如何加强档案基础工作的管理

文/曲伟达，河北省承德市围场满族蒙古族自治县人力资源和社会保障局

1 档案管理基础工作的重要性

档案管理的基础工作是对档案进行整理和分类与保存等,做好档案管理的基础工作是重中之重。既然谈到档案管理工作的核心，我们就要先理解什么是档案管理工作。档案就是记录日常工作中大量信息的一种工具，档案的记录有利于制定工作计划，确定大的发展方向，有利于控制内部成本，提高工作效率，加强内部控制，对企业内部进行实时监督，监督企业是否合理合法的运营，同时还给正常工作提供便捷的服务，必要时档案还可以做为一种证据，具有法律效力，成为确定法律责任的依据，所以说做好档案管理工作具有十分重要的意义。

档案管理最重要的就是做好基础工作，档案管理的基础工作是档案管理的基础前提、必要准备，更是提高档案管理工作水平的重要因素。但据目前看，我国档案管理工作做得还不到位，存在着一些普遍的问题，由于信息化的不断发展，存在的问题正逐渐显露出来，而且问题日益严重，这不利于我国档案工作的正常开展，成为阻碍档案管理水平提升的重要因素。所以，这就要求我们，要明确档案管理的地位和重要意义。认真、扎实的做好档案的记录，分类、管理、归档等基础工作，对原有的管理方法进行创新和改进，以保证档案管理工作的不断发展。

档案管理工作不会给企业带来明显的利益，但是它是服务性工作，虽然在实际的工作中并不能够直接产生物质回报，但是从社会发展的全局角度来看，档案管理工作是必不可少的，其提供的是对工作的支持和推动力量。档案管理基础工作是一项系统性较强的工作内容，它与其它管理工作之间是存在密切联系的。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

2 如何进行更有效的档案管理

那么如何更好的发挥档案管理工作的积极作用呢，下面我们谈谈如何进行更有效的档案管理。

2.1 加强档案管理人员素质

新形势下，档案管理工作需要有更高的工作要求，这就使得事业有必要组建一支优秀的档案管理团队，并具备一定的档案管理工作从业经验，这样才能更好地处理好档案管理的日常工作，并及时的解决一些工作中突发的状况，避免工作事故及事业单位的财产损失。要想做到这些，首先需要事业在招聘相关岗位人员时要认真筛选，适当选择一些有相关工作经验的人员来从事该岗位，入职后，由其他工作经验较多的管理人员指导新员工开展工作，采用"师带徒"的模式，培养岗位梯队，建立区分年龄层次的管理人员梯队。其次，还应定期组织档案管理人员进行工作内容培训，采用优秀员工介绍经验或外聘行业内优秀管理人员进行讲座等方式，将行业内先进的工作经验及单位发展的变化等信息及时传递给档案管理人员，保证管理方法的及时更新，确保档案管理工作的有序进行。

2.2 健全档案管理工作制度

档案管理工作的顺利进行，一套完善的档案管理工作规章制度必不可少。这首先需要事业单位领导给予档案管理工作足够的重视，要亲自指导相关部门制定档案管理工作的相关规章制度，并监督其有效地在工作中予以实施。同时，在制定相关规章制度时，要充分考虑其实际性、科学性，确保其符合档案管理工作的日常工作内容，能够真正应用到工作中去，并对提高工作效率，简化办事流程起到积极作用，避免出现一纸空文的情况。此外，还要根据社会发展趋势及档案管理的最新理念方法及时对规章制度进行修改，使规章制度更好的符合工作要求。

2.3 加强档案管理信息化建设

为了给档案管理的各项工作提供更为便利的档案阅览、摘录、登记条件，充分的发挥出登记档案的使用价值，应当建立起现代化的电子管理档案，通过扫描将所有的事业单位的登记档案输入到计算机中，为各个单位建立信息齐全且易于保存的电子档案。

在传统的档案管理手段中，每一个工作流程都需要由工作人员人工完成，工作繁琐复杂，工作效率较低，出现一些失误的几率也很高，这些不利的因素决定了传统的档案管理方法已经不适应当今的工作要求，档案管理信息化才是在新形势下档案管理发展的趋势。做好档案管理信息化建设，首先，需要建立好一个科学、有效、实用的档案管理平台，确保信息化的档案依旧能起到原有功能，并做好平台安全建设，防止因档案信息外泄给员工及单位带来损失。同时，要做好档案管理人员的培训工作，使他们了解并掌握相关平台的使用方法，并应用于各个工作流程中，确保平台能真正在日常工作中起到提高工作效率，减少办事流程的作用。能够让信息化建设在档案管理工作中发挥较大的作用。

2.4 加强档案管理中约束的双向性建设

档案的管理制度要时刻坚持双向性约束，既能够约束到单位职工的工作内容，又能有效的约束领导的制度建设行为。作为事业单位主体成员，职工应当是档案管理的制度约束中的主要对象，也是其主要执行者，但是事业单位中，领导具体的形象和行为肯定会影响档案的管理制度的执行效果。因此，档案的管理制度应时刻坚持双向性约束。

综上所述，档案管理对企业乃至社会的发展都具有重要意义，而对专业性的要求也非常高，这就要求从事此项工作的人员具有很高的专业技术水平。而且档案管理工作复杂，繁索，工作量大，这要求工作人员要细心、耐心，有着爱岗敬业的精神，对工作认真负责，积极努力，才能确保做好档案管理的基础工作，以保证管理工作的正常运行和进一步发展。