高等院校学生收费的流程优化研究——以番禺职业技术学院为例

胡秀丽，彭思喜

（1.广州番禺职业技术学院资产管理处，广州511483；2.华南农业大学经济管理学院，广州510642）

引言

近年来，随着高等院校招生规模不断发展壮大，高等职业技术学院的办学形式更加多样化，招收学生的类型也更加复杂，使得学校收费项目更加复杂多样，收费统计日益困难，因此学生收费工作成为学校财务工作的一个非常繁杂但很重要的组成部分[1]。

同时，学生收费工作的好坏直接关系到学校的形象与发展。对高等职业技术学院而言，学费的收缴与统计工作涉及到学校诸多部门，它是学校工作中极其重要的组成部分。因此，高等职业技术学院迫切需要更改学费收缴方式，传统手工收缴与记账方式已非常落后，当前的发展趋势是建立管理信息系统和应用计算机网络技术解决高等院校学生收费工作的管理办公化和信息网络化问题，将财务人员从反复和繁重的传统手工收费中解放出来，缩短收缴学费的工作时间，加强收缴学费工作的监控过程，减少相关人员的工作强度，从而实现学校学生收费工作的信息化、科学化、现代化[2]。

本文结合番禺职业技术学院（以下简称“番职院”）的学生收费管理工作，设计了一套收费岗位科学分工、各部门信息共享、收费业务与会计业务联动、学生自助缴费和银行代收业务相结合的业务流程优化方案。

一、番职院学生收费管理现状及存在的问题

广州市番禺职业技术学院地处珠江三角洲腹地的广州市番禺区，占地2 061亩，现有全日制在校生11 095人。学校采取多层次、多类型、多形式的办学模式，主要以高等职业技术教育为主，同时招收成人教育和远程教育学生，设有财经学院、管理学院、机电工程学院、建筑工程学院、人文社科学院、外语外贸学院、信息工程学院、艺术设计学院、珠宝学院等9个学院。随着广州番禺职业技术学院招生规模扩大和招收学生类型的增多，关于学费的收缴工作越来越复杂和烦琐，存在许多急需解决的问题。

第一，学费收缴任务繁重。学费收缴工作面向全校学生，学生多而财务处人力有限，因此学费收缴常采用集中时间收费的办法。而错过缴费时间的学生就只能零散缴费，跨越时间达到整个学期甚至整个大学四年，导致学费收缴业务量过大，严重影响财务处各部门的正常工作。

第二，收费项目多，且每个项目的标准具有差异性。番职院采取多层次、多类型、多形式的办学模式，收费项目多，有教材费、学费、住宿费等多达数十种，但却存在每种项目的收费会因不同因素（如由于专业、学历以及入学时间的不同）而不同。例如，专科、本科、函授本科、成人教育的学费标准因为他们之间的教育层次不同而不同，住宿费也会因为不同的住宿设施和环境，以及配套设备而又相应的收费标准，所有这些都给学校财务部门的收费工作带来极大的麻烦和不便。

第三，学费收缴手段落后，数据统计困难。番职院近几年仍使用传统的手工模式，学费收缴工作低水平、低层次，重复率高，错误率也高。同时，不能准确及时地对学费收缴和欠费情况进行统计，极大地影响了学校工作决策。

第四，学费拖欠严重，催缴困难。番职院每学年都有欠费情况，有的是因家庭困难交不起而申请减免或者缓交，有的则是挪用家里寄来的学费，属于恶意欠费。落后的手工模式难以有效及时跟踪欠费学生，尤其是恶意欠费学生，从而导致学生抱着侥幸心理恶意欠费，形成恶性循环，使得学校经费不做，影响正常工作。

第五，频繁变动学籍，学费信息更改不及时。由于各种各样的原因，总会频繁出现学生学籍的变动，同时因为学生部门与财务部门缺乏有效信息共享机制，导致学费信息更改不及时，增大了学生收费管理的难度。

二、番职院学生收费流程优化的目标分析

第一，科学合理分工学费收缴岗位。为了符合番职院学费收缴流程，制定了学费收缴的管理岗位主要有数据管理员、票据管理员和制单员。数据管理员的岗位职责是录入管理教务处提供的学生学籍和缴费信息。票据管理员的岗位职责是管理、发放以及收缴相关的收缴费票据。制单员的岗位职责的装订收缴费凭证，并且及时处理和统计所有的学生欠费数据。

