电子文件归档管理系统的总体设计

邹名璐 罗元

摘 要：以中国空间技术研究院的电子文件归档管理系统开发设计为背景，在深入研究单位现行归档业务过程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系统数据结构和体系结构的基础上，提出了符合产品文件全生命周期管理实际的系统功能性、非功能性需求，提出了符合AVIDM框架的电子文件归档管理系统总体设计思想和总体系统结构，确定了系统的功能模块/单元划分，为完成系统的详细设计、逻辑实现和调试测试奠定了基础。

关键词：电子文件归档，文档管理，需求分析，设计思想，系统结构，模块/单元划分

中图分类号：C934 文献标识码：A

Abstract： Taking the development and design of electronic document archiving management system of China Academy of Space Technology as the background，on the basis of a thorough study of the process and management mode and management system of the Academy's current archive business，and a comprehensive analysis of the data structure and system structure of the existing AVIDM system，this paper puts forward the system functional and nonfunctional requirements in line with the practical situation of whole life cycle of product documentation，proposes the overall design thought and system structure of the document archiving management system which conforms to AVIDM framework，and determine the division of function modules/units of the system，laying a solid foundation for the system's completion of detailed design，logic implementation and debugging test.

Key words： Electronic document archiving，document management，requirement analysis，design thought，system structure，module/unit division

1 引 言

早在20世紀末、21世纪初，中国空间技术研究院就开发并使用了电子文件管理平台“航天飞行器集成设计与制造系统（AVIDM）”，实现了对文件的创建、审批、打印和分发等环节的有效管理与过程控制[1]。近年来，本文作者所在团队在研究院信息化建设重点项目的支持下，对原AVIDM系统进行了电子文件归档管理功能的扩展性设计，将全院电子文件归档管理与原来的文件、资料管理等功能集于一身，为包括文件编写、审批、打印、分发、更改，直至归档等各环节在内的航天产品电子文件的全生命周期管理，提供了一个完整、安全的一体化平台，推动全院实现了基于AVIDM平台的文档全生命周期网络化、电子化、自动化管理，为全院的科研生产提供了更便捷高效的档案服务。本文结合该系统的开发设计，论述电子文件归档管理系统的总体设计思想。

2 电子文件归档管理系统的需求分析

2.1 电子文件归档管理系统与AVIDM其他功能

模块的关系分析

本电子文件归档管理系统的设计，旨在实现AVIDM系统中保存的电子文件从受控库和现行文件库到档案库的组织和迁移，以及对档案库归档过程和档案数据利用的管理。归档及其管理作为整个电子文档流转过程中的最后一大环节，它与现行AVIDM系统的关系如图1所示。

由图1可看出，文件归档管理业务依次经历以下五段工作流程：归档文件数据导入→组卷与调卷→归档数据移交→现行数据销毁→归档数据

导出。

2.2 系统中主要数据的传递和状态转换

中国空间技术研究院目前要求归档系统所需管理的数据，主要是文本类和图纸类两类文档数据。数据（文档）依次在AVIDM系统的设计库→受控库→资料库→归档过程库中流转，流转的信息主要包括文档的属性条目和文件实体两部分。其中文档属性条目信息在各库中由于描述的角度不一样，经常增减变化，所以必须按业务需求分别建库

管理。

目前，数据（文档）在系统各库之间是依次复制相应版本的文件实体和文档属性来传递的[2-3]。具体如下：设计库送审通过的文档入受控库受控，同时在资料库中复制一份便于资料人员进行现行文件处理。现行文件归档时将从资料库中把文档的最新版本复制到归档过程库，归档完后，根据用户需要将归档结果迁移到相应的档案系统中。

数据（文档）从开始准备归档到最后归档完成，将经历一系列状态的转换过程，大致如图2所示。

2.4 系统主要数据结构

系统主要的数据结构包括文档信息、案卷信息、目录信息。

文档信息是本系统的主体数据结构，定义了一个文档或文档列表的有关信息，包括：档号、卷内序号、卷号、文档编号、文件名称、文件类型、保管期限、技术保管、归档人员、归档日期、文件载体、冻结标记、销毁标记、移交标记、变更记录、密级、案卷题名、编写人员、编写日期、编写单位、阶段、备注等。

案卷信息定义了归档案卷的有关信息，包括：卷号、案卷名称、文件数、备注等。

目录信息定义了组织案卷的目录的有关信息，包括：目录名称、产品属性、阶段属性、备注等。

对各数据结构中每个具体的数据项，都应从数据类型（字符型/整数型/日期时间型）、数据来源（输入/系统自动生成/ AVIDM文档管理或补录输入等）和项目说明等方面做出描述。

