加快医院人事档案管理信息化建设的若干思考

文/汪媛媛

加快医院人事档案管理信息化建设的若干思考

文/汪媛媛

秦皇岛市第一医院

医院人事档案管理怎样适应社会发展要求，面对新的挑战，是当前人事档案管理人员需要考虑的重要问题。人事档案管理的最终目的是实现人事档案的充分利用，为医院的各项管理提供决策的依据和科学的信息。人事档案信息化管理是医院管理工作中的一个重要组成部分，建立建全医院人事档案信息化管理系统，充分发挥人事档案信息化的作用，使人事档案工作更好的服务于医院全局。

医院；人事档案；信息化

医院人事档案是对院职工的学历变动、工资增减、职称晋升、政治面貌、家庭和社会关系、职务变迁等方面的反映。很长一段时期医院人事档案管理主要是对实体档案资料的保管维护、简单整理，其工作内容非常单一，在材料收集上较为被动，也不够及时。人事档案管理没有遵循其动态性规律，从而让医院职工的技术水平在人事档案中得不到应有的体现，无法真实而全面地反映出医院职工的当前状态。

在人事档案管理中，必须要实行动态的管理模式。首先，新的人事档案内容必须是员工各阶段的真实状态的反映，不仅要体现其个人特色（如医德医风），还要体现其专业技术水平（如科研成果、技术专长）。其次，随着医院及个人的不断发展，人事档案中还要及时补充一些体现社会发展、个人特色的新内容。体现个人特色的新内容主要包括如病人满意度、为人信用度一类的诚信材料，或者是相关考核材料，如职业道德、政治思想水平的考核，专业技术水平的考核，工作态度的考核，工作业绩的考核等。第三，在人事档案中要及时增加能体现个人医疗技术水平的内容，如个人专业技术水平在国内外的影响力及地位、新技术使用情况等。第四，将个人的学历材料、奖惩材料、工资情况、职称材料等及时归档。只有这样，通过档案查阅，才能得到全面的、准确的当事人信息，才能实现人事档案真正的、全面的动态管理。

1 信息化在人事档案管理中的作用

在办公自动化、人事制度改革的不断深化和推进下，微观管理、宏观调控、人才预测、科学决策等工作对人事档案管理信息系统的依赖性将更强。所以医院必须要构建起计算机网络，尽早实现人事档案的现代化管理。建立人事信息管理网络系统，能有效提高其工作效率、改善服务质量，并能进一步加强人事管理。

信息化管理会提高医院人事档案工作的准确性和工作效率，使人事管理部门可以迅速准确查找到符合某些特定条件的人选，避免象以前传统陈旧的查找档案柜、一个一个档案袋翻找的方式，大大节省了人力和时间，避免繁杂重复劳动，提高工作准确性和工作效率。如按姓名、科室、职称、工资等检索条件，通过计算机运算速度快、超强的统计分析能力，精确、快速呈现所需要的各类信息数据，灵活自动生成各种所需要的统计报表、数据表格和详细名册，还可以按条件自由打印，避免手工抄写可能出现的人工失误，存档保存的材料和向上级呈报的各种报表整齐、美观、准确性高。医院人事档案信息化管理更可以便捷及时更新职工最新信息，保证人事工作的准确性、时效性。大量的人事档案信息保存在光盘、U盘、硬盘上，避免浪费大大节省了资源。同时还可以发挥网络优势，实现人事信息和公务文件电子邮件传输，使医院人事档案管理工作逐步走向现代化、制度化和规范化。

2 健全与完善医院人事档案信息化管理系统

人事档案信息化管理系统便于了解医院每个员工的具体情况，全院员工的综合情况。目前我院人事档案信息化管理系统主要包括：员工自然信息如出生日期、参加工作时间、学历演变、职称演变等情况；调入、调出、退休员工的信息；职工医疗保险、养老保险、公积金、月工资库；各式各样数据的统计、报表等等。为了使人事档案管理更好地服务于医院全局，应健全与完善以下几点：

2.1加强各级领导对人事档案信息化的重视。充分认识医院人事档案信息化管理的重要性，更好地发挥信息化在人事档案管理工作上的作用，在经济上、工作上多方面为其提供有利条件，全面提高人事档案信息化的现代化管理水平，保证医院人事档案信息化管理的健康有序发展。

2.2 选用科学合理的档案管理软件系统。医院应该由上而下制定一套统一的数据库，便于医院各部门之间信息资源共享，一套科学合理的人事档案信息化管理系统，能够保证人事档案数据的完整和准确性，更好的发挥信息化在人事档案管理方面的作用，加快推进人事档案信息化管理工作。

2.3重视人事档案信息化系统的日常维护和安全。数据库中的信息必须保证其真实性，数据库中的员工信息与实际情况必须相符，信息要做到及时更新。人事档案信息化系统涉及到每个职工的个人信息、医院的综合情况，应及时进行数据库数据备份，配置最新的硬件设施，随时维护数据库安全，防止因网络病毒感染引起数据泄露，做好人事档案信息化数据的保密工作。

2.4对从事信息化管理的人员加强知识更新和业务培训。加强人事干事的政治素质和业务的培训，多组织专业培训、进修学习，也可以自学等形式，提高人事干事的信息化水平和工作能力，同时从思想上树立科学的发展观，保证信息化的良好工作状态，适应新时期医院人事档案信息化管理工作的需要，努力建立一支高素质人事档案信息化管理队伍。

在医院人事档案管理工作中采用信息化管理，摆脱了陈旧繁琐的手工方式，减轻了劳动强度，提高了办公效率，满足了新时期医院人事管理工作的需要。医院人事档案信息化管理是一项时间长、任务重的工作，加强人事档案信息化的建设，推进档案信息化的现代化管理，迎合了新时期医院的改革发展方向，为医院的持续发展奠定坚实的基础。

[1]李芝.人事档案信息化管理之我见[J]. 科技创新导报；2009，14：161.

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J]，中国病案；2008，5（9）.

[3]胡玉蛾，浅析数字化信息在人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志；2011（7）：689.