电子档案管理在高职学校档案管理中的应用

樊雪飞

摘要：电子档案管理工作是高职档案管理的重要组成部分，在信息化、智能化的大背景下，高职院校档案管理部门应当注重围绕信息化的档案管理形成完善的制度体系，创新档案管理方法，满足电子档案的应用需求。

关键词：高职；电子档案；管理机制；应用价值

电子档案管理是一项系统化的工作，运用电子档案可以更好的提高高职档案管理工作的效率，降低高职院校档案管理工作成本，缓解档案管理工作的人员的压力，从而满足高职院校挖掘档案数据信息价值的现实需要。

1.高职电子档案管理工作的价值

1.1提高档案管理效率

电子档案的普遍应用可以提高档案管理效率，解决传统档案管理工作中的问题，从而发挥出与人相比更有优势的档案管理方法。在纸制档案逐步的退出历史舞台，冷的型档案管理体系普及下，档案管理工作可以提高信息的准确性有效性，可以有效的减少高职档案管理人力物力成本。新型的档案管理工作还可以使电子档案管理工作变得越发简单，从而提高了档案管理的可靠性，更好的满足建设庞大档案管理体系的需要。

1.2提高档案使用价值

电子档案管理工作的有效应用，还可以更好的发挥电子档案的应用价值，可以满足日常高职院校教学科研的现实需求，尤其是在移动互联网不断普及的情况下，运用电子档案可以实现档案信息的实时交互工共享，可以满足师生对数据档案的信息的应用需求，这对于提高高职教学的方便性，满足师生查询档案个性化老板娘，提高教学科研效率有重要价值。信息化的技术手段提高了档案管理工作的效率，降低了档案管理的成本，同时也极大的满足了师生对高职档案的应用需求。

2.高职电子档案管理存在的风险

3.1安全隐患

由于高职院校缺乏专业的技术人员，电子档案在管理工作中存在着操作性规范不足的问题，因此导致电子档案在管理的过程中存在着一定的风险。首先，不少电子文档的备份不足，往往存在着电子档案文件丢失即灭失的风险，这使得电子档案存在较大安全风险隐患方面的问题。其次，电子文档还缺乏有效和系统的标识体系，由于电子档案管理标准不统一，因此在电子档案汇总后常常导致电子档案管理混乱的问题。第三，当前对电子档案的真伪性判断不足，电子档案在传输与应用的过程中很可能存在着数据篡改的问题，这影响了高职师生对档案的关键信息的获取，面对上述风险问题，必须采用有效的措施给予全面管理。

2.2数据风险

传统档案管理过程中常常存在着错误录入数据的问题。这些因为人为原因造成的档案数据误差很难有效的找回，一些这些错误的电子档案数据信息被用于教学科研会引来较大后果。当前我国高职院校的电子档案普遍的处在开放的环境，电子档案数据信息资源的更新速度较慢，这不仅影响档案数据的完整性，从而也影响档案资源的安全有效使用问题。

2.3长期性矛盾

电子档案管理的过程中依然面临着长期性的矛盾。当前电子信息技术快速发展，云存储技术的不断普及应用，这使得传统的电子文档的存储价值日异降低，高职院校在电子档案管理的过程中存在着电子档案管理设备不能有效的满足电子档案管理现实需要的问题，因此影响了电子档案存储与读取有效性，不利于达到高效、全面进行电子档案管理目标。

3.高职电子档案管理应用的策略

3.1完善操作机制

提高高职档案管理工作有效性，发挥电子档案在高职档案管理中的实际作用，还要制定完善的档案管理操控机制，在构建科学的电子档案运转机制的基础上，定期做好档案的监查工作。首先，针对电子档案的异常情况进行有效的预警与风险处置，在实时监控的机制强化对电子档案进行全面的筛查和控制。其次，高职院校还要加强对电子档案监督管理机制的改进，以规范性的操作流程，科学化的核对与监督机制保证电子档案的有效性。第三，在加强电档案鉴别的基础上提高电子档案管理的科学性。要有效的降低人为原因造成的高误差率问题，注重强化提高误差控制水平，为高职开展效率能性电子档案管理工作奠定基础。例如，应当根据实际情况出台高职电子文件的管理办法，电子文件的收集规定，以及电子档案管理人员的绩效考核管理制度等。

3.2加强人员培训

提高电子档案管理工作的水平，还要针对性的开展电子档案管理人员的培训工作，形成科学的电子档案管理人员的培训机制，针对现代档案管理的信息化、网络化、智能化的需要，全面提高档案管理专职人员的信息化水平。首先，加强对电子档案管理人员的分类与收集档案能力的培养，解决高职现有电子档案管理人员对电子信息设备操作不熟练的问题，提高电子档案的规范性运行效率。其次，对电子档案专职管理员开设专门的电子档案管理培训课程，针对性的对档案管理人员的信息技术水平进行评估，在此基础上开展针对性与个性化的培训工作。第三，围绕着现代电子设备，信息化、智能化电子档案的操作需要，加强对电子档案管理人员的绩效考核，从而在优化岗位人才配置的基础上，不断提高电子档案的管理水平，满足电子档案管理的需要。

3.3加强设备投入

电子档案在高职学校档案管理中占有重要地位，做好电子档案管理工作还要形成完善的电子档案的收集运行体系，注重根据电子档案的管理与应用需要进行设备设施的更新优化。首先，形成定期进行电子档案管理设备的更新机制，注重积极有效的引进高质量的电子档案管理设备，在有效的平台上依靠先进的系统进行各部门的电子档案的汇总传递工作。其次，加强电子档案标准化设施设备建设工作，强调围绕着大数据、云计算的发展趋势进行电子档案管理设备设施的全面更新，从而满足新环境下的电子档案管理现实需求。第三，针对保证电子档案的安全性、完整性，加强电子档案的备份，以及信息化网络化环境的优化工作，注重加强高职院校的局域网建设，在公共网络一下进行安全的电子文档的传输，从而满足高职师生对电子档案的使用与管理需求。

4.結论

提高电子档案管理的总体质量水平，需要从电子档案的实际使用价值出发，根据电子档案管理运行的中的问题，着力在有效的电子档案管理工作制度，专业技术人员的操作和合理有效的设备下提高电子文档管理水平。

参考文献：

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