档案信息化管理存在问题及对策探究

摘要：档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。在考查、争辩和事物的处理中有重要作用，可以为其提供真实的凭据。随着时代的发展，档案的内容也更加全面，传统的管理方式已经不再适合，为此应进行档案的信息化管理。但是档案的信息化管理不是一帆风顺的，在发展的过程中也会遇到一些问题，本篇文章从将从存在的问题出发，探究解决的对策，为推进档案的信息化管理做出贡献。

关键词：档案信息化建设 问题 措施

当今的时代是科技飞速发展的时代，所接触的信息量很大，信息更新速度也快，计算机对社会的影响也逐步扩大，在各个领域都有重要影响。档案在各个组织和机构都有重要地位，因此档案的管理十分重要，为避免出现遗失珍贵资料的情况，应用科学技术，对档案进行信息化管理。

一、关于档案信息化建设的简介

信息化体现着社会的进步，各领域都进入了信息化时代，档案建设也不甘落后。传统方式需要进行改革。档案信息化建设就是通过现代信息技术对档案信息资源进行处理和管理，形成电子信息的档案库，使档案管理从实体走向信息化，提高档案管理的现代化水平。不管是行政部门、高校还是医院，都开始逐渐推行档案的信息化建设，全国档案的信息化环境也在不断提高，局域网和档案信息化网站的建立都在逐步推进，国家也出台法律法规对这方面进行规范，都在推动着档案信息化建设。

（一）档案信息的数字化

档案信息化管理的基础是档案信息的数字化，这是首先要进行的环节。逐渐从纸质的档案管理向数字化的档案逐渐转变。各事业、企业单位要逐渐加快档案的数字化，以文件的归纳和整理为重点，加强信息资源利用。通过扫描、录入等途径把纸质档案转成数字形式，方便计算机的识别与查找，逐步淘汰纸质文档，以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

（二）实现档案信息利用的网络化

档案信息服务主要由面对面的形式逐渐转变为网络服务，可以通过网络进行申请借阅档案，档案管理员直接通过网络审核并将档案调出外借。整个过程都可以通过网络完成，不用专程到档案室走传统的流程，更加的省时省力，更方便远距离的联系。扩大档案的开放程度，提高档案的利用率。

（三）实现检索的自动化

传统模式下档案管理员也有一套检索体系，但是当档案数量较大时，效率还是很难提高。相较人工来说计算机的效率更高，速度更快，利用简短的关键字就可以实现检索，这是传统的检索工具所不具备的优点。

二、档案信息化建设的重要意义

（一）对管理员的意义

在传统的档案管理模式中，需要对资料进行手工的收集、整理、编辑，虽然也通过计算机但是工作量教大，且效率很难提高。在信息化管理之后，就不再需要管理人员浪费过多的时间，可以抽出时间来做其他的事，费时费力的工作可以交给计算机来执行，只要一次录入，就可以多次利用，筛选和查找都十分方便，在网上就可以轻易的完成检索，可以大大提高工作效率，还减轻了工作人员的负担，减少一些无意义的劳动。

（二）对职能部门的意义

档案资料对于每个部门来说都很重要，实现信息化管理就不用浪费过多的人力去进行档案资料的管理，使分工更趋于合理化，去负责更重要的工作。可以实现各部门的档案资料共享，更方便部门间的合作，不用再为调档案而浪费时间，提高工作效率。

三、档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设专业人才比较缺乏

档案信息化建设过程中，专业人才的作用是很重要的，不仅要具备档案管理的专业知识，还要掌握计算机的相关操作。但目前的状况不容乐观，这两者都兼备的人才很少，大部分都是非专业的人员。有些单位对于档案管理员不重视，只是进行简单的培训就上岗，只能进行一些简单的工作，对于相關流程不够熟悉。还有一些管理员比较偏文科，对于计算机技术了解很少。而网络技术好的人才可能更愿意去进行软件开发或者高新技术研究等看起来更有潜力的行业，因此，复合型人才的缺少是档案信息化建设的重大阻碍。

（二）设施落后，早期档案收集存在问题

受传统的思维影响，我国档案室设备的管理信息化的程度不是很高。数字化档案对设备的要求较高，但是目前档案室内的高端设备有限。我国在这方面的起步较晚，技术掌握程度不高，在近些年已经有了较大起色，可信息设备还不够先进，还需要继续研发。另外，电子档案的存储也要依靠计算机和网络，如果网络或者是计算机出现故障，也会导致档案信息的损失，因此，要做好维护和备份工作。

