浅谈如何做好环卫档案信息化管理工作

2019-01-03王威

丝路视野 2019年4期

王威

摘要：我国的科学技术水平自进入21世纪以来得到了飞速的发展，信息时代的到来推进了社会的整体科技不断进步，环卫团队是文明社会发展的一大重要组成部分，因此其档案管理也应当跟上时代步伐，加快信息化管理工作的建设，使其得以更好地发展，本文就环卫档案信息化工作的相关问题进行阐述，并总结出如何更好地进行环卫档案信息化管理工作。

关键词：环卫管理中心档案管理信息化问题及对策

随着我国的城镇化建设速度加快，人们的物质生活水平上升到了一个新台阶，对于城市生活质量的要求正在日益提升。环卫工作在进行创建国家文明城市、卫生城市以及环境保护模范城市等项目中得以迅速发展，其在经济社会的地位不断提升，服务领域也得到更加广泛和深入的拓展，而陈旧的环卫档案管理模式与环卫团队日益拓宽的服务领域形成了新的矛盾，难以满足其发展需求。因此，在科学发展观的指导下，探寻档案管理的新方法、新出路，使其得到协调、全面和可持续性发展的任务迫在眉睫，本文旨在对环卫档案信息化管理工作的相关问题和解决措施做以下综述。

一、环卫档案的地位和作用

档案，即国家机关、社会组织和个人在经济、政治、军事以及文化等各个领域进行活动的历史记录，能够真实反映人类的社会活动，具备重大的历史见证意义。环卫工作与城市生活的方方面面有着密切的联系，是城市发展无法分割的重要组成部分。环卫工作的开展质量与水平对一个城市的生活水平和形象有着举足轻重的作用，而环卫档案就是对城市生活水平的客观见证的重要载体。环卫档案在城市建设中的重要性可归纳为三点，一是环卫档案能够对城市居民的整体素质进行客观地反映，城市环卫工作的开展离不开城市居民的支持与共同努力，如果居民素质得以提升，爱护环境卫生，既能维护城市的良好形象，同时也能减轻环卫工作者的工作负担。二是环卫档案能够体现城市经济发展水平，环卫档案管理工作的质量在很大程度上取决于城市经济发展水平，只有城市经济水平得到良好发展，城市生活质量得到提升，政府部门才有精力和财力加大对环卫档案管理工作的信息化建设投入。三是能够对城市管理层的水平进行间接体现，提升居民生活水平和质量是城市管理层的首要任务，生活环境水平也是生活质量的重要组成部分，因此环卫工作和环卫档案对于城市管理层的领导水平也是一种间接体现。

二、开展环卫档案信息化工作的意义

（一）实现档案管理与信息化的有机结合

当前，计算机网络技术得到了飞速发展和广泛应用，信息化办公已经是当代办公方式的大趋势，因此档案管理工作自然也应当顺应时代发展。档案管理工作与现代技术的有机结合能够不断提升环卫档案管理水平，加强信息化管理建设同时也能减轻档案管理人员的工作负担，传统的保存工作容易丢失、损坏，在信息化技术下，档案的保存和调取工作变得更加便捷。有利于推进档案工作的标准化和规范化建设。

（二）能够提升档案管理工作的效率

传统的档案管理工作复杂，人工劳动强度较大。加快档案管理的信息化建设能够推进档案工作的实时化、动态化和自动化，利用计算机能够对档案信息进行快速检索与及时查询，海量的档案数据不再单纯依靠纸质材料进行记载，减少了因年份久远原始档案损坏和丢失的情况发生。此外，在档案调阅工作中，可通过计算机设置自动生成催还提醒，帮助档案管理人员进行调阅催还，保证工作严谨性的同时提升了工作效率。

三、档案信息化现存问题

（一）受重视度低、硬件投入不足

我国各大事业单位正在进行深入改革，而档案管理的信息化建设就是改革的重要部分，由于信息化建设是一项系统而复杂的工程，需要大量财力物力的投入。因此，领导的重视程度对于信息化建设的完善起重要作用，但当前环卫部门的档案管理正处于纸质档案向电子档案转变的过渡阶段，仍有相当一部分地区对环卫档案信息化的认识程度较低，档案管理意识比较薄弱，对档案信息化建设的投入较少，导致单位档案的信息化建设比较滞后。硬件投入少，软件跟不上，管理人员的综合素质水平参差不齐，导致工作效率比较低下。

（二）档案信息资源未能得以合理开发和利用

当前，我国多数的事业单位对于档案信息资源的开发并不重视，未能有效利用信息资源，对档案信息资源的采集内容甚少，存在严重的重复加工情况，环卫档案信息化资源的质量还有待进一步的提升。截止目前，我国档案资料的开发程度仍然处于较低水平，档案信息数据库中的数据资源未能得到充分利用与开发。

