关于集团公司会计档案数字化的几点思考

徐嘉彤

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—235—01

摘要 会计档案不同于其他种类的档案材料，会计档案是集团公司证明其合法经营活动的依据。基于此，集团公司必须要做好对会计档案的管理工作，才能从根本上保障公司的利益，而随着信息技术的迅猛发展，集团公司会计档案的数字化管理手段也应运而生。本文从三个角度对数字化管理集团公司会计档案的方法进行了介绍，并做了相应的阐释和说明。

关键词 集团公司 会计档案 数字化

随着信息科技的不断发展，传统的集团公司会计档案管理方法已经很难跟得上时代的脚步。集团公司若想在新时期市场竞争中占有一席之地，运用数字化技术手段对公司会计档案进行管理是必不可少的。但现在很多集团公司会计档案数字化管理手段还不发达，存在许多需要改进之处。

一、集团公司会计档案数字化的基础建设

想要使集团公司会计档案达到数字化目标就必须要做好相关的基础建设，具体来讲包括以下两个方面：

1.完善集团公司会计档案数字化法律体系，保护会计档案的安全。当前我国档案安全管理的法条分散在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等文件中，没有专门的会计档案安全管理制度，这就要求必须对我国集团公司数字化会计档案安全管理制度进行完善，以保障数字化会计档案的安全。同时现行的数字化会计档案基本法如《会计法》、《会计电算化管理办法》及《会计电算化管理规范》等已不能适应时代需求，必须要做好相关法律法规的修订工作。还要加强对数字化会计档案的管理，通过调查相关法律问题制定好会计档案数字化管理的条例与规则，健全档案管理制度。同时制定好操作流程和保障措施，加强业务引导，改变目前数字化会计档案管理的混乱局面。完善监督机制，确保政策法规可以有效执行。还要做好《数字化会计档案法》的修订和配套工作，达到经济、实用和有序的目的，从根源上保证数字化会计档案的安全性和可靠性。同时要在总结国内经验的基础上，借鉴国际先进经验，形成一套科学合理的中国特色集团公司会计档案数字化法律体系。

2.培养集团公司会计档案管理人员的数字化意识，公司领导层要对会计档案数字化建设加强重视，建立实施会计档案管理工作责任制，明确相关人员管理职责，严格遵守《会计法》中的相关内容。还要提高会计管理人员的职业素養，分层次、分阶段并结合业务需要对其开展培训，培养其管理数字化会计档案的职业能力。还要推进发票电子化，建立好会计原始单据管理系统，让会计原始凭证可以数字化的开展收集和处理工作，真正告别纸质货币交易时代。

二、集团公司会计档案数字化的技术手段

要实现集团公司会计档案的数字化目标必须要运用好相应的技术手段，主要包括以下两点：

1.提高会计档案的数字化信息检索技术，做好会计档案的跨地域管理工作。这就要求公司对现有档案做好归档，规范好档案的管理，实行纸质档案与电子档案同时归档制。同时在局域网内建立相关的档案查询系统，方便检索查询。这样可以使数字化的会计档案具备操作简单，传递方便和存储空间小等优点。不仅一份档案可以同时让所有需要的人员共享查阅，还可以在异地利用被授权过的计算机在客户端登录来对档案进行异地管理，这样不仅可以让更多的人看到档案、查阅档案、扩大档案的使用范围，还可以让档案使用者不再受地域限制，可以随时随地使用到自己需要的文件，极大的提高了工作效率。

2.做好对集团公司会计档案数字化的审计监督工作，建立健全会计原始单据网上审计系统。这种手段可以建立起一个系统化的网络审计监督模式，方便开展数据统计和计算，从而极大的简化了会计审计流程，节省了报销人和审计部门的工作时间，大大提高了工作效率。网上审计系统还有利于审计人员对相关单据开展查询，了解各单位各类资金的使用情况，从而保证会计档案数据的正确性，并可以将已通过审计的会计档案数据导入到财务处理板块，实现和主要财务管理系统的紧密对接，为档案审计监督工作提供了很大的便利。

三、集团公司会计档案数字化的共享管理

集团公司会计档案共享管理模式按照其利用人员的不同可以分为内部共享管理模式和外部共享管理模式。

1.内部共享管理模式主要为满足集团公司内部使用者对会计档案的使用需求，在会计档案数字化管理模式下，档案主要保存在财务档案管理系统中，其共享方式分为两种：一种是将公司经营状况信息（这些是各部门都需要的且不用保密的信息例如公司盈利等）通过公司计算机系统传输到公司的公共数据平台之中，以供需要人员查阅。还有一种是将公司专业部门需要且不方便公布的相关数据如部门应收付款项等，通过公司计算机系统传输到专门的系统模块之中，以供经过管理系统授权的部门人员查阅。

2.外部共享管理模式主要为满足集团公司外部人员如上级机关、外部审计单位或公司股东等对会计档案的使用需求。一般情况下上级机关或外部审计部门与集团公司所使用的档案管理系统或财务系统是不一样的，这时可以采用B/S系统，通过先访问公司的应用服务器，接着链接到公司的数据服务器，就可以对公司会计档案检索查询了。而公司股东虽然可能与集团公司使用相同的档案管理系统或财务系统，但其IP所在位置通常与公司会有所不同，这时可以采用C/S系统，直接将应用程序链接到公司的数据服务器上，从而实现对公司会计档案的检索查询。

四、结语

在集团公司会计档案中运用数字化技术手段可以起到方便档案检索、保障档案安全、提升会计工作效率的良好效果，希望本文的研究可以让更多的集团公司做好会计档案数字化建设，为我国市场经济可以更好发展做出贡献。