基层水文档案管理实践

俞 茜，张逸静，杨金艳

（江苏省水文水资源勘测局苏州分局，江苏 苏州 215000）

0 引言

苏州水文历史悠久，经历了从古代、近代到现代的发展历程，工作过程中形成并积累了大量的水文资料。近年来，苏州水文分局重视档案管理工作，围绕档案工作规范五星级测评，狠抓档案信息化建设短板，实现了水文档案在线检索、阅览等功能，大大提高了水文档案的利用率。

1 苏州水文概况

清光绪二十六年（1900 年），苏州海关在苏州觅渡桥设立水位站，观测江南运河水位，是苏州水文肇始，但当时记录的水位数据缺乏连续性，档案资料也未保存下来。清末以后，苏州水文由驻苏流域机构主办，随着社会的发展和水利机构的设置变更，苏州水文工作的主办机构和管理体制也多次更迭，社会的动荡和档案意识的淡薄使得水文档案资料的收集和保管也不尽如人意，目前档案室在存的档案仅追溯到 1979 年。

改革开放以来，苏州水文与苏州市的经济建设和民生紧密相连，承担着全市涉水基础信息的搜集、监测、评价，是水利防汛防旱的耳目尖兵，是水资源管理水环境治理的前哨，是水生态文明建设的支撑。苏州水文主要负责全市水文测报、水文勘测、水质监测、水文分析计算、防洪评价、水资源调查评价和水土保持监测等工作，为防汛防旱、水资源管理、水环境保护，工程建设管理，农业灌溉，城市用水，航运及生态建设提供技术支持，工作过程中积累了大量的水文资料，现室藏档案八大类共 4 085 卷，文书档案 4 930 件。

2 档案管理存在的问题

长期以来，基层水文档案管理工作缺乏科学的管理意识，没有把档案工作渗透到水文工作的各个环节之中，档案资料积累残缺不全，文件材料不规范、不完整、不准确，档案整理不规范；水文原始记录档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失；档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失等问题都给档案的整理归档带来了困难。另外，由于基层水文工作自身特点水文档案意识薄弱，重视程度不高，水文档案专业性较强等特点也为档案工作带来了困难[1]。

2.1 档案管理服务水平有待提高

档案工作的重中之重是加强档案的开发利用，这不仅体现了档案存在的价值，也为档案事业带来了生机与活力。新形势下水资源管理和水生态监测的新常态，不仅要求水文档案提供的基础数据精准、高效，也对水文档案信息资源的开发和利用提出了更高的要求，因此基层水文档案管理服务只有不断提高才能为水利和其他国民经济建设部门服务。

2.2 传统档案管理方式不能满足现代水文的发展需要

随着水文现代化程度的不断提高，自动测报系统、资料整编软件应用广泛，测报、整编、分析过程中形成的数据多为图形，文字，表格，图像等电子文件，针对纸质载体的传统档案管理模式已不能满足现代水文工作要求，水文档案信息化建设亟需加强。

3 水文档案信息化建设工作措施

为提高机关、团体、企业事业单位档案工作科学化，规范化，现代化水平，江苏省档案行政管理部门制定了《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，并对其实施情况进行测评，测评分为 5 个等级，五星级为最高等级。以五星级档案工作规范为基础，对基层水文档案管理提出几点建议。

3.1 完善水文档案管理硬件设施

利用办公场所整体搬迁的契机落实档案管理用房，按照“五星级档案工作”标准设置档案工作人员办公室、阅档室、库房、陈列室等，同时配置了服务器、电脑、高速扫描仪、复印机等设施设备，为开展档案信息化建设奠定了硬件基础。

3.2 历史资料数字化

通过多媒体和计算机技术，对历史水文档案资料进行扫描，通过 OCR（光学字符识别）技术转化为可检索的数字信息，是水文档案信息化建设的第一步，也是工作量最繁重的一项工作。通过 OCR 转换可直接对档案全文库进行检索，不仅可以检索档案目录数据，而且可以对档案全文进行逐字检索，能方便用户在不知道文件题名的情况下，凭关键字检索出所需信息，查全率大大提高。以 OCR 为基础，采用双层 PDF 存储文件既可以在打印的时候保持原图输出，又可以全文检索复制，在基层档案工作中可得到广泛应用。但是 OCR 技术的识别率依然是档案数字化过程中的一个关键问题，当前仍需要人工进行校对保证档案的准确性。苏州水文档案历史悠久，传统的水文档案多以纸质载体为主[2]，且种类繁多，数量庞大，一次性完成数字化处理难以实现。首先对部分利用率较高、社会亟需的历史资料优先进行了数字化处理。借助档案信息在线查阅功能，极大提高了历史资料的查阅速度，纸质档案借阅频次明显降低，档案原件得到了有效保护，使用时间将得到显著延长。

