办公室文秘工作效率提高策略分析

吴晓燕

摘要：作为综合协调部门，办公室相对于一个单位的内部构成来说，是非常重要的一个组织结构。在办公室工作中，文秘需要处理单位内部多种类型繁杂的工作。以此能够看出，办公室文秘工作效率的提高，可以增强单位内部办事效率，同时也能将办公室工作职能发挥到最大化。在此基础上，本文对事业单位的办公室文秘工作提升策略进行简要分析，为提高事业单位的办公室文秘工作质量提供建议与参考。

关键词：事业单位；办公室文秘；工作效率；策略

一、事业单位办公室文秘工作效率提高的意义

相对于事业单位内部整体环境来说，办公室既是一个独立的综合性职能部门，也是整体行政管理工作的中枢，是内部结构中承上启下的重要组织结构。既要下达上级领导的任务与指示，还要向上汇报总结各部门的实际工作落实执行情况，所要承担的工作任务量大且繁琐。不仅如此，办公室还需建立对外工作窗口，使整个单位与外部相关部门的信息保持正常交流与沟通，为事业单位树立良好的公众形象。文秘是办公室工作主要承担者，所以办公室的工作效率深受文秘工作效率影响，只有提高办公室文秘工作效率么，才能保证办公室工作有效开展。

二、事业办公室文秘工作应遵循的准则

在工作实践中，事业单位的办公室文秘应围绕以下两点原则来展开：第一，办公室文秘需以事业单位各项规章制度、规范流程为主开展工作，身为办公室文秘，要严格要求自己，对待工作要保持严谨的心态与积极的情绪，认真按照规章制度办事，以此才能确保各个部门工作的顺利开展；第二，办公室文秘需要不断提高自身的综合素质，具体工作中办公室文秘面对的是多个部门的繁杂业务往来，所以办公室文秘要具备一定的岗位责任感，以提高自身理论基础和实践能力，塑造与岗位需求相符的形象。在日常工作中，需要办公室文秘可以积极参与理论学习，以此提升自身的工作能力，为办公室工作顺利开展打下坚定的基础；第三，作为承上启下的行政管理中枢部门，办公室文秘工作要服从上级领导的安排，认真传达上级领导的任务部署，保证事业单位内部工作井然有序。

三、事业单位办公室文秘工作效率提高的策略

办公室文秘工作对于事业单位行政管理工作来说是非常重要的环节，所以应对办公室文秘工作效率提升做出详细的研究，笔者将从以下三个方面讨论办公室文秘工作效率提高的策略，为办公室文秘具体工作实践提供建议与参考。

（一）强化办公室文秘工作人员的岗位职业培训。

办公室文秘这一岗位对工作人员的基本要求，就是具有一定的知识储备及专业能力，在日常工作中能够将自身工作与单位长期发展结合在一起，不断学习与之相关的知识，提高自身的综合素养，以此才能做好办公室文秘工作，保证与各个部门之间展开顺利的交流与沟通。

事业单位应为办公室文秘工作人员定期举办岗位职业培训。培训内容可以围绕以下几个方面：1.我国的大政方针；2.最新的法律法规；3.与自身单位相关的新法规、新业务以及新型工作模式等。通过定期的培训使办公室文秘工作与时代发展相协调，并且要走在时代发展的前沿，保证事业单位内部文秘工作新型工作模式和工作理念的执行力。与此同时，还要加强对办公室文秘工作人员职业精神的教育，使他们树立服务意识与奉献精神，并用具体的实际行动服务于单位的各项工作，为单位的发展作出更大的贡献。

（二）构建办公室文秘工作人员的管理制度。

西方国家大部分事业单位在办公室文秘工作方面的经验是非常成熟的，而且已经形成了体系式、制度式的办公室文秘工作理念与模式，可以从整体上提升事业单位的办公室文秘工作效率及管理质量。国内事业单位应该长期不断的学习国外相对相近的事业单位管理理念与模式，以此积累事业单位管理经验，完善自身的经济性运行管理体系，是发展事业单位管理现代化、国际化等目标的有效途径之一。国内事业单位的发展历史相对来说较短，事业单位办公室文秘工作并未形成制度式与体系式的理念与模式，所以在全球经济一体化发展进程中，需要向国外事业单位借鉴學习。所以，在我国科学技术持续发展的今天，事业单位的办公室文秘工作应以更新管理、变革管理模式为主，引进西方事业单位先进的办公室文秘工作理念，并应用相对先进的智能化信息管理技术、完善的管理制度，确保办公室文秘工作顺利开展。

（三）优化办公室文秘工作人员考核体系

为确保事业单位各项工作制度、规章能够有效执行，并发挥积极作用，事业单位还应该积极构建与之配套的考核制度和奖惩办法.例如在事业单位内部建立三级考核体系，引入曝光机制、综合季度评比制度等，并做好制度执行状况的监督和考核工作。事业单位需要定期对各个职能部门以及部门责任人执行工作责任制的情况进行考核，同时将工作责任和个人经济相挂钩，并纳入到员工的绩效考核中去。针对较好执行办公室工作责任制，能够有效避免工作失误的人员给予必要的奖励，而对玩忽职守，不履行办公室工作责任制的要求，出现重大错误的人员给予一定的经济处罚。奖惩并非终极目标，而是通过这样一种手段来提醒各个职能部门牢记己任，全面树立良性的工作意识，以便于真正将办公室工作责任制落到实处，从而确保事业单位经济性运行目标的实现。

三、结语

办公室是事业单位的综合协调部门，同时也是单位行政管理的中枢，提高办公室文秘工作的效率是单位实现有序发展的必然选择，也是时代发展的必然要求，对于单位的发展具有十分重要的现实意义。本文对提高办公室文秘工作的重要意义以及应当遵循的基本原则进行了介绍，并从加强职业技能培训、建立晋升考核制度、设置奖惩机制三个方面提出了提升事业单位办公室文秘工作效率的建议。

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