行政事业单位内部控制信息化探究

邓韶勇 张磊 许勇君

[摘 要] 我国财政部在2017年1月25日制定了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》，而为了大力实施和确实推进行政单位内部控制，实行行政单位内部控制信息化是一个十分必要的途径。本文对行政单位内部控制信息化建设需要面对的问题以及行政单位的现状进行了详细的分析，指出了一些行政单位内部控制信息化的问题解决方向，希望能够对加快行政事业单位内部控制建设进程起到参考作用。

[关键词] 行政单位；内部控制

1 行政单位内部控制信息化建设现状

在《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》中，规定了将单位体制内部控制和业务范围内部控制确定为行政事业单位的内部控制范围。单位层面的内部控制比较灵活，易变通，主要包括控制职能部门分化，分配岗位任务，职业素质与职业道德培养，这些单位层面的内部控制无法通过信息系统来实现控制，只能在行政事业单位日常工作时进行单位文化作风建设和管理。业务层面的内部控制有硬指标，涵盖了控制单位业务预算，控制单位业务收支，制定政府采购计划，控制资产购置、资产使用、资产清查、资产处置、资产统计报告和监督检查，建设投资控制、建设进度控制和建设质量控制，以及合同进度控制、合同质量控制、合同投资控制等。在进行这些业务层面的控制时，不必完全依靠人力进行控制，可以将控制指标输入到行政事业单位运营系统中，通过运营系统进行自动控制。在《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》中，还对行政事业单位的内部管理提出了评价与监督的要求，可以将行政事业单位的权力机构对内部控制的有效性评价，形成的评价结论，出具评价报告的过程转变为信息化管理，这对于内部监督管理的透明化以及监督的便捷性有很大的帮助。

在信息化系统进行实施之前，已经存在如根据会计准则和本单位会计业务规则自动产生出账模板的总账系统、以企业固定资产为管理对象，以资产台账为基础，通过对固定资产运转周期进行可视化管理的固定资产管理信息系统，以及针对政府采购管理与执行部门开发的专用综合业务管理信息系统。但这些系统研发时间以及投入使用并不在同一时期，系统构建所使用的技术也不相同，造成这些系统互不兼容，无法同时使用，使得原本为简化管理工作而研发的系统变得复杂化。行政事业单位进行内部控制首先要做的是整合现有的信息管理系统，对技术进行更新，完善系统结构，使得现有的一些信息管理系统变为一个整体，为行政事业单位内部控制提供便利，工作效率大大提高。

大多数企业会设置独立的内部控制部门，但行政事业单位内部没有内部控制机构或部门，都是将内部控制这一职责划分到财会部门下来执行，但是内部控制不仅仅是需要财会部门来进行，信息部门也要参与其中，缺少一个都难以将内部控制进行下去，因此，这样会使效率难以得到最大化提升，行政事业单位应重视内部控制的重要性，将内部控制设立为一个单独的权力机构，联合财会部门和信息部门以及调用各个部门的人力参与到内部控制中，将内部控制顺利的开展下去，保证内部控制工作进行期间，不会遇到相关部门拖后腿的情况。

2 行政事业单位内部控制信息化的方式

在进行内部控制的理論研究过程以及对内部控制的实践探索过程中，我们发现，内部控制的概念已将开始变得宽泛，包含的范围也越来越大，行政事业单位的管理控制已经彻底渗透到内部控制的每个方面，要想做好行政事业单位的内部控制，单位应从基础做起，做好单位管理控制，并逐步实现全方位控制。因此，一个良好的行政事业单位信息化系统应有完善的结构组成，包括从数据源收集、识别和选取数据的信息采集系统、用于管理企业信息化过程中用到的各类企业业务相关的政策、策略、制度的规则库管理系统、运用信息技术对风险进行管控的风险管理信息系统、由控制主体、控制客体和控制媒体组成的具有自身目标和功能的管理系统、具有实时动态监控和跟踪监控的网络化监控机制的监督检查管理系统、由输入、输出和内部结构三部分组成的体现决策者所需目标的决策系统以及为企业所有级别的决策制定过程提供所有类型数据支持的战略集合的数据仓库等。在信息化建设过程中，预算系统能够在预算期间对经济业务采取一定的控制方法，对指定的预算责任单位的预算项目进行控制并提供相应的预算控制报告。国库支付管理系统能够实现直接支付、授权支付管理的完整流程，包括财政、单位零余额账户管理，支付申请管理，直接支付凭证、授权支付凭证的编制审核等。会计信息系统能够将会计数据转化为信息进采集、存储和处理，完成会计核算任务，并能提供进行会计管理、分析、决策用的辅助信息。办公系统能够实现各种文档电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和分享。将这些组成元素进行集成，能够为内部控制系统提供十分丰富的技术环境。

内部控制系统是将行政事业单位的所有业务与经济活动包括在内的管控，无论是日常的工作范围还是独立发生的采购，管理，报销，审核等工作都是内部控制的范围，这些工作由对应的信息系统管理并转化为信息数据。采集系统具有特定的信息处理方式，能够收集到采集系统所面向的行政事业单位运营过程中产生的信息数据并进行加工，将这些采集到的数据保存到数据库中，并输入到风险信息管理系统中，采集系统十分高效，能够有效地提升信息收集速度和信息总量，该系统保证了信息的实时性与有效性，包括了信息环境中的所有对象。规则库系统内置了很多内部控制指令，有很多已经十分完善的内部控制架构，该系统可以支持丰富的规则输入，虽然支持自动控制，但为了公平公正，还是要有人工参与。风险分析系统在受到来自数据库的信息后，会调用规则库系统的内部控制指令，通过比较后产生的误差，来决定是否继续进行控制程序。控制系统具有两种级别的控制，在信息与指令标准偏差较小时，会执行提醒管理员操作，在信息与指令标准偏差较大时，会直接中止程序运行。监督系统能够对数据库中的数据进行监测，与行政事业单位的运营方向与方式做出对比，生成报告为管理员提供参考，这种行为是定期的操作，能够使行政事业单位及时调整决策，适应外部环境的改变。决策系统能够将子系统采集到的数据进行整理汇总，为管理者提供战略决策的技术支撑。

3 实际分析

一套完整的信息化管理体系是由各个子系统组成的，本单位的信息化系统在使用之前应在系统中输入单位管理制度，各个部门的职责任务，以及执行业务的具体操作流程。并在信息化系统投入使用之前就已经使用的其他系统做一个详细的梳理，并把危险发生的可能性和伤害的严重程度综合评估的风险大小进行定性评估。以经济核算提供的资料为依据，通过深入的调查研究以及对企业全部或局部经营活动的过程与结果进行分析和评价，提高经济效益。合理设置内部控制关键岗位，明确职责划分权限，实施相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制，这些都要应用到内部控制管理中。在监督过程中，将发现的内部控制缺陷实时发送给管理员，便于管理员及时改进内部控制的不足，利用评价分析，风险点分析建立自评制度，便于相关工作人员查阅。

4 结 论

综上所述，我们已经看到，行政单位的内部控制信息化十分重要，引进信息化系统能够为事业单位进行全方面的效率提升，建立起适应时代发展的内部控制机制，提升行政事业单位工作质量。

参考文献：

[1] 周卫华.行政事业单位内部控制信息化探究 [J].财务与会计，2016（15）.

[2] 吴丹枫，付铭，王琪.基于行政事业单位内部控制规范的医院预算内控建设 [J].卫生经济研究，2016（6）.