试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作

王静含

摘要：事业单位的文书档案记录着本单位的发展历程，是事业单位在发展中需要参照的规则依据，文书档案的管理在性质上是一种事业单位的服务性质的工作，在我国事业单位的发展进程中，体制改革逐渐深入，对文书档案的管理工作也提出了越来越多的新要求，改善原来的不规范、无序化的管理状态，为文书档案的使用提供更加便捷的服务，为事业单位的稳定发展提供支持。

关键词：新形势；事业单位；文书档案；管理

1 事业单位檔案管理工作的重要性

1.1为社会事业提供信息服务

事业单位的文书档案是事业单位平日运营过程中的重要基础性文件，其涵盖的内容覆盖事业单位日常的办公区域，各项支出收入，日常任务的完成进度，以及各个项目的具体情况与详细分析。所以文书档案是整个事业单位文件中的重要组成部分，对其进行深入分析有着巨大的意义和价值。同时，事业单位的文书档案对其平日各项工作都有着极大的指导意义，工作人员既可以利用其作为各项工作的指导意见，更能在遇到困难或错误的时候用以分析比对找出更好的解决策略。

1.2具有较强法律凭证效力

通常情况下文书档案是事业单位日常工作的原始档案记录，其中不仅囊括了领导部门对各项决策的批复意见，还将工作或任务的具体参数详实记录，因此文书档案还能够作为整个事业单位工作中的有效法律凭证。例如，公章是事业单位工作中最为重要的功用性凭据，而文书档案不仅将公章所使用的时间、用途进行记录，还保有经手人的签名等关键信息，在必要时刻可以成为法律凭证所使用。

2 事业单位文书档案管理存在的问题

2.1对文书档案管理的认识有偏差

在事业单位，档案管理通常被看做附属性工作，其中的文书档案管理更处于说着重视、实际忽视的尴尬地位。一些单位领导片面地认为文书档案管理不外是收收各部门的一般性业务资料，技术含量低，不能给单位带来直接的经济和社会效益。部分事业单位的档案管理人员也对自己的工作性质认识不清，工作的主动性、创新性不足。

2.2文书档案的管理手段落后

由于重视不够、经费不足、管理人员素质不高，在社会已经进入信息化的时代，一些事业单位的文书档案管理依然处于原始的手工状态。有的单位虽然给文书档案管理配备了计算机、扫描仪等先进硬件设备，但相关的应用软件不配套。人工编制目录、手工抄写说明、手动查询资料等现象在许多事业单位的文书档案管理和应用中还是屡见不鲜。

3 事业单位文书档案的规范化管理措施

3.1提高对文书档案规范化管理重要性的认识

事业单位领导应明确文书档案的规范化管理在单位发展进程中的特殊价值，在经费保障、制度执行、人员配置、办公条件改善等方面支持文书档案的规范化管理，创造一个文书档案规范化管理的良好环境。文书档案管理工作者也要对自己肩负的历史责任有清醒的认识，摒弃传统的工作理念和工作态度，将落实文书档案规范化管理与单位的改革与发展及自身业务素质提高紧密联系起来，努力使自己的文书档案管理水平符合规范化管理的各项要求。

3.2文书档案管理工作机制完善

首先，严格控制事业单位人员对文书档案的应用情况，可以采取终端电子视频监控、档案应用备案记录的方式，加强对事业单位文书档案的安全管理，避免事业单位档案文书资料泄露的问题发生。其次，重新调整事业单位文书档案管理制度，要使管理制度的制定更加符合实际需要，发挥制度管理的实际作用。

3.3应用现代化技术

只有合理规范地使用现代化技术，并使用现代化的管理手段，才能更好提升事业单位档案管理的工作效率，并逐渐帮助整个事业单位走向现代化与信息化。不仅如此，在全社会不断提升信息化的新形势之下，事业单位从档案入手做好现代化的转变，才能更好适应社会改革的步伐，为领导部门做出更为正确合理的决策夯实基础。也只有做好现代化的管理工作，才能促进事业单位的基层人员进一步提升自我的素质与专业能力，更好向社会与广大人民群众所服务。

3.4完善文书档案管理的制度建设

要使事业单位文书档案管理取得好的效果，必须建立完善的管理制度，并提高相关管理者对文书档案规范化管理的认识，明确事业单位工作人员的职责，使文书档案管理为事业单位的发展提供支持。另外，企业应完善文书档案管理制度，提高工作人员的工作积极性，给予优秀员工一定的激励，并将物质与精神激励相结合，使员工主动地参与到工作中，对工作不认真的员工，要进行批评教育，使员工能够端正工作态度，更好地投入到工作中。

3.5文书档案管理工作科学规划

一般而言，现代事业单位文书档案管理规划分为公共资产档案、人事档案、流动性档案三部分。公共资产档案，主要是事业单位中公共财物的综合统计，包括购进时间、作用、使用情况等等；而人事档案部分，主要是对事业单位中从业人员的信息管理，包括编制，福利待遇等方面；流动性档案主要记录事业单位日常工作开展的相关性信息，包括日常会议记录，项目工作实践人物分配等。这样分门别类的文书档案管理方式，能够使事业单位档案管理工作始终围绕事业单位工作开展的实践情况归类，发挥文书档案管理工作在事业单位工作实践中的作用。同时，事业单位文书档案管理工作科学开展，也可以充分借助现代化技术平台，采取事业单位信息资料数字化管理，应用数字程序，进一步提升事业单位中文书档案信息的整合归纳能力，形成更为流畅的档案信息收集分析模式。

4 结论

事业单位文书档案管理工作直接关系着事业单位的发展。随着社会的不断进步，事业单位的文书档案管理工作还存在一些问题，需要进行改革创新。并且在新时期的发展中，数字化、信息化已经是事业单位文书档案管理的必然要求。因此，文书档案管理者要不断提高自身的综合素质，利用信息技术做好事业单位的文书档案管理工作。

参考文献：

[1]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

[2]刘莹.新时期事业单位文书档案的管理工作探究[J].办公室业务，2016（13）：117.