基于信息化的企业费用管控探究

2018-12-07苏云

商品与质量 2018年45期

苏云

莱芜钢铁集团银山型钢有限公司炼铁厂山东莱芜 271104

1 信息化的企业费用管控意义

随着科学技术的不断发展，对于企业财务信息化要越来越高，为了最大程度将大数据转化为商业价值，必须要构建相应的财务信息化系统。对于传统的会计信息系统主要是为了更好的发挥会计电算化或者会计核算信息化，关注如何运用信息技术实现会计信息的录入与财务报表的呈现。随着社会的不断发展，财务管理工作的核心需要从核算型财务向价值创造型财务转变，现代财务管理的职能要敏锐的把握国家政策导向、紧密围绕整体的经营目标，积极探索变革时代财务管理的新价值，充分利用信息技术促进企业资金的增长，实现会计领域的经营专业化、信息网络化、管理规范化和科学决策。财务管理者要更好地为企业的资本运作和优势重构提供战略支持，努力成为企业改革和经营布局的接班人和推动者[1]。

2 基于信息化的企业费用管控可行性

2.1 分析和确定系统的目标

信息产业企业成本控制的目的是实现科学、自动化、系统化、标准化、有效的成本控制和计算机管理，传统手工办理办公用品申领业务方法存在很多不足，主要是速度慢、效率低，采用信息化方法能够很好的解决这些问题，使办公用品管理业务摆脱单调重复的日常工作，降低劳动成本，提供高效的公共服务，提高工作效率，优化管理流程[2]。

2.2 济可行性

在全球信息化时代，企业实现办公用品管理信息化、系统化、自动化的愿望越来越迫切。目前仍有许多企业在手工办公用品的管理上，在人力、财力和物力资源上都存在着大量的磨损，因此迫切需要一个安全、高效的办公用品管理系统软件。该系统采用第三代编程语言实现，具有成本低、使用方便、市场前景好、经济前景好等优点。

2.3 管理可行性

模块化设计方法有助于软件开发过程的管理，因为整个程序被科学合理地划分为多个功能模块，每个模块都是单独设计的，这有助于降低整个程序的设计难度，减小误差程序的影响范围。子模块很容易实现，同时也能够更好的进行程序的修改和衔接，同时对于企业的相关人员也具有很好的作用，能够方便后勤的操作。

3 基于信息化的企业费用管控

3.1 明确费用管控信息系统的原因及目标

如何通过计划有效的管控公司费用，尽可能减少或杜绝计划外费用，让经营行为变得可视化、透明化，是公司费用管控的要点，也是信息系统建设的初衷。为提升费用精细化管理水平，有效促进办公效率的提升，推广财务信息化建设，并在集团内全面推广费用管控系统。结合公司的业务特点，该系统需要实现费用管控、计划体系、SAP会计核算的无缝衔接；实现业务流、资金流、信息流的高度统一，进而促进集团费用管理水平的提升。

3.2 费用的填写及报备

在普通的费用填报流程中，大部分是以产生费用的人或者他的助理来处理这些贴票的工作。费用的填写及报备作为整个过程的开始，需要在贴票之后进行汇报工作，这个环节会以原来的发票作为依据分别分类汇总，然后开始审查其是否符合报销标准。对于这个环节，其一般会存在一些问题及解决方法，如下：（1）发票上面的信息不全。比如对原始发票进行分类汇总的时候，其原始票数不能准确提供使其作为后来的凭证数。又比如其分类标准不一样，没有固定的标准。（2）在填写的过程中没有可靠的审核依据。如一些相关责任人的信息缺失，以及一些表明费用的合理性的证明。因为一般费用发生部门在普通意义上被定义为责任方，但在现实工作中，费用经常发生交叉现象。而且在旅行出差的路程当中，其发生的费用和人数一般不会反映到统计当中，会导致判断失去合理性。（3）费用填报过程的优化。对于这个环节的提高，应该加强提供依据，提供较为清晰的凭证，以及较为完备的信息。只有有一个完善的费用报销流程，有规范的报销单据来作为凭证，那么费用报销就会变得简单便捷。