信息技术在档案管理中的应用

文/刘亚琴，天津津航技术物理研究所

1 引言

随着我国信息时代高速的发展，信息技术越来越多的应用在档案管理之中，档案管理因为信息技术而变得的更加具有系统性，信息技术为档案管理带来了极大的变化以及影响，让档案管理变得更加合理与效率，本文主要是通过对信息技术的相关特点来讲述在档案管理中的现状以及应用。

2 信息技术在档案管理中的重要性

如今社会信息系统发展过程中要不断促进资源管理利用水平，在作用和地位上要不断优化处理好档案管理工作顺利进行，运用计算机提高档案管理工作中优势互补，保障档案管理信息合理处理。积极运用计算机信息技术促进档案管理积极意义，计算机技术本身就是可以容量大量的内容，同时存在很多优势特点，比如成本比较低、搜索比较方便、稳定性比较强和保存时间比较长，保密性比较好，和传统档案管理相比较存在很多优势，需要不断推动国家档案管理水平，促进档案管理人员档案管理积极性，充分积极运用信息技术和档案管理技术，完整做好档案管理工作。

3 信息技术在档案管理中的运用

3.1 通过信息网络进行宣传，提高档案利用效果

档案管理工作不仅仅是各项信息工作参考作用，同时也是可以很好引导档案管理工作主要内容，需要不断开拓档案管理思路，通过信息网络技术对于静态资料进行灵活和积极宣传管理，比如可以诶建立良好校园网络信息平台，教师还可以不断优化档案管理信息和资料通过校园网络平台这都非常利于提高工作效率，并且在学校的期初以及期末时，各班的班主任可以参考班级工作计划总结，不但对学生有着积极地意义，对拓展班级教学工作的思路也有着极大的提升，如果教师可以积极地运用校园网络平台来查询相关的档案资料信息，这对信息技术在档案管理中有着极大的影响，也是提高教学工作效率的关键处所在，只有相关的档案管理人员在档案管理工作中积极地运用信息技术，才能有效的提高档案管理的效率以及完整性的积极意义。

3.2 利用多媒体保证档案质量

通过档案管理可以看出一个单位管理水平的高低，要根据档案管理模式是一个单位的代表性向，相关的质量以及完整性极其重要，档案能否展现出真正的作用，主要是看它的质量是否良好，通过信息技术可以极大地改进传统档案管理模式，并且可以快速的统一字体，如果继续运用传统的档案管理模式，不论是格式还是字体，都无法做到真正的统一化，计算机保存的档案资料通过打印，极大地保证了文字的清晰及整齐，更加便于阅读，只有相关的档案管理人员在档案管理工作中积极地运用信息技术，才能有效的提高档案管理的效率以及完整性的积极意义。

3.3 依托特定软件进行精细化档案管理

现代信息技术不断发展且应用范围越发广泛下，事业单位可以借助特定的软件进行精细化档案管理尝试。例如，事业单位档案管理人员可以借助档案管理软件实时进行档案信息的修改亦或档案的调出等。传统档案管理工作开展对于人力资源十分依赖的状况可以得到很好扭转，在档案管理软件应用程度不断加深下，事业单位在档案管理上的实际选择也能不断增加。值得注意的是，依托档案管理软件进行精细化档案管理对于档案管理人员综合素质有较高要求，正因如此，事业单位要强化对档案管理人员进行的专业化技能培训，特别是要通过定期培训的方式不断提升相应管理人员应用信息技术或软件进行档案管理的能力，从而较好提升事业单位档案管理能力与效果。

3.4 凭借云技术实现共享式档案管理

云技术当前已经十分成熟，电脑或智能手机也能成为云端的物理接口，云技术作为现代信息技术发展下的一种具体技术产物，其也能够在事业单位档案管理中得到应用。例如，事业单位可以凭借云技术的优势，提升事业单位内档案管理的共享程度，进而逐步达成档案管理向云管理的基本目标。各省市政府可以进行地区自有的档案数据库构建，并做好档案信息数据库的维护性工作。区域内的事业单位可以在自有档案信息数据库得以较好构建和运转下，将这一数据库作为档案管理的云端支撑，并定期在数据库内进行档案信息的上传，从而使得事业单位的档案管理可以成为一种现实管理与云端管理良好融合的管理，这对于事业单位深入践行“互联网+”运转和管理理念也有很大帮助。

3.5 借助数据技术进行档案信息备份与留存

事业单位可以借助现代信息技术对档案信息进行备份与留存，从而为传统形式下开展的档案管理提供较好补充与支持，并弥补传统档案管理方式方法产生的不足和缺陷。现代信息技术理念下，大数据相关技术已经十分成熟，大数据技术更加能够被较好应用到档案管理相关工作开展之中。在档案管理相关工作的实际开展中，相关主体便可以借助数据技术对传统的档案进行数据化信息转化，并通过影像信息与文字信息相互综合的方式将传统档案进行数据化备份与留存。这一方式方法下，档案管理直接相关的支出能够得到一定程度管控，且档案管理实际效率能够得到很大程度提升。这一形式下对数据技术进行档案管理的应用也能帮助档案管理人员积累出更多新颖的档案管理经验。

4 结语

综上所述，将现代信息技术应用到档案管理工作中，会对档案管理工作产生重要影响，会推动档案管理实现变革。因此，在未来工作中，工作人员必须要认识到信息技术对档案管理工作的影响，能正确利用条码技术、多媒体技术，对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能实现变革，最终更好地满足发展的需求。