办公室印章管理风险及防范

2018-12-07莫汉琳中冶南方工程技术有限公司

新商务周刊 2018年2期

文/莫汉琳，中冶南方工程技术有限公司

对于日常的行政管理和办公室工作而言，印章是证明日常行政职责权利行使落实的具备公信力的重要工具。只有在文件上加盖办公室的办公用章，才能保障递交的相关文件和书面材料具备真正的法律效力，办公文件只有加盖公章才能够具备法律性和权威性。因此，印章在日常行政工作中意义重大，涉及到办公室内部工作的保密管理及相关职权工作，必须加强印章的管理工作，防止印章违反相关规范随意使用引发风险。

1 当前办公室印章管理面临的问题和潜在风险

1.1 忽视印章重要性，保密工作意识淡薄

在日常工作事务中，办公室人员往往对印章的认识非常不到位。一方面他们认为印章不具备公信力的作用，可以随意加盖，在工作过程中也不注意对印章的日常维护；另一方面工作人员往往片面地认为上级领导的授意和许可比加盖公章更有用，文件盖章不过是例行程序，没有太大的价值呢意义。因此在日常办公过程中，加盖印章往往流于形式化，不能真正符合规范，发挥职权落实的凭证作用，并且由于对印章意义的轻视，导致了行政管理层面的缺位和混杂。

1.2 办公室印章管理工作未派专人负责和保管

印章管理需要专门指派人员进行负责。但是在日常办公室行政工作中，分配工作往往不统一、不专门。例如，有的印章管理工作交给办公室主任进行负责；有的印章管理工作制定文秘人员进行负责；有的印章管理工作交给部门领导负责，有的甚至是很多工作人员可以随意使用。在进行文件审核批示时，往往会造成印章的混合使用和滥加使用，并且在进行文书加盖印章时工作效率极低，往往经过层层盖章，浪费了大量时间，极易引发法律和道德层面的风险，印章不能得到妥善保管，会有损害和丢失的风险。

1.3 印章使用过程中存在随意性

办公室人员在对文件进行加盖印章时，存在一系列随意使用的问题。一是印章的使用具备严格的审核程序，办公人员为了节约时间、减少麻烦，常常无视相关规定进行操作，忽略文件批准的权责限制和规定，在使用印章的时候常常先盖章再审核批准，在审核批准时也仅仅是走个形式；二是办公室行政工作内部存在腐败现象，公私不分，办公人员往往凭借与对方之间的交情关系而任意违背印章管理和使用的规范标准，往往因为上级领导的一个指示或者熟人的几句招呼而擅自使用印章就进行文书批复，一些列的印章审核批复程序只是流于形式，失去了存在的意义。三是由于分管人员的混乱、印章凭证意识薄弱，办公人员随意携带办公用章出入办公室，没有经过印章管理人员允许和批准私自使用，造成一系列的损失甚至触及法律规定，危害事业单位自身发展。

1.4 印章保管不当可能造成法律风险

由于在印章管理工作中，设置的管理人员混乱无序没有一定的规范性，印章管理没有完善的环境和措施，导致印章在保管的过程中出现一系列的问题。一是印章被随意使用招惹上道德和法律的风险；二是管理印章的人员由于没有专门设置固定的岗位，导致相关工作人员一旦发生职位升迁、职务变更、到达年龄退休、因为各种原因而工作请假等，使得有关印章管理交接的工作无法及时联系到每个人，责任丢失影响企业运营。就会使得管理工作面临空白期，在这一时期很容易发生各类问题；三是由于对印章意义的忽视，没有设置良好的保管环境和采取一系列的保护措施，环境简陋，无监控设备进行实时监测，出现印章损坏丢失被盗等一系列的风险。由于对盖章相关工作监管不力，会造成一系列贪污腐败现象的发生，严重时会触及相关法律威胁办公室自身发展。

2 印章管理风险防范措施

2.1 专人专管，责任到人

对于办公室管理来说，印章管理工作是一个不可轻视的重要环节和关键部分。基于印章在日常行政事务中不可或缺的凭证地位，因此管理层要着重注意办公室中印章管理相关人员的分配和派遣。我们需要明确的是，办公室印章管理人员的选择有一系列的标准，包括对印章意义有清晰的认识和强烈的责任意识；熟悉相关法律法规的规定；明确用章规范并严格执行。在选择办公室印章管理人员时候，要按照这些标准严格把控、仔细筛选。管理人员在保管印章的时候，要注意在保存放置的时候确保一切条件符合安全的要求，在保存放置的地方要上锁确保不会被其他人随意拿到，并在存放地点安放全方位、无死角的监控设备，使得印章处在控制的安全范围内。正常情况下是不允许将印章带出办公室进行使用的，如果遇到特殊情况时，印章管理员应当严格遵守相关规定，确保章不离身，随时保持警惕心理，做好安全防范措施，避免印章丢失损坏以及被他人乱用。只有将印章保管的责任明确落实到个人身上，才能强化责任心，避免出现事故时候互相推诿、推卸责任。只有责任到人，才能更好的、更高效地进行印章管理，确保办公室保密工作的顺利开展。

2.2 建立严格的印章管理和使用制度

在办公室日常行政事务中，有很多需要加盖公章的环节，要按照用章规范，遵循一系列的办公程序进行盖章。首先，需要盖章的文件应该给工作人员分发一张有关盖章的申请表格，需要盖章的工作人员应该如实认真填写申请内容，印章管理人员要在盖章环节及时做好有关办公室印章使用的登记记录表格，存放在办公室工作档案中，以便日后进行检查阅览；然后，印章时常在营业执照、相关证件上进行使用，出现这种情况时，印章管理人员应该要求相关人员在证件的复印文件上写清楚这些证件使用的用途以及当前准确的年月日日期，填写完毕之后，印章管理人员进行仔细核对检查，符合要求才能加盖公章；其次，文件资料和公文进行盖章时，需要对文件内容格式有一系列严格仔细的规定，倘若办公人员在进行核对审查时，这些文件资料的格式与日常公文格式不符合时，印章管理人员有权利将这些格式不准确的文件资料退回，只有文件资料按照相关要求和标准进行修改之后才能加盖公章，使得文件生效。再其次，公章管理人员要依据印章管理和使用的相关制度和工作规范，具体问题具体分析，在面临不同的工作情况进行处理时，要依据相关规则进行管理，要把握各项工作原则，任何工作环节和工作程序都不可省略和忽视；最后，印章管理人员应当具备强烈的职业道德，面对熟人或者领导，不以关系和交情为盖章的条件，印章相关的工作业务要熟悉，并且在执行工作的过程中，严格按照相关要求和准则，对于不符合盖章要求的文件资料要严格及时地退回并要求相关人员进行修改，对自己的日常工作行为进行规范和训练，杜绝办公室出现任何违规使用印章、扰乱法律规定的行为。

2.3 谨慎处理印章制造问题

印章不得随意进行制造和销毁，这是印章法规明确规定的准则。因此，办公室印章管理人员肩负着管理印章制造销毁一系列活动的工作责任。在工作单位中，如果新成立的单位需要有新印章进行一系列行政工作，管理人员要按照法定程序进行，提出印章制造发行的书面申请，在上级单位经过审核检验批准之后，才能送往承办印章制造的地方进行印章的制造刻制，新印章要登记在册以备案归档，保存下来新印章的款式样子。