第二，构建财务部门与其他部门的信息共享机制。学生收费系统的成员包括学生处、教务处、各院系以及后勤处等部门[3]，各部门间应积极实现相互间数据共享，保证某部门学生信息的改变，能够及时反映到其他部门。建立财务处与各部门公共信息的共享机制，使得财务部门能够及时更新学生学费信息。制定学费收缴管理制度，对欠费处理、学费减免和缓缴、滞纳金的减免做到有章可循。因此，财务处与其他各部门要实现学生信息网络化，有效达到信息共享。

第三，规范“学分制收费”标准。学生收费日益严重，尤其许多学生恶意欠费，家长却并不知道，这些已经严重影响学校的正常工作[4]，关系到学校的管理质量和学生未来的可持续性发展。“学分制收费”能够有效解决上述问题，学生欠费，就不能选修课程；不能选修课程，就不能获得足够学费；没有足够学费，就不能取得毕业证。因此，学生就不敢随意拖欠学费。

第四，减少现金支付，发展银行结算模式。现金支付给学校财务处带来不便，也给学生造成不便，甚至会导致财务违法违纪行为[5]。银行计算模式就是在新生入学之时，由学校为每个新生办理一张银行卡，学生的缴费、或者奖学金和助学金的获取都通过此银行卡进行，不仅能够提高资金管理的安全性，也极大地提高了财务人员的工作效率。如此，将会显著提高学费收缴管理的质量控制工作。

第五，建立收费工作与核算工作的联动机制。建立收费系统与会计核算系统的联动机制，能够进一步保证学费收缴信息的精确性[6]，进一步完善学生收费的档案管理，从根本上解决学费收缴工作的内部质量控制难题，杜绝财务违法违规的行为。

三、番职院学生收费业务流程优化设计

（一）各部门主要职能

学生费用的收缴工作不仅是财务部门的工作，而且涉及到学校各部门间的紧密合作和协同，如有一个环节存在问题就会给学校带来直接经济损失或者不良影响。番职院学生收费的业务流程优化涉及的部门主要是校长办公室，财务处、学生处、教务处、各院系部以及银行等。

1.校长办公室。负责在学校层面协调学费的收缴工作，直接对主管学生收费的校长负责。根据需要，定期向主管校长汇报学生收费的统计报告。主管校长再根据统计报告，决策相关工作，并协同相关部门。

2.学生处。学生处的职责包括：（1）负责管理在校学生的学籍信息，如休学、转学、退学、复学、降级、注册、毕业、转升本、转专业等。如学生的学籍信息有变动，需要及时反映通知到财务处。（2）根据财务部门提交的拖欠和缓交学费的学生名单进行相关的学生注册管理工作，如发现有恶意欠费的学生，则停止该学生的注册，直至恶意欠费学生补交完欠费后才能继续注册。如果发现学生在退学或毕业时还有拖欠学费，则暂扣该学生的学位证和毕业证，直至其补交完所欠的费用。（3）负责评定审核学生的奖学金和贷款补助工作，在评定后，将获得奖贷金名额的学生名单提交到财务处，财务处再根据这些学生是否拖欠学费或者缓交学费情况进行审核。若有缓交学费或者拖欠学费情况，则直接从其奖学金中扣除。（4）负责管理在校学生的住宿信息，并制定相关的住宿费用标准和其他费用标准，然后提交财务处由其负责收费。

3.财务处。财务处是进行学生费用收缴的最重要部门，除了向学生收缴各种费用以外，还必须做好下面工作：（1）对新生报到进行学费和其他各种费用的收缴工作，同时根据教务处提交的学生学籍变动信息对相关学生的收费数据进行更改和调整，并对相关学生按照更改后的收费信息进行收缴。（2）有学生退学、转学和毕业时，负责将相关学生的费用收缴数据提交给教务处、学生处及各院系部门，以便相关部门对相关学生进行资格审查，如有拖欠费和缓交费用情况，则取消其资格。（3）根据学生处提交的获得奖学金、助学金和贷款名额的学生名单，审核这些学生的拖欠费信息，如有拖欠费用，或缓交学费的，则从他们的奖学金、助学金或者贷款中扣除。（4）定期统计各学院、各系、各专业、各班级的学生拖欠费用情况，并保持与各院系部门同步，由相关的负责人员向欠费学生催缴欠费。（5）定期统计各学院、各系、各专业、各班级的学生拖欠费用情况，并将统计信息汇报提交至校长办公室。

4.教务处。教务处主要负责教材发放、课程安排和课程考试工作，制定每学年的书费标准并提交至财务处由其负责书费的收缴。同时，依据财务处提交的拖欠费用的学生名单来评定审核学生考试资格，对恶意欠费的学生则取消其考试资格。

