纸质档案与电子档案共存管理的思考

罗莹

摘要随着电子档案的产生，档案管理部门打破了传统单一的纸质档案管理局面，工作管理方式由传统的手工管理转向现代化的计算机管理，展现了纸质档案和电子档案共存的现象。本文结合工作实际，对纸质档案与电子档案的差异比较及共存管理进行探讨。

关键词纸质档案 电子档案 差异比较 共存管理

信息时代的重要特征是建立以电子档案为主的信息资源库，这是社会信息化发展到一定阶段的必然要求。同时，在今后很长一个时期内，纸质档案将与电子档案长期共存，这是由两种档案的特点所决定的。与电子档案相比，纸质档案最大的优势是便于长久保存和利用，便于对其进行原始性鉴别。纸质档案自其产生至今已经形成了科学合理的体系，仍然是当今社会档案储存的主要形式，具有很强的生命力。而电子档案作为社会信息化的产物，具有信息储存量大、传递利用方便等优势，必将随着信息化的日益发展成为档案信息存储和管理的主要对象。可以说，纸质档案和电子档案共存是档案工作逐步由传统走向现代化的标志。在当前的技术与环境下，两者将长期共存，处于优势互补、相辅相成阶段。

一、纸质档案与电子档案的差异比较

（一）纸质档案与电子档案的含义不同

1.纸质档案是指以纸张作为记录载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。

2.电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。

（二）纸质档案与电子档案比较的优势

1.原始性。纸质档案记录的人类活动均是原始形式的，没经过雕啄加工，原汁原味的反映事实的本来面目，留给后人是经得起历史考证的原始信息，能够实事求是的反映事件当时的状况。纸质档案的记录内容是客观的、可靠的，具有一定的凭证性。

2.使用简单，保管要求相对较低。纸质档案是以纸张为载体对事件进行记录的，如果需要进行资料的查询直接在纸质档案中进行查找就可以。纸质档案不仅使用简单，保管要求相对较低。在对纸质档案进行保管中只是需要对档案进行分类然后按照类别进行保管就可以了，不需要其他的保管工作。

3.载体稳定，保管寿命长。纸质档案是以纸张作为载体的，纸张的保存时间长，并且不需要什么特殊的管理要求。

（三）电子档案与纸质档案比较的优势

1.存储占用空间小。电子档案相对于纸质档案来说，具有容量大、体积小的特点，可以大大节省档案库房的存储空间，从而有效的解决了因档案迅速增加而带来的存储空间的矛盾。

2.档案信息的利用不受地域限制。随着网络时代的到来，电子档案的存储方式使电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，从而大大节省了时间和精力。用户不再需要到档案室专程查阅档案，在任何地方联网的计算机上，都可以方便的查阅档案室开放的档案，这样就大大提高了档案利用率，方便了用户。

3.多样性。电子文件利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高了电子文件信息的利用效率。由于电子文件的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般在纸质文件是不能对文件内容进行改变的。例如改变文件格式，增、删、改文件内容。而电子文件对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文件可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。

（四）原始性认定方面的差异

通常来说，文件的原始性包括内容的原始性和形式的原始性。传统的纸质档案恰好将这两者结为一体、密不可分，记录的信息具有客观、可靠的特性。但对于电子文件，其载体与内容的可分离性，可通过一定方法及时进行无损、全息复制，最后留有的电子文件往往已经过多次载体的迁移，无法做到内容、载体原始性的统一。同时，电子文件具有非直读性，其二进制编码内容只有经过处理并显示到屏幕或打印输出后，才能为大家所识读，而这显然已不是传统意义上的“原件”。

（五）存储条件和防护技术的差异

1.纸质档案的存储不需要依赖技术环境，工作环境要求比较低，只要有场地、有装具就可以，对工作人员的知识结构要求也相对较低。纸质档案信息载体性质稳定，在自然条件下可以存放很多年，在温度、湿度相对稳定和适宜的情况下，不会变质腐化。在防护技术上，纸质档案的防护主要在防光、防潮、防虫、防尘、防火、防水、防霉、防有害气体，对破损的纸张和扩散的字迹进行修复等这几方面下工夫。这些载体只要避开天灾人祸，严格遵守管理制度和防护的有关要求，就能长期保存。

