人力资源管理中人事档案管理出现的问题思考

赵桂光

中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—288—01

摘要 人力资源管理是企业管理的重要内容，而人事档案管理又是人力资源管理中不可分割的重要组成部分。但是，许多单位对人事档案管理工作不够重视，使得人事档案的真实性得不到保障，档案缺失的情况也经常发生。本文对人力资源管理中人事档案管理出现的问题进行分析，并就提高其管理效率的策略进行探讨。

关键词 人力资源管理 人事档案管理 问题 策略

人事档案管理是人力资源管理的基础，也是人力资源资源管理工作的重要依据。所以，在人力资源管理工作中，必须加强对人事档案的管理，保证人事档案信息的真实性和完整性，以提高人力资源管理工作的效率，促进企业整体管理效率的提升。

一、人力资源管理中人事档案管理出现的问题

（一）人事档案信息失真

与事业单位和政府机关的人事档案相比，许多中小企业的人事档案往往在真实性方面得不到保障。尤其是随着信息技术的发展，求职人员对履历造假的现象越来越普遍。比如，企业在招聘信息中会提出岗位的学历、工作经验、年龄限制等要求。求职人员为获得工作，会根据岗位要求造假，将大专学历改写为本科学历；没有类似的工作经验却说自己工作经验丰富等。市场上甚至有专门的机构可以伪造学历证书、制作假简历等机构。而很多中小企业在招聘的时候，并不会认真的去核实每个应聘人员的个人信息，这就会导致人事档案信息失真。

（二）人事档案不够完整

许多企业在对人事档案管理工作并不重视，在对人事档案进行保存的过程中，会因为各种因素的影响导致人事档案不够完整，档案缺失现象十分严重。随着市场经济的不断发展，人们可以自由选择自己的职业，且其求职途径越来越多，所以企业人员流动性很大，这也是企业不重视人事档案管理工作的重要原因。比如，一些生产性企业的工作环境很差，在工作过程中会用到一些消毒水、浇水等，可能会对身体造成伤害，加上工资待遇不太好，所以很多工人在入职比较短的时间内就可能跳槽。因此，人力资源管理部门一般不会对试用期的员工建立档案，使得人事档案出现缺失情况。

二、提高人事档案管理工作效率的策略

（一）提高人事档案信息的真实性

人事档案信息的真实性，是人力资源管理的基础，其会影响企业的用人决策。所以，企业在对员工的档案进行管理时，要注意核实档案信息的真实性，以便企业能够真正的了解每位员工的工作经历、工作能力、工作潜力，从而为其提供最具有针对性的用人方案，使其能够为企业创造更多的价值。比如，人事档案管理人员要以现有的信息为基础，对其进行进一步的核对，也可以与应聘人员上家公司核对，将其中的虚假信息和无效信息去除掉。同时，要将员工的个人信息储存到企业人才数据库中，并在其工作期间随时将新的信息更新到数据库，以此来提高员工个人信息的公开化，保证其信息的真实性。

（二）提高人事档案管理的实效性

为促使企业更好更快的发展，就需要做好企业的人力资源管理工作，因为员工是企业发展的根本动力。而提高人事档案管理的实效性，则能使企业的用人方案更具科学性。比如，将多媒体技术利用起来，对员工档案实施动态的管理，并将员工在本单位的表现、工作取得的成效等及时的更新到档案中。每隔半年要对人事档案进行重新整理，将不具有实际价值的内容去除，并补充新的信息，以便其他部门能够随时了解员工的情况，还能保证人事档案的完整性。企业只有对员工有全面的了解，才能更好的为其规划职业生涯，使员工和企业共同成长。

（三）提高档案管理的信息化水平

在传统的企业人事档案管理工作中，通常是企业直接将应聘者的档案从招聘网站上打印出来，或者由应聘者自己提供个人履歷表、学历证明、身份证明等的复印件。在企业聘用应聘者以后，会将这些资料保存下来，成为员工的人事档案。如果管理人员有所疏忽，就会使人事档案丢失，或者信息不完整。因此，需要采用现代化的管理手段，提高档案管理的有效性。比如，在人力资源管理系统中，专门建立人事档案管理模块，将员工的纸质档案扫描成电子档，储存在系统中。而在员工工作期间，则要及时的将新的信息更新到系统中。这样既能方便各个部门查询人事档案，又能确保人事档案管理的实效性和完整性，有利于提高企业的人力资源管理效率。

三、结语

综上所述，人事档案管理工作的有效开展，是人力资源管理工作的重点内容，因此，在其管理过程中，要注意提高人事档案信息的真实性、提高人事档案管理的实效性，才能使档案管理的信息化水平得到进一步提升。同时，结合实际情况采用合适的管理模式，才能使人事档案管理工作的效率得到提升，从而使企业的用人方案更加科学合理，促使员工与企业的共同发展。