加强新时期电力企业基建档案管理的思考

王佳妮

摘 要：现就如何加强新时期电力企业基建档案管理，从而更好地为实现企业“出精品、出人才、出效益”目标提供服务，从充分认识加强基建档案管理的重要意义、当前基建档案管理存在的问题、加强基建档案管理的措施、提高基建档案管理水平的途径等方面，阐述了作者个人的观点，提出了要把档案当作企业财富来保护和管理，作为企业资产来经营和开发，做到基建档案工作价值利用最大化，从而为实现企业“出精品、出人才、出效益”的目标提供保障。

关键词：电力；基建档案；管理

1 基建档案及其重要意义

基建档案，也被称为工程建设档案，它是各种工程建设项目在工程规划、设计、施工、和维修活动的直接记录，是高校档案的重要组成部分。这就对档案材料的完整性，准确性，真实性具有很高的要求。

基建档案记录了工程建设的全过程，工程项目的整个管理过程都要通过基建档案来体现它的全貌，其实际寿命比工程期本身要长。保障基建档案的规范管理，使工程人员根据基建档案规范工程技术管理程序，在发生一定事故时，能够对工程事故分析事故原因，提出改进方法，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量。基建档案的管理作为工程建设的十分重要的部分，需要引起充分的重视。电力企业作为工程项目实施较多的国家重点扶持企业，在基建档案实现规范管理的问题上更是责无旁贷。同时，由于农网工程的工程量较大，参与单位与涉及工作人员较多，导致在基建档案的管理上存在着极大的问题。

2 当前电力基建档案管理存在的问题

2.1对档案管理重要性的认识不足

在工程建设期间，由于经济利益或赶工期等原因，大家只重视工程本身，轻视工程档案，部分重要档案资料散落在工程管理人员个人手里，造成档案资料不归档或归档不及时，基建档案的收集、整理、归档工作与工程建设不能协调开展。直到工程完工即将交工验收时才开始慌忙整理，再加上工程后期人员相继撤离，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，部分资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，拖延了资料整理时间，给档案整理收集带来很大困难。工程建设中不注重收集资料，为后期资料整理带来巨大的工作量，不仅拖延了工程交工时间，还耗费大量人力、物力、财力。

2.2档案人员业务素质有待于进一步提高

当前，大部分基建单位档案管理人员年龄结构小、工作经验欠缺，对基建业务、档案达标规范标准不够熟悉，总是被动地“你交什么，我就收什么”，在压力面前，他们往往畏难情绪较重，对付困难、解决问题的办法不多，造成归档内容资料不全；施工队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有真正落实到具体人员。

2.3对档案资料的进行集中的收集管理

我国已经制定了一系列的规范措施来保证档案管理的完整性和准确性，而档案管理部门就是要执行自己的职责，对档案资料的进行集中的收集管理。这些规范措施也是对档案管理工作的监督检查的依据。比如，在这些规定中就有要求檔案管理人员必须参加基建工程的竣工验收以及科研成果的鉴定会等，就是为了对整个工程建设的资料管理质量进行有效控制。不过，目前一些档案管理部门对于这些规范措施并没有严格执行，使得我国的基建档案管理在完整性和准确性上还存在很大的误差。

3 加强电力基建档案管理的措施

3.1掌握基建项目的档案管理的法律法规

对于电力基建档案管理的相关法律法规必须有全面清楚的掌握。国家档案局是负责对档案行业进行管理的主管单位，又因为电力行业的体制改革，可能在各个电力企业内部对于档案管理的工作有着一些区别，但总的来说，对于国家制定的档案管理的规范措施都是必须要遵守的，例如《档案法》、《电力工程竣工图文件编制规定》等等。

3.2 建立有效的档案管理的责任制度

档案管理的部门要认真履行自己的职责，对于项目工程建设过程中的各项档案管理工作都要进行积极的协调、指导和监督。因为电力基建项目的建设周期是比较长的，而且参与建设的单位也比较多，涉及的范围较广，因此在管理上的难度也相应增大。档案管理部门必须做好准备为各个参建的单位设立专门的档案资料管理组织，并且进行必要的指导和监督工作，使得档案的收集可以保证其完整性和准确性。在档案管理的相关规范措施中，因为要照顾到各种不同的情况，所以一些问题只是出于原则性的规定，在具体的操作上具有较大的空间，各个档案管理部门要根据自己的实际状况制定具有针对性的管理制度。还有一个值得注意的问题就是档案管理的网络问题。因为电力基建项目的规模一般都是比较大的，涉及的因素也比较繁杂，施工队伍的人员流动性也比较强，在档案资料的收集中是存在一定难度的，所以管理网络的必要性是显而易见的。一般来说，这个管理网络可分为两个部分，一是人员分布的网络，按照基建项目的特点进行人员分布网络的建设，使得档案人员和工程人员可以明确各自的管理职责；二是档案的流向网络，这个网络是为了实行档案的动态管理（一般针对重要档案），即便发生了工程人员或者相关技术人员的变动，也可以保证档案资料的完整性，保证档案管理网络的严密性。

3.3规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也要将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性。

信息化时代发展给基建档案工作带来了新的课题，基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代化管理要求，搭建基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管，利用工作规范、有序地建立电子档案数据库，在企业各部门之间实现信息互通、资源共享。

总之，档案是历史的真实再现，是不可再生的可贵资源。一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的真实反映，蕴藏着丰富宝贵的信息资源，对企业“出精品、出人才、出效益”目标的实现具有不可替代的作用。企业各级档案专兼职工作者必须顺应企业发展的需求，树立服务企业的意识，以科学发展观为指导，用与时俱进的态度，转变思想，更新观念，从传统档案管理模式的“守望者”向现代档案管理方式的“开拓者”转变，不断加强规范电力企业建设工程档案管理，做到基建档案工作价值利用最大化，为实现企业“出精品、出人才、出效益”目标提供保障。

4 结束语

随着电力企业面临的竞争压力越来越大，电力企业要看到自身档案管理中存在的问题，注重档案管理的改革创新，努力促进档案管理水平的提高，促进档案管理的现代化，以高效优质的档案管理来促进企业可持续发展。电力企业要充分利用信息化技术，注重档案管理信息化建设。与时俱进、开拓创新，不断寻求档案管理的改革创新。

参考文献

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[2]董教素.浅析电力企业档案管理工作现状与优化对策[J].城市建设理论研究（电子版），2016（5）.

[3]段虹.浅谈电力企业档案管理如何与时俱进[J].科技情报开发与经济，2015，20（6）.

（作者单位：无锡三新供电服务有限公司）