关于事业单位人事档案管理工作重要性及面临挑战的思考

孙明璐

中国地质调查局沈阳地质调查中心 辽宁沈阳 110000

1 人事档案管理工作的重要意义

1.1 人事档案准确反映个人成长经历

人事档案记录着一个人成长过程中所必经的重要阶段，无论任何方面任何阶段的材料，均按时间顺序分门别类被一一记录在案。同时，由于人事档案随着升学、工作而不断转递、补充，文件材料经常更新，因此它不仅具有其他材料所不具备的全面性，还有着极强的连续性。可以说，人事档案是一部不带主观情绪的回忆录，准确反映个人成长的历程。

1.2 人事档案客观评价职工基本状况

档案作为重要辅助工具，在人事部门日常工作中起着不可忽视的重要作用。由于其记载内容真实客观，往往能够展现出职工在工作学习中的全貌，有助于人事部门对其进行进一步的考察和综合性判断。在制定人才发展战略过程中，档案记载内容也是职工任免、定级的重要参考依据。总之，人事档案客观评价职工基本状况，为用人部门提供了有效的借鉴。

1.3 人事档案为制定人才培养战略提供保障

正因为人事档案对职工和用人部门都意义重大，所以无论在人才招聘还是人才培养 上，都作为重要凭证发挥着不可忽视的作用。了解拟录用人员的教育背景、工作经历和政治面貌，需要到对方单位查阅人事档案；开展干部的定岗、任免、调动，更需要通过档案对其人品、能力进行大致了解。在对整个单位职工的大致经历有所掌握后，人事部门才会根据信息制定人才队伍建设战略方案，以此使得职工个人能力得到最大化提升，保证人才能够在合理的范围内进行流动，实现人力资源配置的最优化。

2 人事档案管理工作中面临的挑战

2.1 档案管理工作创新性不够

目前，大部分单位档案管理人员能够按照科学分类方法对档案材料进行分类归档，并严格按照保密条例对档案室进行日常管理。但随着工作细化，传统的查档方法已满足不了日益增加的查阅需求，手动查档效率低下、易于出错，耽误大量其他工作时间。有些单位档案保管环境狭窄潮湿，未配备灭火器材，归档分类如不及时，则造成一定的安全隐患。陈旧的思想制度和管理模式已经无法满足当下档案管理工作的要求，亟需单位相关部门转变思想，创新方式方法，利用新技术、新手段开展档案工作。

2.2 档案管理人员能力有限

随着单位职工需求量增加、流动量增大，人事档案转递次数增多，工作量也随之加大。但档案管理人员的数量有限，导致无法提升工作效率和水平。部分单位不注重档案管理，将缺乏档案管理经验的人员调动到档案岗位，使得档案工作缺失专业性和连续性，也有单位将档案管理工作交由部分人员兼职管理，由于身兼他职，也影响了档案管理工作的价值和质量。

2.3 人事档案管理工作的信息化水平不高

信息化虽然是档案管理工作的新趋势，但是部分单位的制度、管理方法及专业技能依然停留在过去。有些单位认为档案信息化建设耗时耗力，并没有太大意义和效果；有些单位单纯认为档案信息化仅仅是数字化、电子化的过程，忽视数据库和信息平台的建设；有些单位意识到信息化的重要意义，却缺乏专业化的管理人员作为信息化建设的中坚力量来进行基础工作。传统的纸质材料和手工分类管理的方法降低了人事档案工作的效率，同时也影响了对整个单位人才队伍建设情况的分析考量。

3 人事档案管理工作应采取的积极措施

3.1 树立人事档案管理的重要意义

人事档案是国家、集体和个人合法利益的书面材料，是每一个人一生功过经历的纪实。人事档案的真实性和连续性，决定了其在人事管理工作上的重要价值；因此，树立人事档案管理的重要意义，利用先进手段，提高工作效率，保证工作质量，维护人事档案的准确性、连贯性、完整性，保证人事档案的客观性、秘密性、严肃性，是作为人事档案工作者应当担负的责任。管理人员作为档案这本书的记录者，应该严肃面对历史的每一道痕迹，客观公正、毫无保留地记录在册并供后人借鉴参考。

3.2 积极培养档案专业化人才

仅仅依靠传统手段和技能在新形势下进行档案管理工作已并不能满足工作要求，除硬件设施需要建设改造，人才培养更成为了创新档案工作的重要基础。先进的系统设备和前沿的技术理论已经为档案工作指明了未来的道路，急需紧缺的档案专技人才成为一个单位人才队伍建设中不可缺失的分子。单位应积极组织档案工作人员学习培训，更新专业知识和管理手段，掌握最新的档案管理技能。不断开阔视野，提升水平，优化知识结构，将档案管理工作从陈旧思维中解放出来，从纯手工操作中脱离出来，与科学技术和信息技术关联到一起，让档案工作充满科学性和灵活性，提高标准化和规范化水平，不断为职工的成长进步和单位发展服务。

3.3 加强信息化建设管理手段

信息化建设是人事档案管理工作的必经之路和必然要求，人事档案管理应积极应用信息化手段，根据单位自身需求进行适当变革创新。档案信息资料的电子化、数字化有助于信息查阅，提高工作效率；建立健全人事数据库则对人才队伍建设、全员基本情况有积极影响和全面掌握；建设数据信息平台则有助于互通有无，资源共享。总之，档案电子信息化有利于人事部门对档案信息进行整合分析、形成一体化、动态式、专业化的管理模式。

4 结语

随着社会形态发展变动，人员流动性不断增强，人事档案的专业性也在逐渐凸显。提高对档案工作的重视程度，完善档案整理过程中的细枝末节，制定行之有效的措施方案，保障人事档案的安全秘密，是档案管理人员应尽的义务和责任。在人事档案工作过程中，应尽可能多学习前沿档案管理知识，掌握相关政策规定及技能，将档案信息资料妥善保管、合理运用，保证档案作为人事工作的“指向标”和单位人才队伍建设的“助力器”，能够发挥出更大的价值，积极为单位发展服务。