行政档案管理的保密工作思考

2018-12-07陈晓帆辽宁中医药大学

新商务周刊 2018年22期

文/陈晓帆，辽宁中医药大学

行政档案管理一直都是我国比较重视的一份工作，随着经济时代的进步发展，行政管理工作在实际过程中面临着很多问题。如管理方法混乱、档案鉴定松懈、管理工作业余、相关工作人员素质较低及档案利用过程中保密工作欠缺。在解决和规避这些问题的对策中，需要详细分析行政管理工作的基本性质和基本内容，有针对性的提出解决方法和完善对策，如完善行政档案管理、加强档案管理保密工作、行政档案管理融合现代科技、提升相关工作人员的素质及做好档案利用过程中的保密工作。

1 行政档案管理的概述

行政档案管理工作顾名思义就是负责管理部门的档案管理，对于部门日常工作中所衍生出的文件资料进行管理保存，同时在行政档案管理过程中最重要的就是管理工作人员。行政档案的管理工作不仅有效的将公司重要文件进行统一收集管理，是促进部门安全发展的基础。同时，在行政档案管理的过程中，可以对保密文件进行特殊管理，防止机密文件的外泄。行政档案管理工作人员需要具备强大的责任心和专业工作素养，对管理文件工作细心认真，对档案管理的过程中核查资料严格负责，同时，管理工作人员需要具备一定的职业操守。

2 行政档案保密的意义

档案保密是保密工作的一个重要组成部分。作为信息存储的载体，档案蕴含着丰富的信息。在国家关于安全建设综合管理的建议中，档案保密尤为重要。从国家安全的角度，明确指出，在涉及国家全面治理和安全建设的若干问题上，所有公民都有责任，也有义务保护国家安全和利益。因此,对于重要的国家档案信息，如涉及军事方面、政治方面、外交方面、经济方面及科学方面等信息必须确保这些档案是保密的，从而防止被他人盗窃及使用这些信息。其次，从国家长期稳定的基本国策中可以看出，任何团体和个人都不得非法泄露或窃取他人的档案信息，应积极推动社会处在一个公平、公正、有序的和谐环境中。随着信息技术的发展,新形势下的档案信息被很多不法分子看作是一个谋求利益的机会，这为广大公民的个人信息安全造成很大的隐患。从长远来看,将会刺激更多的社会问题,影响人们的正常生活,而且还可以减少公民对国家的信心,导致国家信誉的损失,加大政府治理的难度,不利于促进名族团结与社会稳定。最后，随着2001年中国加入世界贸易组织，中国开始参与全球经济一体化的国际竞争。国家、政府机构、公共机构和企业档案信息的安全和保密，将使所有行业在国际竞争中更加公平与诚实。一旦某个单位泄露的文件信息,这必然会导致恶意竞争的出现,相关业务操作的影响,以及经济利益遭受损失,最终导致国家的经济创伤,这不利于国家努力促进和平的综合治理和建设。因此，无论是国家安全的宏观层面，还是从国家长期稳定和经济建设过程的中、微观层面，在国家安全建设环境综合治理中，档案保密工作都具有十分重要、十分深远的意义。

3 行政档案管理的保密工作中存在的问题

3.1 管理方法混乱

虽然我国在行政档案管理工作的过程中有明确的管理制度，但是由于工作人员的不稳定性导致交接过程中出现交接手续不完全等问题，同时各个岗位之间的人员调动频繁也是造成行政档案管理的重要困境。在档案管理的过程中，其他部门会自己进行档案更换，这就直接导致行政档案在管理过程中非常混乱。这些现象的产生在一定程度上加重了行政档案管理人员的工作量，也是行政档案管理保密工作的疏忽。

3.2 档案鉴定松懈

目前，在行政档案管理过程中的问题还包括工作人员对档案的鉴定松懈，行政档案管理的最重要的工作就是保证对内容的核查真实有效。然而在实际核查的过程中，工作人员对于档案的内容检查松懈，甚至对很多资料都没有进行核查，这在一定程度上造成了虚假档案的存在。这种虚假材料的出现，不仅在管理过程中给工作人员带来很大的麻烦，同时也会影戏nag整个行政档案管理的工作正常运行。

3.3 管理工作业余

行政档案管理工作是一项对专业性和细心程度很强的工作，只有具备细心和耐心的品质以及专业的工作素养才能管理好档案资料。然而在实际档案管理过程中，由于工作人员的专业素质不强，对相关的档案资料检查不严格，造成档案资料管理模式的混乱。同时，行政档案管理工作具有多方面合作协调性，并不是独立存在的，所以在处理的过程中，很容易影响到其他部门的发展工作。

3.4 相关工作人员素质较低

能够让行政档案保密的关键因素是人。但是各级部门对相关工作人员的专业知识缺乏培训，相关工作人员不知道如何有效防止行政档案被盗或者是行政档案信息泄漏。在一些单位中，即使是核心行政档案也不是保密的，即使是非工作人员也可以进行自由访问，没有任何机密性而言。此外，一些相关工作人员自身的素质较低，他们工作的动机仅仅之是金钱，他们可以做到无视集体或国家的信息安全，为了自己的利益，把重要的行政档案卖给别有用心的团体或个人，导致集体或国家的财产受损与名誉受损。这些问题是真实存在的，是不容忽视，寻求优质有效的方法策略对这些问题予以解决刻不容缓。