3.3 档案管理软件应用

创建过程中，按照江苏省档案局和水利厅的要求，在档案管理的手段和方式上向着现代化、信息化的方向推进。将档案信息化与全局信息化同步规划实施[3]，在局内网上设立“档案管理”专栏，从法律法规、组织管理、开发利用等方面全面介绍档案工作。按照全省数据结构标准和国家档案局《档案软件功能要求暂行规定》的要求加强系统建设，使用《苏州市数字档案馆——公文档案一体化管理平台（档案室版）》软件，并根据实际工作需要进行二次开发，将档案管理平台与 OA 系统对接，实现了文书档案的在线归档、检索、查询等功能。当前大多数机关单位采用 OA 系统进行公文传输和处理，实时记录公文收发处理的情况，通过在线归档功能，除公文正文外，还可直接将发文的拟稿、收文的办理等情况归档至档案系统，保证了文书档案归档的实时性、准确性、完整性。建立室藏全部档案的文件级目录数据库、重要及利用频繁的纸质档案全文数据库[4]、多媒体数据库，对单位永久、30 年文书档案、基建档案实现了全文数字化，其它门类的档案文件级目录均录入档案管理软件。档案管理软件应用流程如图 1 所示。

图 1 档案管理软件应用流程图

3.4 落实保密制度措施

在日常保管、利用水文档案时，树立安全第一的安全意识，严格执行国家有关保密制度规定，确保档案信息安全。加强水文信息系统安全管理，与档案管理平台相匹配的 OA 办公系统全部内网运行，与外网逻辑隔断，内外网端口设立网卡；凡是密级、内部资料档案一律不得录入信息系统；对登入档案系统的人员进行权限设定、身份识别；安装了合适的防火墙和杀毒软件，将硬件防火墙位于 2 个或多个网络之间，比如局域网和互联网之间，网络之间的所有数据流都经过防火墙。软件防火墙安装于服务器端、电脑终端，使得两端的网络连接都必须经过防火墙。这样防火墙可以对网络之间的通讯进行扫描，关闭不安全的端口，阻止外来的 DoS 攻击，封锁特洛伊木马等，以保证网络和计算机的安全[5]。专业人员定期检查系统安全，保证系统可靠安全运用；并定期刻录数据光盘备份，多措施保证档案信息系统的安全。

3.5 加强档案的编研工作

水文档案具有一定的独立性、系统性、时间性和连续性，基础数据庞大复杂，借助信息系统按照流域、区域、年代规范理整编水文档案，更好地为水利建设提供基础信息与决策依据，服务经济社会。面对水文档案存量增多，档案人员通过编研将一些应用性资料加工整理成系统的资料，提高了水文档案的利用率和服务质量，先后完成了《苏州市水功能区监测年报》《苏州市水资源公报》《太湖流域环太湖水文巡测资料》《太湖流域沿江地区重要控制线资料收集和调度实施评估分析报告》等编研工作。通过编研将档案工作由被动服务变为主动服务，及时发现室藏档案收集的不足之处，丰富室藏资源，提高服务水平，保护档案原件，延长档案寿命。

3.6 提高档案管理人员业务能力

水文档案信息化建设是一项系统工程，既涉及到档案资料管理，又与计算机、数据库网络及水文等专业技术有关，需要加强各项工作之间的协调；注意培训既懂计算机技术又懂水文和档案管理的复合型人才；作为档案工作者，要学习计算机、网络、数据库、多媒体和安全防护等新的档案管理技术及相关知识，适应信息革命和社会发展对档案工作的新要求[6]。

3.7 水文现代化的陈列及展现

陈列室既可以通过水文赋、百年水文等版块凸显了水文的悠久历史，同时利用现代科技设备全方位多角度地展示了水文的现代化成果，达到宣传、扩大水文社会影响的效果。例如通过壁挂 ABS数字沙盘配合投影互动，展现当地水系的整体面貌并通过玻璃投影展现各项水文工作的网点分布和成效。

4 结语

基层水文档案信息作为国民经济发展的重要基础性数据，贯穿年代久远，积累数据量大，档案工作起步较晚、重视不足且多以纸质载体为主，需要分批逐次进行数字化处理，提供在线阅档功能，其中 OCR 技术的识别率是档案数字化过程中的一个关键问题，当前仍需要人工校对保证水文档案的准确性。在信息化建设过程中应注意保密措施，加强编研工作，同时培养档案工作人员的业务能力，通过多方位、多渠道的信息发布平台和现代化设备展现新时期基层水文工作的新面貌。