由于档案管理人员的非专业性或者是粗心大意，档案信息可能在早期录入的时候就出现了问题，比如，漏印、错印、装订出现错误等。这会导致信息化建设时扫描录入的信息有误，影响工作效率，可见，档案管理水平有待提高。

（三）档案信息的安全性存在威胁

档案信息化虽然有很大的好处，但是也带来了一些危险因素，会在一定程度上影响档案的安全。网络具有很大的开放性，安全措施并不完善，会存在一些漏洞，一旦出现病毒入侵、感染的情况，就会使计算机陷入危险，数据可能会大量丢失甚至无法恢复，损失十分严重。如果有人恶意的对档案信息库进行攻击，窃取和篡改信息，会对正常工作产生很大的影响。档案管理人员的安全意识，和对网络、计算机的保护系统都是十分重要的。争取做到事前预防，将损失降到最低。

（四）经费投入需要进一步加大

硬件和软件系统需要及时更新，因为过去的设备科技含量较低，不符合推进信息化的过程，但是设备的更新换代是需要资金的，加大对这方面的投入是推进信息化的基础。现在跨省跨区之间的信息交流很多，需要强大的技术支撑，为了建立完善的档案信息资料库，加大投入是很重要的。

四、档案信息化建设的措施

（一）培养复合型人才，加强素质教育

档案管理人员的综合素养是很重要的，既然要推进信息化，那么计算机技术他们也需要进行掌握。对于加大力度培养档案专业人才，不断进行知识的更新，扎实的知识基础是档案管理的敲门砖。另外，档案管理已经不再是单纯的文科，不是只会写字就行，偏科的人才是不能对信息化建设作出贡献的。计算机技术是档案信息化建设的关键，在进行人才培养时，这方面也要加强训练。定期对他们进行培训，召开研讨会，规范相关的流程，提高业务能力，为档案的安全性增加一层保障。另外，档案管理工作确实比较枯燥， 档案管理人员要具有较高的素养，在枯燥的工作中寻找乐趣，培养自己的创新意识，提高安全意识。

（二）加强档案信息化建设，实现资源共享

分类处理电子信息，对不同内容用不同的方法处理，转化的过程注意不失真，切实保障文件的真实性，提高保存价值。档案资料要努力实现资源共享，逐步向现代化管理过渡。优先处理利用率较高的档案和开放程度高的档案，按资料的重要程度进行排序，在提高效率的同时加强安全防护。

（三）加强档案的安全建设

安全性是不可忽略的问题，这需要从制度、技术、人员等多方面入手。首先是要建立一套严格的制度，档案信息化的建设还不够成熟，需要对流程进行规范，对一些员工不熟悉的事项加强约束。技术保障也十分重要，防火墙、数据加密、光盘备份防范工作的重要途径，很多的现代化手段都可以降低风险，要着重培养高素质的信息技术人员。工作人员的专业素养和个人素质都十分重要，对于安全性的追求是很重要的，保密意识要提高。

（四）加强效绩考核制度

各单位领导要十分重视绩效考核制度，并积极实施。以绩效考核制度为基础，设置合理的考核流程，可以通过这种方法优化对档案信息化的管理。使档案管理员的责任意识有所提高，不断加强自己的业务能力。对于整个考核制度体系来说，首先要明确出一个框架，对于各部分考核内容及流程做好规划。保障考核制度的顺利实施，使档案信息化建设平稳的推进。

（五）重点建设数字化服务平台

各单位根据自己的工作内容、流程、门类，进行数字化平台的打造。使工作人员快速的完成档案的收集、录入、提取、整理等工作，为业务办理提供档案信息的支持。提前设计好数据存储的格式，数据、纸质资料、文字采用不同的方式整批导入。每个部门有自己负责的部分，定期上报更新。对于日常的档案信息要突出使用功能，便于各类资料的查询，做好编目、索引、查阅、调取等环节的工作。同时也要使实体档案室更加的智能化，查询的时候不用耗费时間和精力，与电子信息相互吻合。

五、结语

总之，档案信息化在事业单位中扮演着越来越重要的角色。档案的信息化建设虽然涉及的方面很多，比较复杂，但是对未来的档案管理是有很大帮助的，虽然建成不是一蹴而就的，但是作用确是长期存在的。要对这项工作引起足够的重视，加大资金投入，努力培养人才， 加强安全防护，实现资源共享。

参考文献：

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（作者简介：于丽，中级馆员，本科，作者单位：吉林市劳动人事争议仲裁院。）