大数据背景下档案管理的创新发展

文/李新生，河北省承德市兴隆县信访局

当今社会，人类已经跑步进入了大数据时代。所谓大数据（bi g data），是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，而是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。“大数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。在这样的背景下，档案载体也一定会呈现出新的特点，进而要求档案管理者无论是从思想认识上还是在具体管理工作中都要与时俱进并且创造性地开展档案管理工作。具体来说，我们应该重点做好如下工作：

1 大胆运用大数据平台整合现有的档案信息

1.对于档案管理员来讲，其实，我们从来没有忘记过自己的职责与本分，甚至可以说，我们一直在默默无闻地奉献，一直在扎扎实实地工作。这在传统的档案管理工作中，我们的无私奉献的确保证了档案管理职能作用的充分发挥。然而，在新时代里，那种传统的奉献型管理作风和管理经验，远远不能适应时代发展了。其实，并非我们不愿适应时代发展，而是我们的观念还没有上位，面对新的管理形式，我们还没有做好充分的准备，换句话说，我们还没有充分预知“狼来了”的严峻事实，还没有充分应对大数据时代的具体举措。所以说，我们必须彻底更新思想观念，与时俱进，积极面对已经到来的大数据时代，在大数据理念下重新思考我们的档案管理工作。

2.坚持传统管理与大数据管理相结合的原则。即便是大数据时代里，我们也不能抛却传统的管理经验，尤其是那些成功的管理经验。而是对我们已经建立起来的档案管理体系尤其是相关管理经验，运用大数据平台进行大胆整合，科学优化，逐步实现大数据背景下档案管理的科学化、可持续化发展。

2 积极建立大数据平台运行背景下的档案管理体系与管理制度

大数据是海量信息的云集，是人类运用单一计算机技术很难掌握与驾驭的，而是借助于互联网技术、云计算等更为先进的技术来收集并处理运行在大数据平台上的海量信息的。那么，传统的各自为政档案管理，无论从制度上还是从管理方法上来讲都已经严重落后于时代发展了。因此，我们必须积极配合行业领军者、相关部门，积极面对现实，着手建立基于大数据平台技术之上的新的档案管理体系，以适应大数据时代的发展趋势。

1.建立新型的档案管理行业规范。在传统的档案管理工作中，我们建立了一系列的法律法规、管理制度、操作规范，但是，这些都是针对于传统档案管理时代而制定的。这些法律法规、管理制度、操作规范不可谓不丰富详实，也对相关管理贡献了自己应有的智慧与力量。但是，当今社会更加强调合作，更加主张工作的实效与高效，更加提倡优质服务，因而这种各自为战、自行其是的管理举措就难免低效，甚至严重阻碍现代化社会的发展进程。总之，尽快建立基于大数据平台的行业管理规范已经迫在眉睫。

2.建立基于大数据平台的档案管理制度。相对于传统的档案管理，大数据平台下的档案管理除了秉持档案管理工作的严谨性、科学性和保密性之外，尤其强调档案管理的共享性以及服务性。因此，我们应该着手建立起与之配位的管理制度，如大数据背景下档案的收集、建档、查阅以及存储等制度，档案管理员的工作制度，检查与监督制度、行业服务制度等等。在建立这些新的制度时，我们既要充分借鉴传统的制度和经验，又要创新制定包含传统制度的新制度和新举措，比如如何加强档案管理工作的保密性又能最大程度地发挥其服务性作用等。传统的那种少数人“专制”地控制着更多人档案信息做法，注定不能适应时代的发展，更与现代社会的科学发展格格不入。

3 大胆整合现有管理硬件资源，引入大数据以及云计算技术，规范建设档案管理信息资源库

1.不可否认，我们在传统的档案管理工作中已经积累了大量的丰富经验，尤其是在硬件管理方面我们投入了大量的财力物力，改造升级了现有的硬件，这为我们接入大数据平台并保证管理系统正常运行提供了坚实的物质基础。

2.加大资金与技术投入，比如开发植根于大数据平台、云计算技术、计算机网络、手机互联网平台的档案管理系统。当务之急是首先植入大数据平台，确保部门档案管理纳入更加有效而且高效的管理系统。

3.借助电子技术，将档案信息以图片、视频以及音频等方式进行刻录存档，这样能够实现档案资源的全面性和档案管理的合理性。对于各种档案信息，要精确到存储的申报时间、存储的路径和档案信息的录入时间，对于机密性文件的申请和加密服务要引起管理者的格外重视。除此之外，要优化管理结构，加强对管理人员的专业技能如云计算技术等的培训，提升管理效率，实现动态管理。

4.在大数据背景下，实行有效的监管。大数据的广泛应用，给档案管理工作带来了诸多的便利，管理工作更为简单，管理人员的工作量相对减少，管理成本相对下降，但是不能忽视的是大数据背景下档案信息开放程度更加提高了，人们渴望利用信息实现交流的愿景更加现实了。在信息交流的过程当中，信息流失现象，信息被某种技术性地篡改等问题也相应出现。因此，要建立起信息管理监督机制，加强管理人员对于信息的保护力度，确保档案信息的安全性，避免在信息交流的过程中出现技术泄漏或者是信息丢失的情况。

5.提升档案管理人员的综合水平。大数据时代的到来，除了带来了便捷的档案管理方法之外，也对档案信息的管理人员提出了更高的要求，为了能够胜任新时期档案管理工作，我们除了主动学习，积极接受并参与相关的技术培训之外，还要善于合作，主动学习并积极交流先进的管理经验。为此，上级主管部门不仅要通过宣传教育，使档案管理人员明确在大数据背景下开展档案管理工作的严谨态度，掌握更高的工作技能方法，同时，还需要对管理者进行定期培训，与时俱进地进行常态化教育培训，帮助管理员牢固树立良好的档案管理意识，科学应用技术手段提升管理的质量和效率。