2.5 系统功能需求分析

电子文件归档管理系统[4]是针对中国空间技术研究院的归档需求设计的，其功能以归档过程管理为中心，围绕现行产品型号文档的全生命周期管理，分别从现行数据导入、组卷与调卷、销毁管理、移交管理、补充归档管理、归档数据导出、报表管理、数据查询与统计、过程审批管理和系统权限配置等十大功能进行设计。各大功能都包含一项或多项子功能。

（1）“数据导入”包含9项子功能：冻结文件，解冻文件，固化文件，导入文件，补录文件，批量补录，删除文件，移动到销毁区，导入配置。

（2）“组卷与调卷”包含4项子功能：目录管理，案卷管理，卷内管理，送审管理。

（3）“销毁管理”包含3项子功能：销毁文件，移动文件，查询文件。

（4）“移交管理”包含2项子功能：标定移交，取消移交。

（5）“补充归档管理”没有下分子功能，即只有一项子功能。

（6）“歸档数据导出”包含2项子功能：导出到目录，按光盘格式导出。

（7）“报表管理”包含2项子功能：报表模板，报表管理

（8）“数据查询与统计”包含3项子功能：归档信息查询，档案信息查询，文件总数统计。

（9）“过程审批管理”包含5项子功能：预审批，移交/销毁审批，调卷审批，归档结果审批，过程审批监控。

（10）“系统权限配置”包含2项子功能：系统级权限配置，产品级权限配置。

3 电子文件归档管理系统的总体设计

3.1 系统设计基本思想

（1）由于本系统是作为AVIDM系统的一个组成部分而存在的，其设计是对原AVIDM系统的功能拓展性设计，所以从整体上看，本系统将沿用AVIDM的B/S和C/S相结合的体系结构和工作方式，即整体采用B/S三层结构，从内到外分为数据层、业务层和表示层（客户层）；而电子文件导出和数据批量导入等与客户打交道的部分则采用C/S工作方式。三层结构中，数据层是永久性数据保存的场所，其中保存系统所用到的档案库，提供与用户请求关联的数据库支持。业务层由运行在J2EE应用服务器下的JavaBean组件构成，封装业务逻辑，处理用户请求。表示层主要使用HTML、JSP和Servlet，它通过HTML或JSP页面向用户显示用户界面，显示响应信息；用户通过浏览器提交请求，表示层读取用户请求，并根据不同的请求调用中间业务层Servlet、JavaBeans 。

（2）为了实现本系统与现行AVIDM系统的有机联系和无缝连接，以形成高效的一体化的企业集成信息系统，要重视本系统与AVIDM系统中其他模块间的信息交换和共享设计。

（3）采用面向对象和工作流的分析设计方法。一方面，要重视对现有的归档业务过程进行逻辑抽象，将其中一些关键步骤抽象为工作流当中的节点、关键对象（功能）设计为类，并挖掘整理业务逻辑内部关系以及不同业务逻辑之间的交叉关系。另一方面，要通过规范管理制度来为实现归档过程的自动化提供支撑。这应成为整个项目研发的重点和突破点。

（4）鉴于航天工程的特殊安全性要求，一定要把安全性设计放在系统设计的首位。

①应按角色控制系统中所有终端用户的功能权限，实行有效的权限管控。

②对业务逻辑，要按权限最小原则和中间层独立原则进行安全性设计。

③对数据库管理系统，要采取必要的访问控制和数据备份、灾难恢复等措施；对数据库层，要充分发挥底层数据库的安全性、可靠性保证机制。

④应在网络层实行安全控制。

⑤为保证系统具有适应各单位归档需求的灵活性和顺应组织结构或功能发生变化的适应性，应对归档角色、归档权限、功能划分、文档的扩展属性，乃至档案数据库的门类和字段等提供尽可能灵活的配置/定制功能。

⑥为提高流通效率、规范流通过程，要使文档的整个流通过程能够规则地运行，使每个拥有合法权限的人都可以查询文档所处的状态，每个与归档相关的人都可以从系统中得到自己应有的任务列表。

3.2 系统总体结构

本系统总体结构如图4所示。该图既反映了本系统从整体上看由系统配置、归档过程管理和数据传输转换接口三大部分组成，又反映了本系统与原AVIDM系统文件/资料数据库及其管理逻辑的关系。其中归档过程管理部分是本系统主体，其归档操作系列及接口又是归档过程管理的核心；数据传输转换接口部分充当本系统与原AVIDM系统间联系的桥梁；系统配置部分则在进入实质性的归档过程操作之前进行归档角色及其权限等相关要素的配置。

