提高地质资料归档效率的建议

李春玲，江思义，吴 福，李海良，石覃剑，黄 鑫，冯 红

(广西壮族自治区地质环境监测总站，广西 桂林 541004)

地质资料是人类探索地球的认识累计和客观记载，对于合理利用保护矿产资源和地质环境、推动地质科技创新具有重要意义[1]，也能为其后的地质调查提供重要参考。根据《地质资料管理条例》（国务院令第349号）、《地质资料管理条例实施办法》（国土资源部令第16号）有关规定，按“简政放权、放管结合、优化服务”的要求，需进一步完善制度，加强地质资料管理，提高服务水平。增强归档意识,提高相关人员的业务能力,是解决地质资料立卷归档质量和调高归档效率的主要途径。

1 地质资料的概念

地质资料是在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始地质资料、成果地质资料和岩矿心、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料[2]。地质资料归档主要包括原始地质资料、实物地质资料和成果地质资料。

2 地质资料立卷标准、归档汇交范围

2.1 地质资料立卷标准

原始地质资料立卷标准为《原始地质资料立卷归档规则》[3]；成果地质资料和实物地质资料汇交规范为《地质资料汇交规范》。

2.2 地质资料归档汇交范围

地质资料归档汇交范围包括：立项材料、任务书、工作方案（或设计书）及设计评审和审批文件、搜集整理资料、野外调查、遥感、测量、物探、勘探、测试记录、取样试验、成果报告及评审和审查文件等。

评审后的地质成果，在向全国各级资料馆汇交电子文档同时，汇交原始资料电子复制件，原始资料和成果资料可一起组织进行汇交，原始资料底类部分作为成果资料汇交，原始地质资料不再重复汇交[4]。

3 地质资料归档存在的普遍问题

3.1 对地质资料归档的重视不够

部分单位和个人对地质资料归档不够重视。还有人停留在“成果报告评审、审查完成项目就已经结束”的错误认识之中，或者认为资料归档工作繁琐、技术含量低，而不愿意去做，或由于前期工作管理不当，导致数据或资料缺失而无法完成归档。部分单位对立卷人员安排不到位：要么是项目组立卷人无法固定；或者是因项目技术人员涉及不同专业或参与多个项目，导致归档工作滞后无法及时整理；再或者是直接安排缺乏经验的人来完成立卷归档任务，造成归档工作困难。

3.2 地质工作人员自身观念落后

部分地质工作人员自身观念落后，把资料归档工作“孤立”地作为项目最后的收尾工作，而不是将归档要求从一开始就穿插至整个项目的始终，导致最后需要单独花费大量的人力物力来弥补项目前期的“不作为”或“乱作为”，造成效率低下，事倍功半。另外，数据库能运用计算机技术对地质资料进行科学、有效管理，方便使用。但不少项目组对数据库建设工作并不重视，有的项目组对数据库的构建不清楚，使数据库建设产生困难。

3.3 地质资料档案管理人员青黄不接

社会的发展和时代的进步，地质档案信息化为大势所趋。目前不少地质资料档案管理人员出现了老龄化的问题，由于对计算机操作不够熟练，影响了地质档案信息化进程的推进，再加上地质归档工作任务繁琐，工作环境单调，很多年轻人不愿意接手或无法胜任该工作，导致地质资料档案管理人员青黄不接，进而很多单位在资料归档过程中没有较好的专职人员指导。

4 提高地质资料归档效率的建议

4.1 提高重视程度和加强管理

严格执行地质资料归档的验收制度、严格贯彻执行规范和管理文件的精神，落实地质资料归档验收工作，对地质资料归档与汇交工作足够重视，单位资料管理部门应加强管理。

4.2 加强学习、培训和交流

(1)地质资料主管部门要加强与下级单位联系，多开展培训、交流、研讨等活动，以达到相互学习、共同进步的目的。

(2)单位需组织归档规范学习培训。只有全面、透彻掌握了规范的要求，才能较好地对资料进行分类和正确归档，确保地质资料的汇交和利用。

(3)地质资料管理人员不仅要掌握档案学管理知识，也要了解地质方面的知识，还应适时跟进项目，以保证地质资料归档工作保质保量的完成。

(4)项目参与人员不仅要掌握专业技术知识，对档案学管理知识也需要系统地学习，项目负责应将地质资料归档工作穿插至项目始终，从头抓起，达到事半功倍的效果。

4.3 注重综合性人才的培养

地质资料档案管理人员，不仅需要熟练操作计算机，还需要熟悉档案管理业务。档案管理人员在工作过程中，还需要对新一代的归档软件或方法进行掌握，并要对其他相关工作人员进行归档信息化培养，还需要做到对归档软件的及时更新，保障归档工作的有序进行让档案管理人员在地质资料归档过程中起到较好的带头作用。

5 提高地质资料归档效率的一些小细节

5.1 提前编制《地质档案文件目录》

《地质档案文件目录》作为资料归档最终的文件管理目录，是快速、精准地找到相关的资料的向导。项目负责人可以从项目设计书通过后便提前做大体的布局，将最终可能形成的原始资料和成果资料进行规范统一的命名，将能避免后续不同专业的资料命名不统一，资料编排五花八门的情况。在编写《地质档案文件目录》过程中，文件题名、纸电类型、密级和路径等信息一定要准确无误，便于今后查找和利用，也便于归档过程中资料的统一管理，避免原始资料的丢失。

5.2 提前扫描实物地质资料

对于只有纸质文件的实物地质资料，如钻探、槽探、物探班报表、送样单、试验结果等资料，在验收通过后，应对实物地质资料先进行扫描，单本形成一份PDF格式文件，然后再装订成册，并生成实物地质资料清单。因为实物地质资料在归档过程中，需要提交扫描件，很多项目组没注意该问题，验收前未扫描就装订成册，导致后面无法单页批量扫描，或者得剪切胶装后再扫描，导致效率低下，造成“劳民伤财”的结果。

5.3 提前编辑好符合归档要求的成果资料格式

对于成果地质资料，报告和附图有一套固定的归档格式，报告的封面、扉页、正文以及附图的图签等都有一定的要求，项目组应提前编辑好符合归档要求的成果资料格式，让后续成果报告、专题报告和图件的编写人员直接套用已形成的格式，最后会达到事半功倍的效果。

6 结语

加强对地质资料归档工作的重视，加强地质资料现代化管理，加强对地质资料归档的学习和培训，打造高素质的档案管理团队，再结合一些能提高归档效率的小技巧，能有效提高地质资料归档的效率，达到事半功倍的效果。在地质档案信息化建设过程中，能有效节约地质档案立卷及管理的人力和物力。