（三）网络环境具有复杂性

在档案资料中，很多信息数据涉及保密，而在推进环卫档案信息化管理建设后，将各种资料信息录入互联网中，即有可能遇到各种不安全事件，如黑客的恶意攻擊、木马病毒等，引发档案泄密等问题，严重阻碍环卫档案的信息化管理建设。其次，部分管理人员对网络安全的意识比较薄弱，工作上容易出现疏漏。如将接入互联网的计算机和涉密档案的管理储存器混用、未能及时更新病毒库等操作，一旦给予黑客攻击机会，将会产生严重后果。

（四）档案管理人员的专业水准有待提升

信息化技术正在不断发展，环卫档案管理人员的工作业务水准要顺应城市的现代化发展，就必须不断提升其综合素质。档案管理的信息化建设要求管理人员不仅要有优秀的道德品质，也要具备开展档案管理工作的专业技能以及对于现代化管理操作系统的使用能力和日常维护知识。就目前情况而言，有相当一部分的管理人员习惯了传统的档案管理方式，对于新技术的应用难以适应，无法进行熟练操作与日常维护，专业技能有待提升。其中一部分管理人员身兼多职，对于环卫档案管理工作分身乏术，难以全力投入，造成管理工作的完成质量和效率比较低下。

（五）档案信息数据失真

档案资料最基本的要求是归档材料的真实性和准确性，如果归档材料出现失真的情况，档案资料的意义便不不复存在。目前，我国较多地区仍旧有档案材料失真的问题存在，相关部门管理人员对于环卫档案工作开展的重视程度较低，存在着应付检查的心理。在开展工作时，对于归档材料的审核不严谨不认真，引发信息失真等问题。还有部分工作人员对于收集工作有怠惰心理，没有及时收集材料，导致材料归档缺乏及时性，原始数据丢失等情况。最终造成环卫档案的缺乏完整性和真实性。

四、提升档案管理信息化工作效率的措施

（一）推进环卫档案信息化建设的硬件投入

领导管理层应当不断加深对档案管理重要性的认识，强化档案管理信息化重视程度，加大对于环卫档案信息化建设的支持力度，这是完善档案管理工作现代化的首要和基础条件。但在对档案管理进行投入时应当结合环卫部门自身的经济情况和实际需要进行。信息化虽然是档案管理工作发展的大趋势，但不可见其他单位应用某款系统就进行盲目跟风购置。在进行资金投入前，单位应当做好科学规划和分析，根据自身发展需求进行系统选购，保证信息化建设的近远期目标得到科学规划和实现，同时保证档案管理工作得到顺利地开展和可持续推进。

（二）制定规范化、系统化的管理制度

我国环卫单位的档案管理部门受重视程度一直不是很高，处于一个边缘化的地位。而档案管理工作受到了我国法律和法规的调整，管理工作必须严格按照法律规定执行。在大范围上，档案的管理工作有着法律法规作为制度，有法可依，但单位内部对于档案管理工作的制度仍然有待完善。因此单位内部应当根据自身发展需求，结合实际情况，制定一套系统的管理制度。

（三）提升网络安全性，建立网络屏障

环卫单位及相关管理人员应当加强对网络安全的重视程度，建立好档案调阅制度，严格按照程序进行调阅和归还，防止档案泄密和丢失。另外，管理人员在开展工作时，应当注意网络安全设施的应用，涉密档案的存储器与接入互联网的电脑应当区分使用，防止网络泄露。另外，定期对计算机进行病毒查杀、漏洞打补丁等操作，建立防火墙，防止黑客入侵。设置档案查看和调阅权限，根据档案的涉密程度设置分级密码，以免被居心叵测之人恶意盗取。

（四）提升工作人员的专业水平

加强管理人员的专业化培训，对其进行信息化系统操作、功能、日常维护等知识的培训。单位可以通过定期课程培训与考核制度对管理人员的专业水准进行评估与加强，保证档案管理人员的工作专业性。此外，在单位引进人才时注意考核和把关，选择综合素质高的人才进入组织，从源头上提升档案管理的开展水平。

（五）加强对归档信息的审核把关

针对归档信息失真的情况，管理人员应当加强对归档信息的审核，对于资料缺损或失真的情况严格拒绝归档，在最大程度上保证档案资料的真实性和严谨性。此外，对于档案资料应当及时、完整的收集，防止原始数据丢失。在进行归档时，严格按照制度要求输入归档。

五、结语

环卫档案管理工作对于城市现代化发展有着重要的作用，因此，档案部门应当不断推进档案管理工作的信息化，在工作中不断进行反思与总结，提升工作质量，推进档案管理工作的深入和可持续化发展。

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