某中型船厂ERP系统的实施与应用

2018-12-07刘晓春

江苏船舶 2018年3期

刘晓春

(舜天造船(扬州)有限公司，江苏仪征 211401)

0 引言

造船企业具有劳动力密集、技术密集、资金密集等特点，其船舶产品本身体积庞大、结构复杂、零部件多、技术标准高、造价高昂，一般都是单件小批量生产。由于船舶生产组织复杂，建造周期长，引入更加先进的管理工具辅助船厂管理，成为船舶建造企业提高自身管理能力的必由之路。本文应用REP系统对某中型船厂进行管理，从而提高企业的管理能力，增加企业的竞争力。

1 ERP系统实施目标

ERP系统实施目标是：通过引进和应用先进的管理系统，提高企业整体管理水平；整合企业各种资源，提高资源运作效率；明确企业内部的各个流程、活动，规范岗位职责；创建先进的信息系统平台，加强信息共享。

2 组建临时的项目组织机构

因为ERP系统涉及企业的技术设计、供应链、生产、销售、人力资源、财务会计等多个部门，系统的最终用户是各个部门的实际使用人，人的因素是一个非常重要的方面，因此公司成立了以董事长为组长的ERP项目实施领导小组，各分管领导为各功能业务专业小组组长。下设的专业小组有：船舶项目管理组、财务管理组、仓储物流管理组、内部管理项目组、技术保障组，各小组负责ERP系统实施中各功能业务的实现。各小组成员除组长外由各方面的业务骨干和关键用户组成。

3 业务需求调研与业务流程重塑

各功能业务专业小组与公司聘请的咨询服务顾问一起对公司目前的管理现状进行调研，组织对现有业务流程的问卷调查，问卷包含总账管理、应收管理、应付管理、固定资产、造船项目管理、产品设计管理、生产管理、采购管理、库存管理、人力资源管理等。在问卷的基础上对现有的业务流程进行分析，结合企业内部管理规范的要求，寻求优化和提高的可能，进而拟定未来ERP上线的业务流程。所有涉及ERP的业务流程，均绘制了流程图。

4 建立相关标准编码体系

编码是指对于某一类信息赋予代码的过程，如：会计科目、造船项目、原辅材料、人员、部门、客户、供应商、货位、设备、工艺文件、工作任务等。以物料的编码为例，简单介绍编码情况。

ERP系统中的物料编码，采用标准码和舾装件码共存的方式，其中的标准码是指常规的、标准的、在多个建造项目中都会使用的材料。舾装件的编码主要用于：(1)某个项目特别制作的非标件。(2)虽然是标准料件，但是为了某一项目专门定制的设备等，有专门的财务费用归集。(3)某些一次性使用的料件。

标准物料码按照“类别+属性+物料码”的形式来编制，其中：“类别”分成三级，采用“2+2+2”的编码方式，共6位数；“属性”分成二级，采用“2+2”的模式，隶属性同“类别”；“物料码”采用11位制，包含物料具体特性的信息码，如长、宽、高、压力、通径等信息。物料编码要求一个编码对应一个物料。为了避免ERP系统中出现编码长短不一的现象，所有不足部分，全部用0来补齐。

5 ERP系统实施的方案与步骤

5.1 详细解决方案设计

结合公司组织构架及造船行业特点，采用同一系统数据库下，多组织管理和核算体系构架，首先实施四大关键业务流程及其子流程：

(1)造船项目到分析流程。对应模块：项目管理、项目收入管理、项目成本管理。

(2)采购到付款流程。对应模块：采购管理、库存管理。

(3)订单到收款流程。对应模块：销售订单管理、发运管理。

(4)财务到会计报表流程。对应模块：总账管理、应收管理、应付管理、资产管理、现金管理。

5.1.1造船项目管理方案

按照项目管理模式，驱动整条船从设计到采购、生产、交付的全过程，造船项目管理部门关注单船的生产进度，根据大节点及搭载计划，跟踪图纸、材料的到位情况，实现从造船项目计划、设计出图、采购配套、检验、库存管理、出库到最后的造船项目成本跟踪。

技术部门根据船舶开工区域提供船用物资预估采购清单(BOM)，经审核后上报至造船项目管理部门进行采购申请，同时按照船舶区域或船舶分段向生产部门提供生产图纸及相应的物料用量信息。

船厂设有建造部和舾装部两大生产组织部门，分别执行下水前和下水后的生产组织活动，以中间产品(船舶分段)为导向，依托单船，按区域组织生产。生产计划按多层计划管理，依次按3 a滚动计划、年度计划、月度计划、周计划逐层细化。综合考虑劳动力、关键设备、场地等资源负荷的情况下，修订更为科学的船舶建造计划，进行高效的生产协同。

包含的主要业务管理系统为：(1)造船项目立项；(2)造船项目计划管理；(3)造船项目进程管理；(4)造船项目问题管理；(5)造船项目预算管理；(6)造船项目成本管理。

