距。

2.档案资料缺乏归档标准

在大数据背景下，档案资料正由传统纸质件为主，转向现代电子件为主，涵盖了电子文档、图片、音频、视频等新型载体，这给予我们一个新课题：数字档案时代，现代电子件归档标准的制定与落实。

部分单位在制度上已经规定要将这些电子文件纳入档案中，但是对于电子档案归档的规范却没有明确统一的标准，如文件的命名、分类的标准等都没有统一的要求，业务人员进行整理时带有很大的随意性，造成文件归档混乱，很多文件在需要的时候无法便捷检索和使用。

3.档案资料利用率低

一些单位将档案管理与档案归集画上等号，认为档案管理只是需要把资料收集保存好，未考虑到档案利用。档案归集不以使用为目的，往往就会出现档案虽然保存了起来，但在需要使用时却发现资料查找困难，旧纸质档案变黄、破损、模糊等情况，严重影响档案的资料的价值利用。

（三）档案管理安全性所面临的问题

1.权限、保密等问题突出

首先，相对于以往的档案管理，大数据时代下档案的共享属性将有可能造成信息安全的失效。过去是所有档案资料集中存放于一个固化的空间，保密安全性得以较好管控；现代大数据背景下，开放资源，相关用户通过互联网登陆数据库，同时也承担了某些不法分子远程侵入谋取利益的潜在风险]。再次，过去只允许档案管理员在封闭的时空——规定的时间（上班时间）、固定的地点（档案室）存取相关资料，其它人员没有个人的申请并经领导的审批同意，不能接触档案，如此程序筑起档案安全的防火墙。大数据背景下的信息获取方式，则是直接通过用户名和密码的输入检索所需内容，这样也增加了用户名和密码被黑客盗取的可能性，从而造成信息外泄和数据被破坏。

2.数据安全性存在隐患

目前的档案信息化管理中，应对危险的手段比较单一，大多通过加注密码保护或进行物理性的断网阻拦，这些手段治标不治本。档案专业人员并不掌握深层次的电脑专业技术，没有互联网数据卫士的维护，无论硬件软件都可能存在数据失窃的潜在风险。另外，工作人员操作失误、设备及网络故障、计算机病毒、网络黑客攻击等也将增大档案数据的安全风险。

三、解决问题的对策

（一）转变档案管理工作观念

大数据的出现改变了传统档案管理模式，在管理方式、管理主体、管理对象以及管理重心等各要件出现了翻天覆地的大转折。无论领导、档案一线业务工作者，都要拥抱并形成互联网思维，积极应对新现象、新内容，创新档案管理模式，不断更新知识，让互联网思维占据大脑，拥有大数据、大资源观念。从“管资料”向“管数据”拓展，档案保管从馆库存储转向数据仓库，用新的思想、新的技术手段做好档案管理工作。

要转变认为“过时”的档案资料已经失去使用价值的旧观念，增强档案开发与利用意识，革新“重藏轻用”的管理观念，致力于提高档案资料的开发利用效率，挖掘档案中的深层潜在价值。

（二）培养档案管理专业人才

大数据技术背景下，专业人才无疑有强大的作用力量，才能做到：物尽其用，人尽其才。互联网时代，我们需要专业的档案管理人才，需要专业的技术培训，更好胜任信息化档管理工作。

因此传统的档案管理者必须清醒认识到时代进步、知识更新所带来的新气象，应积极参与新专业技能的培训，形成档案管理新思维，掌握并熟练运用新技术新方式提高档案管理水平，提高档案利用效率。

（三）创新档案服务机制

过去档案服务注重“以我为主”，有什么内容就呈现什么服务。档案利用者往往检索不到自己所需内容。大数据背景下，个性化需求凸显，档案服务因此提供对应的特定机制，一个开放多元化的社会服务体系随之诞生，实现从“供给导向”到“需求导向”的转变。

传统的档案管理服务方式单一，服务内容较少，通常先由档案利用者提出所需的档案资料要求，档案管理者再从海量资料中查找出来。这种方式速度慢、准确性低，且十分被动。档案管理部门应转变被动服务的思想观念，提供积极主动的档案服务，综合运用大数据信息处理等技术，建立各种数据模型，让“死档案”转变为“活信息”，实现档案利用率和复活率的大提升。

（四）提高档案安全系数

互联网时代数据安全的重要意义不容置疑。网络技术先行，档案信息处置全程追踪、有效管控，相应的登陆进入方式和要求必须严格执行，备份用户信息和使用路径；将档案使用准则与保密条例紧密结合，真正做到信息资源的安全共享。

国家应该加强该方面的法律法规建设；档案机构加强监督和指导，在软硬件加大投入，做好宣传、教育、培训等工作；业务人员除加强自身的业务培训外，更应提高自身认识，加强安全和服务意识等。

四、结语

大数据不仅是各类信息的海量汇集，也是新时代应用广泛、高效快捷的专业情报呈现。档案管理信息化正因为大数据技术突飞猛进所致，把握大数据技术与档案管理的融合发展，是当下档案管理部门及每个业务人员面临的新课题，档案管理新思维、新模式的探讨与整合，是新时代新技术所需，我们必须迎难而上、砥砺前行，开创档案管理新局面。

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