提升会议效率和质量的对策

肖军

摘要会议管理是企业正常经营管理活动中的重要组成部分。随着市场形势及现代企业管理要求的不断变化，会议管理的效率和质量对推动企业团队执行力的影响作用进一步凸显，改进和提升会议管理已成为许多企业必须面对和亟待解决的课题。本文以会议管理现状为切入点，以问题为导向，通过会议活动的全要素、全过程管理分析，探求解决对策，对提升工作效率和质量具有一定的借鉴和现实意义。

关键词会议管理 现状 对策

召开会议最根本的原因就是为了听取各方参会者的意见和建议，找出最佳的解决方案以及处理方法。会议具有明确目标、落实责任，信息共享集思广益，协调关系互联互动以及总结工作、明确得失、部署落实等四种基本功能。加强会议管理，能够促进公司内外和各部门交流沟通，统筹规划各部门工作步调，推动企业文化建设和形象塑造，是企业经营管理活动的重要组成部分。但在实际工作过程中，还存在着许多疏漏和不足之处，导致了会议召开的目标不明确、会议过程拖沓毫无效率，以至于最后变成一场毫无意义的大讨论，不仅没有解决现有问题，会议本身甚至还会导致工作时间、人员精力、物质成本等一系列资源的浪費。因此针对会议管理过程中存在的问题，按照全要素、全过程的方法进行改进完善十分有必要。

一、当前会议管理中存在的主要问题

1.会前准备不充分。缺总体统筹、必要资料、议程梳理和科学组织，导致各类型会议不区分主次、参加人员等会议要素，相互掺杂在一起，造成会议时间、空间的重叠冲突；缺乏会议“标的物”，不能将会议“前移”；不利于清晰会议主次重点，没有进度控制；不能“让能解决问题的人来开会”，陪会现象多，开会不能解决问题。

2.会中讨论不充分。表现在议题发散、聚焦不够；扯皮推诿、久议不决；纪律松散、氛围欠佳等等，导致围绕主题不紧密、职责权限不清晰、会场纪律松散，最终毁掉整个会议。

3.会后效果不显现。主要是没有形成会议纪要、没有检查督力、考核、没有建立全寿命周期评价体系，导致会议“口说无凭”丧失诚信，停留在“开过会”、缺乏闭环管理等环节上，最终陷入“开会—无果一再开会”的恶性循环。

二、改进会议管理的对策及建议

1.会前准备管理。加强会议统筹，建立会议计划管理模式，按照年、季、月、周，全盘考虑会议整体安排。改进和提升现有会议召开形式，运用信息化手段和工具，打破时间、地域等方面的限制。加强会前准备，控制议程，明确内容、时间、地点，发言先后顺序；控制会议资料准备，做到会前审议；控制参会人员，控制会议规模、减少发言时间、避免陪会现象。加强会议部署，根据会议类型区分，如汇报型会议多用“课桌型”、座谈研讨会议多用“围桌型”、发布推介会议多用“单独讲台型”等。

2.会中过程管理。会议签到，抓好痕迹管理；进度控制，统筹把控会议整体情况，从规定发言时间、纠正发言顺序、聚焦发言内容等多种途径，控制会议时间、明确会场纪律；会中协调，对不可避免地出现议题争执、扯皮推诿、陷入僵局等情况，及时、果断、准确作出调整变化；突发处置，采取灵活多变的原则，临机处置，选择中断、变更等方式，对会议议程及进度进行处置；会中服务，不仅包含传统意义的服务类工作，还包括设备设施切换、会议场景环境变化等，确保会议连续胜。

3.会后闭环管理。会议纪要整理，原则上专业部门组织的会议，由专业部门负责会议纪要的撰写，由会议主持人签发；纪要不仅要分发至参会成员及单位，对会议决定事项涉及到的、但未参会人员也要送达，确保会议精神和要求的落实。会议效果评估，采取问卷调查、电话回访等多种形式，对会议进展情况、会议效果情况等内容进行信息收集反馈，有利于改进会议质量、评估会议成效。决定事项督办，以会议纪要为凭据，决定事项作为督办内容，下达牵头部门、协同部门，明确按时按要求完成反馈和力理。会议讲评考核，通过检查讲评参会人员考勤、会中纪律、决定事项执行情况等内容，提高会议的执行力和严肃性。

三、相关建议

1.建议对所有会议活动进行梳理。不仅可以制定会议计划表，也可以按照会议内容、会议类型进行筛选区分，合并同类项，从根源上实现减少会议的目标。

2.建议对现有会议进行分级管理。将所有会议按照一定标准进行分级，原则上有公司领导班子集体参加的会议为一级会议，有公司领导班子成员参加的会议为二级会议，没有公司领导班子成员参加，由部门召集的专业会议为三级会议。会议级别的不同，也意味着会议组织要求、会场布置、督办考核级别等方面的区别。推行分级管理，能够将会议管理纳入到成本管理的范畴，通过对人工成本、时间成本、效率成本、会场资源成本等方面的控制，大大节省和降低管理资源的消耗。

四、结语

总而言之，会议管理工作在公司的信息传达、工作决策中发挥着无可替代的作用，对于管理层进行正确决策也有着极其重要的推动作用，必须要从会议的准备阶段、会议的事务管理以及会议的完结考核等三个方面入手，依照科学规范的会议管理流程对会议活动进行全要素、全过程管控，通过提升会议质量和效率，减少管理成本、推动企业发展。