5.各院系部门。主要负责学生收费的催缴工作。各院系部门的相关负责人员（辅导员）根据财务处提交的本院系的学生欠费清单，对欠费学生进行沟通、协调和催缴工作。发现有恶意欠费的，则将其名单提交至财务处、学生处和教务处，并对恶意欠费进行警告和处罚。对特殊的特别贫困的学生，则促使其提交缓交学费或者减免学费的申请，并依据国家和学校的规定和条例进行审核。

（二）流程优化

根据学校学生收费存在的问题，针对要实现的目标和涉及的部门，番职院制定了如下的优化流程：

1.在学生费用收缴之前，需要获得相关部门领导和主管领导的审批和授权，保证由教务处、学生处提交过来的学生的收费信息和学籍信息的准确性和真实性，并能够实时更新这些信息。

2.财务处会计人员负责编制收费学生的应收款表单，并提交至主管会计进行复核确认。会计人员对应收款表单进行修改、增加、删除或者调整，同样需要主管的复核确认。

3.银行代收学费需要财务处主管领导、会计人员和银行操作员、银行主管经理核查银行代收学费的资料和信息。如果是现金收费，则结合岗位原则，收费人员不能同时担任系统管理员、应收款管理员或者票据管理员等工作。

4.对于休学和退学，减少或者免除学费的学生，则需要出示学生处、教务处或其所在学院提供的证明，由财务处相关人员审核后才能办理收缴费工作，并由财务处保存相关的凭据。

5.财务处将收缴的学生费用由主管领导审批后上缴至上级教育部门，各种收费票据则按照档案管理的规定，由专人妥善保管。

四、番职院学生收费业务流程优化分析

随着高等院校办学规模的扩大和收费项目的增多，传统的手工收费方式已经不适应新形势下学生收费实行性、自动性和可管理性的需求。这就需要财务处的学生收费系统能够有效地紧密地与教务处、学生处、后勤处和各院系部门的信息系统进行结合，实现学生相关信息的实时共享和更新，提高学校各项工作的管理效率，而番禺职业技术学院学生收费的流程优化正是适应新形势的要求。

第一，实现教务处、学生处、财务处数据实时共享。当前市场上较流行的学生收费管理软件，虽为多数高校所采用，但只具备基本的管理功能，缺乏可扩展性，不能适应学生收费工作的复杂化、多样化需求。校园信息化建设要求，需要财务处、教务处、学生处和后勤处之间实现数据有效共享和实时更新。

第二，构建教务处接口，保证学分制收费一致性。学分制收费能够有效抑制恶意欠费行为。但传统的学分制收费，财务处在选课期间需要短时间内多次扣费，因没有建立财务处与教务处的信息共享接口，导致学生欠费和缓交信息不能与教务系统实时同步，就会出现漏交或重复交的问题。

第三，构建学生处接口，规范绿色通道管理。为了不影响有特殊经济困难的学生正常求学，目前高校都出台了相关的“绿色通道”条例，例如缓交或减免学费等。缓交或减免信息都是由学生处提交给财务处，再由财务处进行处理。但是，学生处提交信息经常会出现分多次和重复的问题，导致财务部门处理数据困难。因此，构建学生处与财务处数据接口，规范绿色通道管理，能够实时有效处理学生缓交信息或者减免学费信息。

第四，构建自主网上缴费平台。当前多数高校采用银行批量代扣学生欠费的方式，当经常有出现卡内余额不足、或者学生银行卡丢失导致扣费失败情况。总之，由于各种各样原因，总会存在许多银行代扣期间卡内金额不足的现象，导致银行代收很被动。如何解决这个问题？构建自主网上缴费平台不失为一个好办法。学生根据学号和密码登录系统，并根据系统产生的缴费信息，选择支付银行进行支付。学生缴费后会通过传输数据接口实时传输到相关系统，更新学生的缴费信息。对无故欠费学生，缴费平台则进行提醒、警告，这样既方便了学生的操作，也能实时同步数据。

参考文献：

[1] 陆志平.高校学生收费管理系统的实现[J].昆明学院学报，2013，(5)：125-131.

[2] 林昌铭.探讨高校学生收费管理的不足与建议[J].中国乡镇企业会计，2013，(8)：311-315.

[3] 孙学文，王兆伟.谈高校学生学费管理系统的开发[J].吉林高等商业专科学校学报，2003，(1)：99-101.

[4] 李海燕.高校收费管理中若干问题与措施的探讨[J].经济师，2005，(1)：45-46.

[5] 刘超.胜利学院学生收费系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2011.

[6] 刘永健，唐为国，刘纪波.高等学校收费管理信息系统探析[J].山东轻工业学院报，2001，(1)：45-49.