提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

刘艳丽

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）4-182-01

摘要 档案管理对于事业单位的整体发展有着十分重要的作用。对档案进行全面的管理，不仅是对事业单位内部档案内容的整理和完善，也是实现档案管理标准提升的重要途径，对于单位的长远发展具有重要意义。当前，管理工作越来越倾向于信息化的管理方式，因此，如何做好事业单位档案管理的信息化建设，成为事业单位档案管理工作的重点内容。本文就提升事业单位档案管理信息化建设的几种方法进行了分析。

关键词 事业单位 档案管理 信息化建设

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

第一，新时期随着社会各项事业的发展，档案变成为重要的信息载体，档案管理的现代化，是迎合时代发展的产物，也是现代人们追求的方向，档案管理信息化过程，可以提高档案信息整理效率，也可以把档案数据第一时间传递给需要的人。应用信息化过程，实现了档案存储的便利性，同时也提高了工作效率，进行细化后的信息化档案管理，可以精确的定位事业单位每份档案资料，包括有效的利用与保存，都是以科学化水准呈现给需要的用户。积极构建有效的信息化档案管理，是对档案管理水平的大幅度提升，具有重要意义。

第二，从事业单位发展看，越来越多的资料需要进行归类建档，这对档案管理工作带来巨大压力，随着现代化，信息化建设不断深入，档案管理变得简单，并没有那么繁琐，通过不断的构建与完善，相信，在日后发展过程中，会更加便利，与此同时，档案管理的信息化建设实现了规范化管理，可以节约出大量工作时间，提升了工作效率的同时，也推动了事业单位各项事业的蓬勃发展。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的方法

（一）加强对事业单位内部档案信息化管理基础设施的投入

要想更好地推进档案管理的信息化工作，基础硬件设施一定要到位，需要事业单位内部提供更加丰富的资金，用于购置相关档案信息化管理工作的基础设备。在单位内部的财务预算方面，应增加对专业信息化设备的投入，全面评估单位内部的发展情况，对单位的设备需求有一个基本的把握，为档案管理信息化的开展提供更加有针对性的档案管理设施。

（二）建立事业单位档案管理信息化标准

目前，从事业单位档案的信息化建设过程看，更加需要完善其标准，只有结合实际建立标准，才能提高信息化档案管理有效性。首先，从统一的信息化档案录入标准上看，必须制定更加符合发展的标准，做到录入过程的规范化，包括录入原则以及格式方法，文字标识等等方面，都要以统一标准进行衡量。在此过程中，也要做好档案提取的检索设置。其次，在相关的软件开发与研究过程，要统一作业，为了更好的实现各区域的档案互动，必须进一步依托有效的档案信息资源，实现共享的同时，也力求进一步提高管理效率，通过建立信息化标准，必然会提高档案管理过程的信息化建设能力。

（三）构建信息化平台的推广模式。事业单位推进档案

管理信息化的目的是为了更好地服务于档案的各类使用者。为此，档案管理人员务必转换观念，做好自身定位，提高服务意识。首先，档案管理人员要研究信息建设平台的推广宣传工作，减少因信息不对称等原因使真正需要者无法使用档案的情况发生。其次，构建组合式的信息平台的推广模式，为使用者着想，提供便捷的档案服务，提高档案的使用效率。

（四）建立完善的档案管理制度

只有科学的档案管理制度，才能促使档案管理信息化的顺利进行。事业单位应该就自己单位档案管理的实际情况制定一个符合实际情况的规章制度来知道档案管理信息化建设的工把档案管理信息化的内容作为事业考核的一个指标，或者将档案信息化的建设工作融入到职称评定、表彰奖励、责任追求等制度，中这样就充分调动了大家的积极性，这样才能更好的服务于事业单位档案管理的信息化建设。有了相应的管理制度，管理档案的人员就会更加有工作的热情，也会更加耐心、认真的对待档案管理的工作。这样也才能使档案管理的信息化建设工作能够更加顺利的实施。

（五）提升事业单位档案管理信息化安全性

从现阶段档案信息化建设上看，其管理过程的安全问题备受关注，现代化给予档案管理先进的管理模式，但也给档案管理带来了新问题，尤其是安全问题，因此要高度重视，具体保证措施如下：首先，从网络共享性人手，共享过程因数据被广泛利用，存在被篡改危险，那么为了提高相关安全性，要重视访问权限的设置，同时，也要做好身份识别，重视加密设置；其次，档案管理人员要严格把控相关内容，尤其在网络安全维护过程中，必须从档案的管理安全出发，时刻做到有效的安全升级与维护管理；再次，安全性提高过程，要重视相关防火墙的设置，基于高质量的杀毒软件为主，要积极重视升级，即使进行系统更新，修复相关漏洞等等；最后从设备的管理入手，相关的设备在管理与维护阶段，必须做好清洁，包括定期的除去灰尘或防湿等等，这是避免发生硬件损坏的关键，保护硬件设备也可以阻挡不必要的数据丢失风险。

三、结语

总之，作为档案管理人员，必须明确信息化的积极作用，同时也要重视在信息化建设过程中存在的不足，只有明確发展的时效性，才能进一步推动信息化档案管理水平提高，也会进一步为人们提供更加高质量的档案管理服务。