2.电子档案在存储条件和防护技术上，对环境的要求就比较苛刻。电子档案的存储载体是磁盘、磁带、光盘等新型材质，因为新型载体的档案制成材料与传统纸质档案不同，所以在存放这些新型载体档案时，原有的保管条件发生了变化，电子档案的库房除了应具备纸质档案的防护设备外，需防机械应力，还必须具备防磁场和电场的设施，否则磁带、磁盘上的信息就会遭到破坏。电子档案对计算机系统依赖性较强，它以一定的格式存储在一定的介质上，其可读性和所依赖的计算机系统密切相关，当生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读的现象。环境依赖导致其利用不如纸质方便，维护其可用性比维护纸质档案要付出更高的代价。

（六）提供利用方面的差异

1.纸质档案在服务于用户时需要经过目录检索、现场调档等程序，所查阅档案在利用的时间点上，只能供一个用户使用。

2.电子档案服务于用户时，只要在计算机上输入相关的检索词，就能快速、准确地为用户查阅到所需的档案文件，相比于传统的纸质档案，要简单、快捷得多，在提高查阅速度的同时，该档案文件可供多用户同時使用。

二、纸质档案与电子档案的共存管理

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求。但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在@问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行共存管理，才是符合发展需求的。如何将这两种形式进行共存管理呢？本文提出以下几个方面：

（一）管理工作实行“双轨制”

纸质档案与电子档案共存，在档案管理工作上实行“双轨制”。所谓双轨制，就是指在档案管理过程中要同时注重电子档案与纸质档案的存储、管理，使纸质档案与电子档案在归档时就建立一一对应的关系。从目前实际工作来看，对于具有长久保存价值的室藏纸质档案，可通过扫描、拍照等方式进行数字化处理，形成数字档案，并对其实行“双轨制”保存管理。对于电子文件，在形成时就采取“双轨制”归档的方式，确保所有的重要电子文件都能形成内容相同的纸质档案。归档时应使用不同的编目方法和存贮装具，档案管理部门分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项注明相对应的文件及存址，以便利用时参照互补。

（二）发挥“双轨制”管理的优势

要实现纸质档案与电子档案的长期共存管理，必须发挥各自优势，把传统管理手段和现代科技手段结合起来，灵活选择切实可行的工作方法和工作手段。在收集整理上，逐步建立以电子档案为主、纸质档案为辅的管理模式，简化纸质档案的分类整理工作。纸质档案在管理过程中需要组卷、归档、分类等环节，其管理方式需要大量的人力，造成管理成本的增加；而电子档案的收集、整理可以直接由计算机进行处理，使档案信息的处理高效、简捷，又能节省时间和劳动力。在利用服务上，要充分发挥电子档案的优势。电子档案的可操作性使得使用者可以把获得的档案信息变活，让他们为自己的各种需要服务，使用者可以利用計算机对档案文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制或拷贝，将这些信息转换为自己需要的形式。通过充分发挥电子档案在管理、利用方面的优势，可以逐步将档案管理人员从烦琐、枯燥的日常档案工作中解脱出来，投入到更具有智力内涵的档案服务中去。

（三）加强复合型人才的培养

电子档案信息化，首先要有现代化的管理人才，管理人员要有较丰富的知识储备和先进的技术水平。在电子档案广泛应用的情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理等相关知识，才能跟上时代步伐，确保电子档案的安全管理。一方面要注重引进熟悉档案知识和信息技术的复合型人才，充实档案人才队伍。另一方面要加强现有工作人员的业务培训和交流，尽快地使档案工作人员掌握档案信息化的基本知识和技能，提高档案工作人员的业务素质。

电子档案的利用与纸质档案的利用都有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。虽然电子档案的利用有很多优点，但在计算机网络环境下给电子档案的传递利用带来方便的同时，也带来了诸如档案信息丢失、失真、泄密等问题。在电子档案利用中应该制定电子档案的利用制度，提高电子档案信息安全意识，加强电子档案信息综合利用的研究和开发。纸质档案也拥有电子档案所没有的优势特点，所以在未来世界里纸质档案仍占有不可代替的地位。为了更好地发展档案事业，现在已经对档案实行电子档案与纸质档案的双轨制管理，在电子档案归档的同时，要求一份纸质档案也要归档，这就很好的解决了一份电子档案信息丢失，也会有纸质版的档案记载档案内容。它们二者之间没有谁取代谁的说法，二者的利用将会一直发展下去。