由图4可看出：

（1）归档管理系统的数据存储剥离于系统库，单独创建独立的归档库。在归档库中，每一个产品（或者其他的划分类别）对应着一个数据表。

（2）通过在线自动导入或人工手动录入的待归档数据，经过归档过程管理内部的归档运行操作，最后形成各产品档案库和一系列报表。系统依靠数据的状态来驱动数据的流转，通过任务发送的方式来处理数据。

3.3 内外接口组成结构

本系统归档过程管理内部归档操作系列及接口，以及它与外部原AVIDM文件/资料数据库间数据传输转换接口的组成结构，分别如图5和图6所示。

从图5可见，归档过程的操作系列包括组卷、调卷、销毁移交、数据导出、任务审批和报表打印与信息查询等，其中组卷、调卷、销毁移交和任务审批，外加位于数据传输转换接口中的数据导入/录入，是核心操作。

由图6可见，归档数据的来源有两个：一是从原AVIDM文件资料库中自动导入而来，二是人工录入而来。无论自动还是人工获取而来的数据，都要转换成符合归档管理系统规定的格式。其中人工转换接口（程序）主要建立各接口参数，并可根据建立的接口参数，手工的、选择性的進行录入归档数据的转换；自动转换接口（程序）可以根据设定的转换周期和人工转换接口（程序）建立的接口参数，周期性地进行导入归档数据的转换。

3.4 功能模块/单元划分

根据上述系统功能需求分析和系统组织结构，本电子文件归档管理系统可按以下功能模块/单元划分来进行结构化设计：

（1）系统配置模块，包括归档角色及权限等各类相关配置；

（2）数据导入单元，包括在线自动导入和人工录入；

（3）组卷单元，包括任务审批等在内；

（4）调卷单元，包括移交销毁在内；

（5）数据导出单元，包括报表打印在内；

（6）数据利用单元，包括信息查询等在内。

其中以数据导入、组卷、调卷为归档过程三大核心功能单元。

4 结束语

以中国空间技术研究院的电子文件归档管理系统开发设计为背景，在深入研究单位现行归档业务过程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系统数据流和体系结构的基础上，提出了符合产品文件全生命周期管理实际的系统需求，提出了符合AVIDM框架的系统总体设计方案，包括总体设计思想、总体系统结构和系统的功能模块/单元划分等。按此方案完成系统的详细设计后，将电子文件归档管理系统与原AVIDM系统的文档管理模块、资料管理模块等集于一身，为将包括文件编写、审批、打印、分发、更改，直至归档等各环节在内的航天产品电子文件的全生命周期管理，提供了一个完整、安全、便捷的一体化平台，既保证了文件运转和管理流程的顺畅、高效，又实现了电子文档与纸质文档的同步归档管理，从而为全院的科研生产提供了更好的档案服务[5]。

设想下一步可在现有基础上，进一步改进、完善和拓展本系统。如：构建集现行文档管理、传统档案利用和档案借阅流程管理于一体，并引入多元、多检索点的布尔逻辑组配检索技术，变文本检索为超文本检索，以提高档案检索借阅效率的多功能文件归档借阅管理系统；利用近年来迅速发展起来的数据挖掘技术，对归档后文件系统中的大量文档数据进行挖掘，从中获取尽可能多的有用信息，建立科学合理的辅助决策模型，利用提炼、类聚、相关等方法，通过模型解算，进而获得各种专门知识，形成不同专题目录，以实现档案的编研服务，提供更准确而有针对性的辅助决策支持服务和其他个性化增值服务；引入基于物联网的大数据的采集、整理、分析和共享技术，推进大数据在科技情报资料管理优化完善中的应用开发，以进一步提高科技文件归档管理的质量和效率，为单位的科研生产更好地发挥服务保障作用；等等。

参考文献

[1] 梁晓珩，王文莉，樊继红.基于AVIDM的电子文件管理[J].中国制造业信息化，2008，（04）：39.

[2] Integrating Records Management into Information Resources Management in U.S.Government Agencies[J].Govern-ment Information Quarterly，2000，17（1）：13—26.

[3] AN Xiao-mi，JIAO Hong-yan.Assessing records management in China against ISO 15489 and the implications[J].Records Management Journal，2004，14（01）：33—39.

[4] 国家档案局编著.电子文件归档与电子档案管理概论[M].北京：中国档案出版社.1999.

[5] 邹名璐.电子文件归档管理系统设计与实现[D].西安：西北工业大学.2013.