学校教职工人事档案信息管理探讨

杨玉华

无论是过去还是现在人事档案的管理都是非常重要的，尤其是学校的教职工人事档案信息的管理。因为人事档案信息是教职工个人工龄、奖惩、调转等各个方面的记录，不仅是对教职工个人来讲非常重要，对于聘用单位来讲也是非常重要的，用人单位可以通过人事档案很轻松的掌握和了解应聘人员的个人情况。但是尽管对人事档案的信息管理很重视，过去学校教职工人事档案的管理中仍然存在很多问题。如果档案管理工作方式方法不加改变，将不利于推动我国档案事业的发展，而且对教职工人员的工作也会产生很大的影响。因此，为了提高人事档案信息的管理水平，实现方便、准确的人事档案管理，学校需要引进一些先进的、科学的管理档案的技术方法。

一、学校教职工人事档案信息管理存在的问题

1.人事档案信息管理不完整。由于学校教职工的人数比较多，对人事档案的管理也是一项非常艰巨的任务。传统的管理方式对学校教职工人员的人事档案只是进行一些简单的记录，没有详细记录教职工的工作经历和加入共产党的具体相关资料。等到需要的时候，却没有系统完整的记录，那也失去了档案的本来意义。而且一些学校一般采用纸质版，大多是依靠档案管理人员在整理，使得调取和检查个人档案的时候，由于经常翻阅或者管理档案人员的调动，查找的人数一多很容易出差错，借出去不及时归还的问题比较严重，不能实行实时档案跟踪往往导致一些档案存档不全。

2.人事档案管理存在安全隐患。作为人事档案管理中最重要的一项工作当然就是档案的安全了，只有保证了人事档案信息不泄露，才能让单位的教职工人员安心的工作，无形中也是提升了学校整体的信誉。在生活中泄露个人信息的情况时有发生，有些单位为了一时的利益，把信息卖出去。在档案管理人员交接过程中也容易出现交接不清的问题。导致很多人都能收到来自五湖四海的电话骚扰，并有一些不法分子进行诈骗的行为。因此，人事档案管理信息的安全性是非常重要的，要时刻做好对档案的保密。

3.不能长久的进行档案管理。人事档案的信息是对每个人成长的阶段来进行记录的，从入学到参加工作，每一个阶段的表现，都清清楚楚的记录在档案里。这些档案都会跟随我们每个人很久的时间，不论是以后职称的评定还是薪资待遇的提高，都离不开档案信息的记录，可见档案的重要性。在学习和刚参加工作这个过程中，档案的记录都发生着变化，但是对于学校教职工来说，档案记录的工作经历就会比较少，更多的是记录工作中一些长期的工作表现。有些教职工的档案保管期限非常长，一些纸质的档案受潮或者被虫子咬坏，等到需要的时候不能提供很容易分辨的信息。由于学校教职工人数的不斷增多，人事档案工作的任务也是非常艰巨。在这众多的档案管理过程上，学校对教职工的档案保管存在不足，不能及时的、完整的对教职工的表现进行长时间的记录，档案管理成了一大难题。

二、学校教职工人事档案信息管理的策略

1.用科学的管理方法实现档案管理的完整性。要不断加强对学校教职工人事档案的保管，可以利用先进的科学管理方法，建立一个专门保管档案的数据库把存档的教职工人事档案信息进行录入。并且为了避免出现紧急问题，可以将档案信息以电子版的形式进行备份，选派一名专业的管理档案人员，定期进行系统的优化，按时更新档案。这样可以减少传统上查阅档案时，归还不及时的缺点。而且查阅档案也将非常方便、快捷，也节省时间、不耗费大量的人力物力。档案的管理还非常的系统，科学有序。在查阅时可以直接在电脑上进行检索，只需要输入想要查询档案人员姓名的首字母，就可以（下转第15页）（上接第22页）查到信息，也可以 按时间排序，改变了传统查阅档案，需要对档案挨个的查找，而且查找一个人事档案需要把同一年的档案都要翻阅一遍，长时间的翻阅对纸质档案造成很大的磨损。

2.用先进的管理技术实现档案管理的安全性。面对档案存在的安全隐患，虽然科学先进的档案管理技术增强了档案的安全性，但还是需要学校教职工自身和学校二者共同努力配合。可以指定一些相关双方共同遵守的规则，比如在档案管理期间，需要查阅档案必须要经过征求档案本人的同意，可以开一些证明或者用档案本人的身份证，来借取档案。并且约定借阅的期限，如果逾期不还，应及时向档案本人询问。本人借取时要说明原因，规定好期限等。本人方面也要树立档案安全性的意识，对档案管理期间要与学校进行相关的协商，并且应该与学校签订相关的保管合同。同时，信息化管理档案并不是零风险的，也要求我们时刻提高警惕，可以选择安装一些保护档案的软件，减少被盗取档案信息的风险。因为电脑等电子设备，容易受到外界环境的干扰，不能进水或者放置在潮湿的地方，这也需要档案工作管理人员时刻要注意保护。

3.提高有关人员管理水平，解决档案长久保存问题。不断提升管理档案相关人员的专业水平，一方面，学校在聘请档案管理人员的时候，要进行综合素质和业务素质的要求，只有在选人用人上进行严格的把关，才能更好为以后人事档案进行很好的管理。并且，要不断提升已有档案管理人员的专业技能，科学技术在档案管理方面的应用，使得很多已有的档案管理人员习惯了以前传统的档案管理方法，对新型的档案管理技术并不熟练，学校可以定期对档案管理人员进行档案管理方面的业务培训，定期对管理人员进行考评，促进档案管理人员的技能提高。另一方面，要引导和强化对档案管理者的工作意识，不论是做什么工作要想有良好的工作状态，就必须要树立爱岗敬业的意识，只有发自内心的爱这份工作才能更好的适应这份工作。很多档案管理人员认为管理人事档案就是被动的一项工作，因此在工作上没有激情，天天面对枯燥的档案，这样工作就变成了简单的完成任务就行，不利于档案工作的开展。但是要树立为教职工服务的意识，就有利于调动工作的积极性，提高工作效率。

三、总结

做好学校教职工人事档案信息的管理工作，是顺应我国在档案方面发展的需要，同时有利于促进学校自身不断发展和完善。随着科学技术的广泛应用，给学校教职工人事档案信息管理也带来了很大的便利，档案管理的效率越来越高。因此，学校要充分发挥科技带来的优势，把学校教职工人事档案信息管理从传统的、落后的管理方式向科学的、系统化的新型管理方式转变。提升对档案管理的重视程度，保护档案的完整性，做好人事档案的安全管理工作。

（作者单位：长沙市长郡双语实验中校）