如何加强医院会计档案电子化管理

王廷群 李佳

摘要：当前，各医院的档案管理正处于纸质化档案管理迈向电子化档案管理的探索期和转型期，新《会计档案管理办法》肯定了会计电子档案的法律效力，推进了电子化档案管理进程。如何加强医院电子化档案管理，为会计信息使用者提供实时客观的数据信息，是本文的主要探究方向。

关键词：医院；档案管理；会计档案电子化

一、实施会计档案电子化的重要意义

人们用“大数据”来描述和定义信息爆炸时代产生的海量而庞大的数据群，并命名与之相关的技术发展与创新。随着“大数据”概念的日益清晰及新《会计档案管理办法》的出台，会计电子档案不仅受到了政法部门的肯定，同时也引发会计人思考和开创新的档案管理模式以此来满足信息化发展的需要。按照现行会计准则规定虽仍需打印纸质档案，但日常工作中，电子档案的高效逐渐淘汰了传统手工翻阅方式。依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为无可取代的常规操作，纸质档案的利用率明显下降。会计电子档案信息的数字化便于查询检索、指标分析、财报形成。大大提高了会计档案的使用效率，实现了会计档案信息的资源共享，也是未来档案管理发展的必然趋势。

二、财务档案管理现状及存在不足

（一）管理现状

当前，财务档案纸质化管理是会计资料保管的传统方式，也是各行各业储存会计资料等文献的主要手段。它可以更为直观地展现业务进展的各个环节。但由于纸质资料储存空间占用大，资料保管有严格物理要求。使得会计纸质档案资料在使用上受地域和时效上的制约，为改善纸质档案管理的不足，充分發挥会计档案资料的使用效能，更好的满足信息使用者的需求，新《管理办法》应势而生。

（二）存在问题

1.对财务档案管理软件、硬件投入的不足

会计档案电子化管理的基础是会计电算化的应用。会计电算化系统是纸质档案迈向电子档案的桥梁。随着电算化会计的发展，手工记账凭证已退出历史舞台，电子凭证已逐步覆盖到会计日常工作的各个领域。当前，各医院的财务部门均已构建内部联网报销系统，完成了迈向档案管理电子化的初步衔接和基础性工作，但对于具体的软件功能应用还处于浅尝辄止的阶段。相较于传统会计档案，电子化会计档案的形成更依赖于计算机的硬件及软件，但受于预算经费限制以及管理人员思想认识不足等原因，存在计算机软硬件更新滞后，低版本操作生成的数据不能正常读取和使用，使数据的调取和分析受到了不同程度影响的可能。另一方面，为了达到电子凭证与纸质凭证同期同步归档的工作要求，需要足够储存空间予以支持。而随着医院的发展，形成的历史数据资料随之增多，缺少适合的场地保存。各医院一般把条件较好的楼层空间设定为医疗区，后勤综合保障部门一般设置在医院的边缘角落，场地设施存在缺陷，财务档案管理的硬件设施陈旧、物理储存环境不理想。

2.管理制度多是“空架子”，实施细则未到位

财务档案种类繁多，而做好财务资料的有效细分是财务档案管理工作的首要前提。当前由于档案管理人员对财务档案分类没有明确的准则依据，对电子档案的形成和使用没有准确认识，医院对会计档案资料管理制度的制定仅停留在档案装订时效、装订规格、入库程序等基础性工作，对会计档案电子化的工作要领没有深入的理解和掌握，还不具备针对具体的档案资料做出合理分类的能力，为会计档案电子化运行带来了阻碍。

3.相关专业人才匮乏，教育投入不足

要做好会计电子档案资料的管理工作，不仅要扎实的会计功底，同时还要具备专业的计算机操作和数据处理能力。当前，许多行业并未注重财务档案管理方面人才的培养和储备。财务系统构建，一般都交由软件开发公司设计研发。许多医院虽在外包软件开发方面拨付不少经费，但在软件交付医院使用后期的人员培训及系统更新上的关注较少。导致很多系统功能财务人员不清楚，利用率低。这样不仅影响会计工作效率，也未将会计软件的使用得到充分有效的发挥。

三、做好会计档案电子化管理基本要求

（一）构建专门的医院财会档案信息平台

研发适用于医院的财务档案管理平台，是实现会计档案电子化的重要保证。对实施电子化前产生的纸质档案进行数字化转换，将其整体录入到数据库平台，减轻医院财务档案管理人员的工作强度和压力，在一定程度上补充财务档案信息的完整性。使会计资料的阅览调取更便捷和高效，全面实现医院财会档案的信息化。且能够更科学合理地整合相关的人力和财力资源，从而最大限度地提升医院财务档案管理的质量和效率。

（二）制定管理办法，优化管理理念

推行会计档案电子化管理，要提高会计档案管理人员的思想认识。当前，各医院正处在会计档案电子化管理的探索期，为确保医疗资金的安全可靠，应保持纸质财务档案与电子档案并存，待时机成熟后再逐步降低纸质档案资料的使用。新管理制度中规定“形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案”说明电子档案是纸质档案的辅助资料，要以纸质档案为依托，要具备与纸质资料的对应检索性。所以，电子档案和纸质档案并存的档案管理方式是我们目前必须遵守的档案管理原则。医院应由专门负责档案的管理人员，定期将电子会计资料进行分类管理及查重补漏。使会计信息在不同存储模式下相互监督、互为补充，发挥二者的协同效应。这种探索实践对财务管理者来说，不仅是极大的飞跃也是未来会计档案的管理趋势。

（三）加强教育投入，培育专业人才

要实现档案管理的信息化，人是最核心的因素。档案人员队伍能力强弱，水平高低，直接关系到这一新模式的实施效果。医院应注重专业人才培养和储备，逐步推进档案管理电子化工作的有序开展。设置专门岗位人员投身于会计档案管理，确保会计信息的接收及时、分类准确，确保会计信息的真实完整性。为此医院应加大专业人才教育投入，制定合理的工作流程和管理办法。

（四）加强电子档案保密意识，做好档案安全防范工作

医院会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全。保护财务信息不受到网络侵犯，显得尤为重要。医院数字化档案应基于医院内网，与因特网做好物理隔离。由于电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。为防止这类问题的发生，确保会计信息安全运转，应对信息调取进行分级管理，加强监督，定期更换密码，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

四、结语

档案信息化建设是一项投入大、长积累、见效晚的工作。虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。与此同时也为会计资料档案管理提出了更高的要求，数字化为档案电子化管理带来了机遇也带来了挑战，这些都是财务管理人员未来要努力完善的方面。

参考文献：

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