5.1.2采购和库存方案

通过ERP系统建立健全采购职能，完善采购流程，从采购申请审批到采购执行，供应商绩效考核到应付管理，建立完整的库存结构和库存管理体系。理顺从设计到采购，到检验入库，到日常库存管理与发放的流程，实现流程贯通。采购业务过程的管理包括：采购申请、采购订单管理、收货和发货管理、应付和付款管理。基于项目的库存事务管理包括：物料编码管理、出入库管理、库存盘点、存货成本核算。

包含的主要业务管理系统为：(1)供应商档案管理体系；(2)采购审批流程管理；(3)采购订单管理；(4)应付账款管理；(5)库存信息共享；(6)库存组织结构；(7)多种计量单位；(8)库存事务处理；(9)库存物资ABC管理。

5.1.3销售和贸易方案

根据销售和贸易不同的业务需求和业务类型，通过统一的客户管理系统，对客户进行风险等级控制；根据客户交往历史业绩进行统计分析，综合确定客户的风险等级。在业务执行过程中进行风险控制，对存在问题的客户和具体业务进行暂挂，根据客户的资金状况，安排产品发运。建立灵活的审批控制和预警制度，按业务规则合理地控制经营风险。

包含的主要业务管理系统为：(1)客户资料信息管理；(2)销售订单管理；(3)业务审核流程管理。

5.1.4财务方案

通过Oracle ERP系统的建立，整个核算围绕财务的信息中心—总账进行。核算信息从各个业务中心流入总账，实现财务一级核算，便于财务统一监控和管理，同时实现总体财务信息的汇总合并，为进一步分析财务状况提供更为及时的信息依据，同时促进每个业务部门真正关心企业的核算。根据造船行业的特点，建立以造船项目为导向的核算，按造船项目来归集成本、费用、收入，实现单船料、工、费的核算、管理、控制与分析。通过实时的数据传输，财务部门实时了解公司的采购、销售、库存、生产等业务情况，实现成本管理和业务流程的相互集成，实现成本信息的实时反映，及时发现成本构成的问题。通过系统整合各方面业务数据，直接传输到报表工具系统中，避免大量离线调整以及手工输入。

多公司、多组织体系—Oracle系统一次性定义多个组织框架结构，用于不同的法人实体的核算，建立遵循统一会计制度的财务报告实体。

财务核算体系：各公司在系统中设置为同一账套下不同的经营单位，共用一套科目结构和会计科目表、本位币、会计日历等信息，通过职责授权和安全性的设置，使得各独立核算单位可以在同一个账簿中进行其职责权限内的会计核算。销售、采购、库存等业务，在各模块核算中产生的财务信息，可以选择人工定时或自动随时转入总账系统，在总账系统自动过账，实现财务对业务的实时监控。

5.2 ERP系统实施的一般步骤

5.2.1OracleERP系统构建阶段

Oracle ERP系统构建，主要是咨询服务顾问团队根据已经确定的详细方案设计，在已安装的系统软件上做个性化的设置与二次开发，以达到详细方案所设定的功能。系统设置了测试环境与产品环境。系统功能的测试和最终用户的培训，在测试环境进行。测试环境财务管理方面的数据将与原财务软件并行三个月，用于检验新系统数据的正确性。

5.2.2上线测试环境试运行阶段

上线测试环境试运行阶段主要是找出详细方案设计中没有考虑到的问题，经实际使用，发现设计或运用方面的缺陷，进行修正。另一方面，测试环境试运行将对最终用户即最终的实际操作人进行使用培训。为此，编制了每一个业务流程的测试脚本，测试脚本供最终用户练习时对照使用。

5.2.3ERP岗位操作手册

ERP岗位操作手册由关键用户编制，主要内容是根据基本确定的ERP流程，按照岗位实际上线操作步骤，忠实记录整个业务过程，填写注意事项。

5.2.4上线切换准备阶段

上线切换准备阶段主要是上线前原财务系统与Oracle ERP系统间数据接口的转换，包括科目对照表、总账余额表、供应商信息、客户信息、原材料库存信息、人员信息、部门信息等。

5.2.5正式上线运行

12月份财务账务处理结束后，现有期末数据作为Oracle ERP系统期初数据切换上线，同时在新的Oracle ERP系统设置13月单独的一个会计期间，用于审计调整事项或其他需要调整事项的处理期间，需要调整的会计分录在这个期间反映，13月的期末数为实际的下一年度的年初数。通过这样的构架可以解决下一年度期初数与上一年度期末数之间需要调整事项的问题。

6 与造船行业特点有关的关注点

6.1 关于建造合同准则

造船企业一般需要按照《建造合同准则》确认收入成本。在合同总金额确定的条件下，造船完工程度的测算和在建船舶预计总成本的确定，成为在《建造合同准则》下确定收入成本的关键。在ERP系统中，规定某一时点的造船完工程度，以距离相邻的两个大节点的完工时间的百分比确定，而各造船大节点的完工程度，根据经验值以文件颁布形式确定。在建船舶预计总成本，根据不断更新的预算成本确定。