信息化背景下水电站文书档案管理工作的创新

李芳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）10-206-02

摘要 信息化时代下，文书档案管理工作不再仅限于传统的纸质管理模式，也逐漸开始了信息化的建设与发展，因而，本文首先对文书档案的信息化管理优势加以分析及阐述，进而以水电站为例，探讨信息化背景下文书档案管理工作的创新方法及创新策略。

关键词 信息化 文书档案 水电站

在企业运行过程中，文书档案管理工作极为重要，是企业发展历程的重要载体，也是客观现象、问题、领导、决策的客观体现，可为后续的工作提供重要的借鉴、参考及信息支撑。随着水电站覆盖范围及建设规模的不断扩大，传统纸质档案管理模式已经无法满足文书档案管理的需求，因而可探讨文书档案管理的信息化发展方向。

一、文书档案信息化管理的优势

信息时代下，人们信息传递及生产生活方式发生转变，信息技术已经融入到工作与生活中的方方面面。在文书档案管理工作中，信息技术的应用，可以为文书档案提供良好的管理环境，提高文书档案管理的效率与质量，并保证文书档案的完整性。信息技术所搭建的平台可便于实现对于文书档案的集中化与统一化管理，可基于管理平台实现文书档案从收集、存储、处理到提取的全部过程的有效管理，通过平台实现全部文书档案的流转与严格控制，并统一记录操作时间，跟踪记录全部工作流程与修改痕迹，确保数据信息的有据可查。比如，企业可通过自动化办公系统进行文书档案的收发，并对接文书档案管理平台，实现档案存储、处理、归档与提取等操作，这种全过程的管理方法，有效提高了文书档案管理效率，并保证档案信息的完整性。

在信息时代，网络渠道成为信息传递的空间与平台，完成文书档案的收集之后，可利用信息技术及网络设备进行随时提取与利用，并便于信息交流与资源共享，这些都是传统文书档案管理所无法实现的。文书档案的信息化管理，使文书档案管理效率及利用率大大提升。基于此，企业需对文书档案信息化管理工作的重要性有充分认知，并不断强化自身理念建设，革新管理思想。

二、信息化背景下水电站文书档案管理方法

（一）搭建文件档案管理平台

水电站可搭建文件档案管理平台，便于实现对于文件档案的高效管理及资源共享。文件档案的管理工作，其最终目标在于充分挖掘文件档案信息的价值，为日后的工作提供参考或指导等，可利用信息技术，整合原始档案内容，收集文件档案信息，并以图像、文本、表格、画面等形式加以呈现，是一种文件数字化的过程，便于实现快速传播，提高文件档案的自身价值。例如，某水电站采用东软智能档案管理系统，实现对文书档案从收集、存储、管理到应用的全过程管理，并具备文件处理、文件归档、档案管理及档案提取等功能，可建立档案库，并进行录入数据信息、文件移交、文件归档、文件打印、在线提取、档案加密及档案销毁等功能操作，以计算机技术及信息技术的高效处理能力为支撑，实现对于文件档案的信息化管理。

基于文书档案管理的实际要求，可创建文书档案的加工模块，对文件档案进行初步加工，比如创建文件模板等，以便于文书档案收集的规范性与标准性，为接下来的文书档案管理及应用提供便利。文书档案的存储系统，可创建数据库，进行预归档及档案管理。将具备保存价值的文书档案进行预归档，确保文件的真实性与完整性，进而对这些预归档的文件档案进行统一的分类、整合与管理。比如，水电站文书档案可按照存储形式划分为纸质档案、电子档案及实物档案；或按照工作类型将文书档案划分为党建工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术档案、财务审计档案、人事档案、安全生产档案、技术研发档案、项目建没档案、设备设施档案及扶贫工作档案等。在文件档案管理中，保证文件档案的标准性与规范性，对每一个大类加以细分，可起到有序管理、高效管理的重要作用。

（二）实现文书档案同步管理

文书档案管理系统，需以网络平台加以整合，搭建信息化管理平台，可管理扫描文件及电子文件，可实现信息浏览及原始档案下载及打印等操作，减少纸质档案管理及阅览时需要消耗的时间成本，档案管理质量有所提升，并便于通过网络平台实现资源与信息的共享。

在这一过程中，需明确文书档案管理的重要性，对文书档案管理予以充分重视，并将其作为企业现代化发展与信息化建设的重要环节，强化在文书档案信息化管理方面的投入，包括硬件设备及信息软件的建设。档案管理部门需充分考量文书档案管理的实际情况，与办公自动化系统及信息化管理工作充分结合，为管理平台的搭建提供建议及意见。

文书档案管理工作需体现同步性优势，实时收集水电站的生产经营过程中所产生的文书档案，判断文书档案的价值，并对其中有价值的信息加以处理及保存，对更新迭代的文书档案也需要及时更新，以避免档案信息的陈旧。在信息化时代，水电站在开展信息化文书档案的管理工作时，需对数字档案格式加以定期更新，以避免档案系统升级所带来的格式不兼容问题，避免由于数据无法读取而造成的文书档案损失。

为实现文书档案的信息化同步管理，需要强化档案管理人员的素质与能力，可以对档案管理部门进行专业培训，提高其专业能力与职业素养，确保档案管理人员充分掌握OA系统、档案系统、信息系统的有效操作，在实际的文书档案管理工作中，保证文书档案及数据信息的规范化与标准化管理。

（三）强化文书档案安全管理

水电站文书档案的信息化管理，需明确网络时代信息安全隐患的这一弊端，并采取有效措施强化安全管理，保障信息安全。比如，可通过隔离内外网以保障信息安全，在水电站局域网及外网之间，设置物理安全隔离层，比如采用SU-GAP隔离网闸技术，或物理隔离卡，更加经济有效地保障文书档案管理安全性。或通过路由器隔离局域网及外网，以路由器实现全部lP的屏蔽，进而基于IP的访问权限，有选择地对某些特定IP加以放行，使之进入信息管理平台，以路由器对访问IP加以过滤，以起到限制访问权限、保障数据安全的作用；或可采用防火墙实现网络防护，过滤数据、限制访问、记录信息、检测攻击及风险示警，只要完成对于路由器的合理设置，即可避免本机数据在外来指令或攻击下被篡改，以保障网络数据安全。

可采用数字证书认证方法，基于不同访问层级，对文书档案管理平台的访问加以不同限制。某水电站的组织层级包括总经理、副总经理、总经理工作部、档案室，以及监理部门、党群部门、财务部门、管理部门、安监部门、生产部门等，在限制访问层级时，可通过对用户身份的校验，限制用户访问层级，比如某些加密文件档案只有高级管理层方可访问，则访问权限的限制主要针对普通员工及管理人员。另外，可针对书电站文书档案的保密及检索系统加以设计，对文书档案进行分类的同时，针对不同类型的文书档案进行不同层级的加密，比如水电站的技术文件及财务信息十分重要，需强化对于这两类文件的加密管理，限制文书档案的访问权限。

三、结语

水电站决策层及管理层需充分明确文书档案信息化管理的重要性，将其作为重点工作，并加大对于文书档案管理的投入，强化硬件建设，搭建系统平台，推进文书档案的同步管理，并强化系统安全管理，以确保冰电站文书档案管理的规范性、高效性及安全性。