浅析如何保障档案管理的保密性

蔡林

青岛能源华润燃气有限公司 山东青岛 266000

1 开展档案保密工作的关键性

档案内容记录着企事业单位的发展，是最可靠、最完整的信息数据。在市场经济体制下，企业之间的竞争本质上是信息、人才和资源的竞争，信息竞争的能力取决于企业的档案。如果公司有良好的档案保管记录和丰富的档案资源，无疑是在激烈的市场竞争中可以获得大量有用的信息，而那些档案数据薄弱的公司很可能被市场无情淘汰。某些档案信息牵涉到的不仅仅是一家企业或者单位的关键性事项，而且也涉及到了国家的某些方针与政策，提前泄密所带来的安全风险系数极大，很可能会破坏正常的工作进度，同时也会造成相关企业和部门的名誉、形象受到很大的损害。可见，档案信息的保密工作是十分必要的，其重要性也是不言而喻的，尤其是在当今电子档案和安全管理系统应用愈加普遍的今天，更需要维护安全的网络环境，确保关键信息资料的安全以及保密性。

2 当前档案管理保密性管理存在的问题

2.1 领导不重视，管理人员水平不高，保密意识淡薄

长期以来，许多领导对档案的管理和归档问题争论不休。他们认为这些档案只是随便找来的，用处不大。正是这种思想，使得每个单位的档案都是保密的。其性质大大减少，甚至出现泄漏，给机组造成重大损失。这是对档案认识不足和观念误区的重要表现。同时，由于领导的不重视，很多单位的档案管理人员都是二线退休员工或新入职员工。这些人员没有收到相关专业知识训练，管理文件并不是在法律上，这使得管理文件在这个过程中，收集不够全面，不够清晰，排列归档不够准确，绑定不够详细，这样文件的机密性降低，和一些文件管理人员不够负责，甚至有多个工作，档案的能源投入也不够。影响文件管理水平[1]。

2.2 部分单位档案室的软硬件设施不够完善

个别单位未设有档案室，档案都是零零散散的寄存于各办公室或个人手中，这就给档案的保密性高低带来巨大挑战，极容易泄密。而有的单位即使设有档案室也不被重视，把档案室置于最不好的位置，或档案室内空间过于狭窄，这种情况对于档案多的单位就会带来存储空间不足，或由于屋内潮湿，不及时打理，造成档案杂乱，甚至虫蚀鼠咬使档案破损，使档案的保密性、完整性大大降低。同时，涉密文件的相关资料，在存放时比较随意，存放管理不严格，乱放乱存，档案的存放载体如U盘、移动硬盘等，在存储的过程中都会导致资料的泄漏，

2.3 档案保密制度不够完善，落实不到位

目前，我国档案管理工作的管理范围有限，档案利用率低，档案信息的安全性和保密性差，档案在收发过程中管理不严密，时常出现有借无还、缺乏记录、流失严重等现象。档案管理的保密工作在执行的操作上不够规范，在管理的过程中没有建立严格的管理制度，这都是会给档案保密工作带来安全上的威胁。这些现象说到底都源于档案管理工作制度上的匮乏。档案工作缺乏专业化、系统化、长期化的有效管理严重阻碍了档案管理的现代化进程[2]。

3 保障档案管理保密性的措施

3.1 提高工作人员的档案管理观念，提高他们的认识水平

档案管理工作之所以得不到重视，主要是因为人们对于档案管理的认识不够正确和全面，缺乏档案管理观念。所以企业就要加强工作人员对于档案管理的正确认识，明确地认识到档案管理的重要意义，将档案的保密管理作为当前的工作重点来抓，从而更好地提高档案保密管理的工作效率。此外，企业还要树立全员参与档案保密管理的意识，动员全体员工都参与到档案的保密管理工作当中，更好地保证档案的保密性。

3.2 加强制度建设，建立责任追究机制

保密工作人员的自觉性和防范意识是非常重要的，但是仅仅依靠员工的自觉性是远远不够的，还是要从根本的保密管理制度出发，找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以弥补，才能真正依靠完善的保密制度来做好档案信息的保密性工作。也要进一步健全相应的责任落实以及追究制度，提高管理人员的责任感，督促管理人员切实履行好自身的工作职责，防止在遇到信息外泄问题时相互推诿。

3.3 增强员工培训，提升员工保密意识

员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律法规，具有较高的专业素养。

总的来讲，在今后的保密工作当中，对于档案资料的保密等级要加以严格区分和辨别，对于机密性的档案信息要及时进行相应的保密处理，从管理制度和基本流程上设置诸多借阅和访问权限，同时加强电子档案及其安全网络系统的保密管理水平，通过科学的技术手段来加强档案的安全性。