电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

2018-12-07王晓雪安达市地方志办公室

新商务周刊 2018年2期

文/王晓雪，安达市地方志办公室

1 概述

随着现代计算机技术、信息技术的蓬勃发展，在促进我国经济增长的同时，推动了现代档案电子化的建设，从而适应现代社会发展的需求。信息档案的建设是以现有档案为依据，在保证档案内容不变的基础上，对档案进行信息化转变，从而实现档案资料的共享。在信息时代，科学技术的高速发展给人们的生产、生活方式以及思维习惯等都产生了一定的影响，科学技术在人类发展的过程中占据着越来越重要的地位，尤其是基于计算机的电子信息技术在社会各行各业都得到了广泛的应用。

2 电子档案泄露的途径

随着现代信息技术的不断发展，越来越多的企业通过电子文档进行档案储存。档案信息化虽然提升了办公的效率，但是在互联网环境中，存在着泄密的隐患，这主要是由于互联网的开发性造成的。如何避免电子档案的泄露，是现阶段电子档案管理有待解决的问题。在互联网环境中，电子文件在使用、传输和管理过程中是能够被窃取和篡改的，也就意味着电子档案存在着较大的泄露风险。常见的泄露渠道有：①通过计算机各种端口进行复制，例如USB、蓝牙等；②通过网络传输进行复制；③电脑病毒能够完成对文档的复制和破坏，例如生活中常见的木马病毒。电子档案的泄露对企业和单位的发展造成了严重影响，因此要做好电子档案的保护工作。

3 档案管理中电子信息技术的应用

3.1 应用电子信息技术进行档案整理

要利用电子信息技术进行档案整理，首先需要对档案进行搜集。利用电子信息技术，可以通过统一的档案管理平台，由工作人员向档案的相关内容录入档案管理平台，由档案管理平台对档案信息进行自动的分类，如通过档案内容类型、档案录入时间、档案重要程度等，建立多个交叉管理的数据库，实现多种分类。

3.2 应用电子信息技术进行档案查阅

档案整理的最终目的是为了方便以后进行查阅与了解，通过电子信息技术，可以十分迅速地实现档案的查阅。

通过对档案进行分类，在进行查阅时，可以通过档案管理平台，实现分类查阅、关键词查阅、内容查阅等方式，不同方式都可以查阅到需要的内容，实现了查阅效率的提高，也有利于工作人员对档案进行后期的管理与维护。此外，还可以引入智能化查阅系统，通过对容易用户的查阅记录，为其推荐其可能有兴趣的相关内容，实现智能化管理。

3.3 应用电子信息技术进行档案的后期维护

档案在进行保管的过程中，由于数量较多，需要占据大量的空间，而档案的储存空间有限，不可能把所有的档案原件都进行储存，在后期进行维护时面临着保管的难题。根据档案的重要性程度进行分类，重要程度较低的则直接保存电子版，重要程度较高的则需要同时保存档案的电子版与原件，并对电子版进行多次的备份，防止出现档案的遗失。

4 电子信息档案管理在事业单位工作中应用及风险控制措施

4.1 建立一套科学完善的电子信息档案管理工作模式

在事业单位的档案管理工作中，重要的目标就是发挥档案作用，实现档案资源的利用与流通。要想提升电子信息档案管理水平，就要构建一体化的档案管理模式，在传统的事业单位档案管理和收集模式中，各部门之间一般各自为政，档案之间缺乏有效的交流和流通，通过档案管理的电子信息化建设，可以通过现代信息技术实现档案资源的共享，节约大量的人力、物力、财力，在需要信息和资源的时候，可以通过调阅档案的方式，有效整合工作资源。

4.2 合理利用电子信息档案管理资源，提升风险防控质量

在事业单位的档案管理中开展电子信息建设，既要优化工作流程，发挥现代信息技术的快捷性和便利性，还要实现档案资源的充分利用。通过大数据分析和大数据检索等方式，发现档案之间的有机联系，找到共性和有指导性的问题，分析档案管理工作的主要形式，通过得出有效数字，指导具体的工作过程，为下一步工作的开展提供有针对性的指导意见。

4.3 及时填补事业单位电子信息档案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事业单位的档案管理工作中，应该随时注意电子信息档案管理的漏洞，因为档案中涉及许多隐私性的个人资料。所以，为了消除电子信息档案管理中的风险，保证档案的安全性，一方面应该及时的采取有效措施，填补电子信息档案管理中的漏洞，防止档案中的数据被不法分子利用和盗取，另一方面应该加强对档案管理人员的培训力度，提升他们抵御档案风险的能力，从而有效提升电子信息档案管理的风险抵御能力。

4.4 提升事业单位档案管理工作人员的整体素质

传统的档案管理工作较为机械，重复性很强，不需要很高的技术水平，对档案管理工作人员的素质要求并不高，但是随着现代信息技术与传统档案管理工作的融合，越来越需要专业化的档案管理人才。在现代高等教育体系下，很多学校都开设了档案管理专业，事业单位在引进人才的时候，除了需要引进专业人才外，还要注重引进档案管理人才和计算机专业人才，提升电子信息档案管理的水平。