浅谈新时期档案的保密性与共享性

文/陈会友，河北省承德市兴隆县信访局

一般来讲，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是档案的本质属性，此外还具有知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，因为历史再现性是我们公认的档案的本质属性，而其它特点则为其一般属性，因此，从本质上说，档案就是再现历史真实面貌的原始文献。也正是因为如此，无论任何时代、任何形式的档案都始终具有着比较严格的保密性。然而，随着人类社会文明程度的进步，特别是现代化社会文明、和谐、合作、共享等特点的凸显，从前比较保密的档案也要与时俱进，在继续强化自身保密性的同时也要主动适应时代发展，比如在保证个人隐私与国家机密的前提下走共享之路。那么，实际的档案管理工作中，到底应该怎样处理二者之间的关系呢？

1 整体上来讲，必须严格贯彻落实《保密法》以及19 91年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神

在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，主动接受保密部门对调密工作的监督指导，积极配合有关部门搞好档案涉密文件的清查鉴定。具体工作中，严格划清密与非密的界限，科学确定档案开放制度、标准、范围，尤其是严格落实岗位负责制与责任追究制度，还要加强各种监督体系与制度的建设，确保重要隐私和重大机密的保密性。

2 切实依法依规建立适应各类档案保密管理的国家标准，确保保密与解密工作依法依规进行。

实际工作中，我们对涉密档案的变化调整，既要立足于当前的实际工作，还要着眼于未来的可持续发展。那么，建立健全相关的标准与制度就显得至关重要了。例如科学建立划定密期标准与制度，科学建立调密通知单制度，建立涉密档案接收标准制度等，用制度的笼子管理、约束档案的管理行为，以遏制一切玩忽职守行为。

3 切实加强新时期档案的科学管理与高效管理工作。

传统的档案管理很神秘，但也容易形成上级或者相关部门监管的真空，前些年的人事档案管理过程中的履历作假、学历作假现象就时有发生。因此，在国家标准的统一领导下，加强档案的科学管理、有序管理、人性化管理，就不仅是档案管理工作本身的职业要求，更是关乎社会的稳定与和谐发展的战略问题。

1.科学管理，首先是严格遵照并认真执行国家标准。需要强调指出的是，这样的标准不仅是档案管理人员应该非常熟悉的，而且应当加强宣传，使全社会知道相关标准，在全社会形成尊重标准、执行标准的良好风气。

2.科学管理，就是在标准指导之下严格落实标准。尽管不同行业、不同部门、不同性质的档案管理起来有着各种实际特点，但是，加强档案本身真实性进而发挥档案历史再现性作用都是必须坚决强化的。所以说，严格落实标准，确保各类各级档案的真实性，当是档案科学管理的首要任务。与此同时，加强管理过程的有序性也是科学管理的重要工作。现代社会高速发展、高度发达，时间就是效率，时间就是金钱，科学而有序的管理不仅能够为相关主管部门调阅、审查提供便利，而且能够为所有需求者第一时间提供高效便捷的服务。

3.科学管理还包括充分利用现代信息技术、网络技术、云计算技术等技术手段强化档案的科学管理。与传统的档案管理，现代社会要求所有管理手段都必须科学化，因为管理的终极目的是确保被管理者科学发展、可持续发展，尤其是为人类社会的和谐发展提供便捷而优质的服务。因此说，我们在借鉴传统的档案管理经验同时还要与时俱进，积极主动适应现代社会发展的需要，加大管理成本的投入，包括管理人员成本、管理硬件成本等，用现代技术管理新时期的档案。

4 在强化档案自身的保密性基础上凸显档案的共享性

人所共知，历史再现性是档案的生命线，但是，我们人类社会已经进入到了合作共享的时代。尽管现实生活中并非任何东西都是可以用来共享的，但是，作为个体、团队、单位、国家发展过程中已经发生了的事实，其中有相当一部分内容是可以拿出来公开或者是共享的。这不仅是“以人为本”而尊重知情权的需要，更是“制度公开”“政务公开”“管理公开”“主动接受监督”等文明社会开放性的体现，或者说是社会进步、民族胸襟的体现。

1.严格执行档案管理标准，依据保密级别而共享。可以共享的，在实际管理工作中就不要以保密为借口“神秘”。人事档案中的履历、学历等明示信息，不仅允许个人查阅，还要定期公示、公开，主动接受社会的监督，以此杜绝造假现象。社保档案中，所有用来公示的信息都应该定期地予以公开，主动接受社会的审查与监督。所有政务工作中，凡是事关百姓利益而且百姓有权知晓的信息，都应该允许百姓查阅，主动接受百姓的监督。

2.积极正视共享时代发展特点，主动更新管理理念，加强共享技术应用，强化共享手段。在国际统一标准制度之下的档案管理，除了认真履职负责之外，还要牢固树立责任意识、监督意识，对共享信息认真负责。这里的认真负责包括管理成本的投入、新技术的引用，如为了强化共享信息的共享性，我们不仅要确保这部分信息的真正共享，还要主动拓宽渠道主动接受社会的监督，如利用电视广播、微信公众号、QQ公众号，甚至是公报、公示等手段加强宣传，从而保证档案信息的公正性、公平性和公开性。

3.坚持共享与监督相结合的原则。并非档案信息可以共享就能够为所欲为，而是在法律监督机制基础上的共享。任何时代里，人类的物质文明与科学技术在发展进步的同时都存在着人类的思想道德水准不能配位的现象，当今社会也是如此，因此各种网络诈骗、电信诈骗而非法使用他人信息的现象时有发生。但是，随着我们相应法律与制度的建设与实施，如是现象与行为将会越来少，直至被彻底遏止。因此说，可以共享的档案信息在提供共享服务的同时还要严格执行监督制度，以切实维护公民的合法权益以及国家利益。