档案管理过程中的主要问题以及应对措施

李婧

山西省孝义市中医院 山西孝义 032300

在每个部门的发展过程中，往往会产生很多重要的信息资料，而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中，产生一定的记录作用，对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。

1 档案管理的一般工作流程和要点

在档案管理中存在的问题都是在具体的工作中发现的，其具体的工作流程主要是档案资料的收集、档案信息的归类、存入档案库、借用与回还、销毁和清查维护等过程。在档案管理工作之中，有两部分内容值得注意，其一，档案的收集交接过程都是由工作人员来完成的，负责提交、申请使用的人员属于非专业的档案管理人员，负责收集、整理归档的人员属于专业的档案管理人员，因此其中需要做好共同协调，在专业人员的主导中进行工作。其二，由于档案管理中所涉及的人员、资料范围十分广泛，因此规范化的流程、相应的技术对于保证档案管理工作顺利进行具有重要意义。多数问题，都囊括在以上两部分内容中。

2 档案管理过程中的主要问题

2.1 对档案重要性认识程度不够

档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理事业单位也能照常运转。

2.2 档案管理内部与外部环境不达标，质量低下

得不到重视的档案管理工作，只有素质低下的管理人员和简陋的硬件设施。档案管理工作其实是一项非常专业的资料管理工作，它需要专业人员进行有序的整理和把关，提高档案的利用率。但是很多部门的档案管理人员自身素质低下，对档案管理的基础流程不清不楚，也没有具备完整的计算机操作技术，所以档案管理工作总是会表现得更加繁杂和冗长，不利于档案管理工作效率的提高。

2.3 档案管理信息化应用不够科学

档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作，档案管理内容涉及事业单位经营和人力资源管理等多个层面，因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中，档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。同时，因为档案管理信息量较大，所以会生成大量的文件档案，纸质形式的档案资料会占据较大的空间位置，对日后调取信息进行档案查阅会产生一定的影响[1]。

3 解决档案管理工作中问题的对策措施

3.1 加强对档案管理的认识

加强事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。

3.2 为档案管理培养专业化的人才，并配备完善的档案

存放环境。每个部门的发展都离不开各部门专业人才的培养。在加大对档案管理工作的重视程度后，部门还要加强对档案管理专业人才的培养。一方面应该招聘具有专业管理能力、素质强、综合能力与实践能力都很强的档案管理工作人员。一方面还应该在招收这方面人才的基础上后续增加针对管理方面的培训活动，使得这些有基础管理能力的人才能够不断提升自我和树立档案管理工作重要的意识，从这几方面入手，部门能够开展更好的档案管理工作，使档案充分发挥对部门发展的作用，保证部门的业绩不断上升。

3.3 推进档案信息化建设

促进事业单位档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑，档案管理人员应当真正重视这一工作，不断促进事业单位档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设，推动档案材料的有效整合，一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制，利用信息技术对事业单位相关档案信息实现高效管理，进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输。另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式，推动多元化整合。

3.4 充分认识档案管理工作的重要性

在目前，许多事业单位和单位，仍然不能充分认识到档案管理工作的重要性。因此在档案管理工作中的投入不足。然而在实际的工作工程中，许多问题都可以从以往的发展经验中得到解决办法，档案资料的完备，为经验的应用提供准确的支持。因此，管理者应该充分认识档案管理工作的重要性，档案管理人员也需要正视自己的工作意义。

3.5 在保证档案管理工作具有良好管理环境的同时，部门还需要强调档案管理工作的保密性

档案是部门内部工作的历年资料和一些机密材料，属于部门内部机密性文件，档案对于部门在同行竞争中是非常重要的存在意义。所以在这个基础上，就需要部门的档案管理人员注意档案管理的保密性，意识到部门档案泄漏的危险性。部门需要时刻培养部门内部人员对于部门档案的保密意识，在日常工作中工作人员要提高警惕性，不随便在部门外部复印部门档案，不随便与部门外部人员讨论档案内容，不随便将档案搁置在办公区域以外的地方，妥善保存档案，让每一个工作人员都具有一定的危机意识，加强对档案的保护和保密措施。

总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。