数字档案馆建设及对档案管理体制的影响及对策

蒋保勇

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）7-227-01

摘要 数字档案馆的建设是互联网飞速发展下的一个必然结果，然而实现档案信息的数字化是一个新的方式，同时也在职能、管理理念上都是一种新的体系，必然会对档案管理体制产生影响，新的观念和新的对策也相继产生。

关键词 数字档案馆建设 档案管理体制 影响 决策

一、数字档案的发展

随着我国互联网信息化建设的飞速发展，档案管理已经开始和计算机产生密不可分的联系，从2013年开始信息共享已经是目前人们经常接触的东西，国家也在大力支持这种体制，档案信息资源共享就是其中的一部分。目前我们国家正在利用云计算、物联网等信息技术，建设一个开放档案信息资源的共享利用系统。

构建数字化档案信息共享平台是规范、整合信息资源的共享体系，同时强化服务意识，实现资源互换和共享，档案馆在云计算的安全管理机制中，确保档案资源的区域性和安全性。目前在上海、北京、江苏、湖北、福建等地已经开始结合工作需要实施区域化档案信息资源整合并建设公开共享平台，利用网络方便群众上网查询和信息交换。

档案信息资源整合公开共享平台预计想给使用者提供最便捷的服务，最优质的资源，最陕速的服务平台。从管理体系全方位给使用者最标准可靠的档案信息，对信息资源建设进行统一规划，并充分考虑到将来的扩展，分期分批组织建设信息资源库，尽量做到结构合理、标准统一、管理规范，实现信息的有序流动和广泛共享。

二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

（一）体制理念不同

数字档案管理体制在保管实体的基础上更倾向于档案服务，传统的档案管理体制主要是保管和防止信息泄露。通过对数字概念的理解，我们不难得出信息再进一步的简单明了，档案馆是从实体到非实体的转变，同时管理系统和管理方式也都随之改变，从监控上进一步转变到服务上，更让信息全面化，这一方式的转变让部门与部门之间的沟通变得方便快捷吗，最主要的是提升了档案管理在实际工作中的地位。数字化让信息更加全面规范，从功能上也有很大的不同。

（三）职能分配方式不同

数字档案馆是一种主动获取资源的互联网服务共享方式，传统的档案馆是一种被动的耗费时间的工作方式，是一种简单技术工作，对档案的保管和使用都有明确的规章和使用范围。数字档案馆是一个安全、系统、方便的外部使用媒介，传统的档案馆的工作基本在内部进行。

建设数字档案馆有几个板块不可或缺，存储系统、管理系统、网络环境系统等，由这些板块组成一个专门的系统的数字档案资源中心。数字档案的工作人员也在工作职能和体制中发生了变化，更多的主动与外部交流，服务于信息的使用者。维护档案资源中心的秩序和系统的优化需要更多的人才。

（三）管理的理念不同

数字档案管理系统和传统的档案管理有着很大的区别，从收集方式来讲纸质的收集范围很窄，同时信息的来源也不能确定，数字档案的电子文档不仅信息来源多源，而且在准确性和及时性上都高于传统的档案管理；其次，在管理上也有很大的不同，分类不同于以往的分类方式，简单的索引就能全面的找出需要的档案；整理和保存也更加简洁方便，数字化更节省空间，借助硬盘、u盘的储存器就能大量储存所需要的信息，读取也不受地域限制，可以随时随地的查阅信息；数字档案管理更好的按需取用，利用自身便捷安全的特点可以凭借登录账号、密码就能在共享资源中找到自己需要的信息。

三、数字档案馆建设及对档案管理体制影响的对策

（一）从思想上加强数字档案馆建设的认识

档案的利用已经是现在企事业单位信息查询的重要组成，对这一方面的需求也不断的增加，数字档案馆建设是一种方便有效的使用途径，同时也减轻了档案工作者的劳动量，确保信息的真实性和可靠性。数字档案馆的建设是势在必行的。

（二）数字档案馆建设强调资源共享，最大限度发挥资源的有效性

现如今社会的发展离不开资源共享互利，数字档案馆的资源共享并不是公开，安全性也是数字档案馆建设必须考虑的问题之一。所以在使用信息时，对信息的保密性都有一定的限制，同时对使用者的身份也有一定的甄别，共享是在有利于社会发展的基础上健康、安全的共享。数据的安全性和准确性是资源共享的前提。

（三）数字档案馆建设的档案管理体制的改革和完善，需要加强人才的培养和储备

高度专业的技术人员是数字档案馆建设的必要条件，信息化需要大量的互联网专业性人才来维护，并且在对使用中的管理人员加强数字化的培训和支持。

（四）安全储存是数字档案馆建设的中心

在高度開放的环境下，信息的安全和准确性就非常重要，因此在数字档案馆的建设中，权限、分级等安全设置和责任划分非常重要。

四、结语

数字档案馆的建设是社会发展的趋势，同时在信息化时代，高效便捷、合理利用是人们对资源的需求，在政务、企业宣传等方面发挥着很大的作用，数字档案馆的建设将在各个领域将实现更大的用处。