3.5 档案利用过程中保密工作欠缺

虽然相关工作人员能够较好的保证不对外开放的行政档案的机密性，但是对那些已经对外开放的行政档案导致这种情况的出现主要有两个原因。一是立卷归档与文档保密之间不相适应。通常情况下，传统行政档案保密工作中的立卷归档所采用的方法都是“四分法”，这样的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影响因素，使得在档案保密工作的技术操作问题上，存在着涉密文件资料与非密级文件资料混着交叉保存的情况。二是档案部门与保密部门在责任取向没有统一。在实际工作当中，行政档案管理部门与行政档案保密部门在责任取向上存在着严重的差异。一般来说，行政档案管理部门更关注行政档案的管理与使用，而行政档案保密部门则侧重于行政档案的安全，特别是一些较高级别的行政档案的安全。这种差异使得两个部门只能没有很好进行合作共同提升行政档案的机密性。

4 行政档案管理的保密工作中问题的解决措施

4.1 完善行政档案管理

对于行政档案管理中出现的内部混乱等问题，需要完善行政档案管理制度，对信息化的档案进行更加严格的看管保存。随着时代的发展和社会的进步，档案管理工作制度也应该即使更新完善，传统的档案管理制度已经不能满足现代人们对于管理工作的需求。在实际管理过程中，需要根据工作的方式和管理人员的特点进行分析探究，从而制定规范工作人员的准则，让工作人员更好的对档案进行管理。在完善行政档案制度的时候，应注意针对管理过程中出现的问题进行有针对性的改进，从源头上解决问题。

4.2 加强档案管理保密工作

档案管理的保密要求是管理人员的职责之一，在行政档案管理对档案信息进行严格保密是管理工作人员的重要任务。这种保密工作可以从多层次进行，如通过选择相对比较隐秘的地方进行档案保存。同时档案保存需要对所有档案的位置进行严格的防盗工作，对所有进入的人员进行严格筛查，只限定与工作相关的人员出入。加强对工作人员的管理制度，需要对档案管理工作人员进行严格规定，对保密文件不准外泄等。

4.3 行政档案管理融合现代科技

传统的档案管理模式大部分是依靠管理人员，然而随着时代的发展和科学技术的进步，行政档案管理工作中融入现代科技的手段，进行完整详细的档案管理模式。可以通过对档案进行二维码的扫描模式，将所有的信息录入电子计算机，这种管理方式不仅更加便捷，同时在对档案管理过程中可以更高效的进行档案管理分类或查询。在行政管理档案的过程中，可以高效迅速的查找有效信息，通过对信息的整理收藏提高信息的有效性。

4.4 提升相关工作人员的素质

行政档案管理人员的基本职责是确保档案保存的完整性与安全性。作为一名行政档案管理人员，第一件事是要有强烈的责任感，确保行政档案是完整的、有序的和齐全的，并尽力阻止任何可能导致行政档案丢失或损坏的现象发生。为此，加强档案管理工作队伍建设是十分必要的同时也是十分重要的。行政档案管理人员不仅需要具备较高的专业知识，而且还要具有强烈的责任感以及良好的政治素养，只能这样才能更好地胜任行政档案保管工作。而且作为行政档案管理人员，他还应该在枯燥的工作中保持灵活，善于总结、提取和应用自己及他人的工作经验。与此同时，行政档案管理人员还具备高尚的情操与强烈的奉献精神，要耐得住寂寞与清贫。行政档案管理人员只有天天努力做好自己的本质本质工作，才能在此过程中不断地提升自己的工作效率，使行政档案管理工作得到改进，使行政档案的保密性得到有效提升。

4.5 做好档案利用过程中的保密工作

在行政档案利用的过程中，对其保密工作有三个要求，即加强对行政档案使用的监督，处理好行政档案利用与保密之间的关系，以及处理好行政档案开放过程中的保密工作。具体而言，满足以上三个要求应做到以下这些。第一，加强对行政档案使用的监督。在行政档案使用过程中存在行政档案信息泄漏的巨大风险，因此必须加强对行政档案使用的监督，以确保行政档案的机密性。对行政档案使用的严格监督不仅有助于在行政档案使用过程中可以有效发现一些不良的行为，而且还能提高行政档案的完整性与安全性。为此，相关管理人员应制定科学的、全面的的监督管理制度，严格规范行政档案的阅读、借阅、复制等行为。再者，相关管理人员应根据行政档案使用者的使用目的，准确把握档案使用者的心理，并进行针对性的重点监控，以便更加高效地确保行政档案的使用安全。最后，在相关监控设备的帮助下，相关管理人员可以实时监控行政档案室，有效防止行政档案信息被盗或者是篡改行政档案数据行为的出现。第二，处理好行政档案利用与保密之间的关系。处理好行政档案利用与保密之间的关系是提高行政档案利用价值的重要手段，为此应以正确的方法处理好行政档案利用与保密之间的关系。为了更好地利用行政档案，充分发挥行政档案的价值，相关管理人员应当对行政档案资料有一个全面的了解。相关管理人员要改变过去错误的行政档案管理理念，做到不但能够确保行政档案具有较高的机密性，而且行政档案的使用价值能够较大程度的发挥。如果仅仅只是为了提升行政档案的机密性，而使得行政档案的使用价值得不到任何发挥，那么这样的行政档案保密工作也就失去了真正的意义。行政档案的保密和利用应同时进行。只有妥善处理两者之间的关系，行政档案才能在安全的情况下发挥其更高的使用价值。第三，处理好行政档案开放过程中的保密工作。对于已经处在开放中的行政档案，相关管理人员也应该维护必要其机密性。在确定行政档案开放之前，相关管理人员应该仔细检查行政档案，以确保对其进行开放不会对国家和社会产生任何负面的影响，同时必要的话还应对其开放的范围进行严格控制。此外,还要切实执行行政档案的解密工作，以便最大限度地利用行政档案,确保其使用价值得到最大限度的发挥。