企业标准信息平台建设的系统功能识别探讨

申成振，吕若尘，李亮亮，方松源



企业标准信息平台建设的系统功能识别探讨

申成振，吕若尘，李亮亮，方松源

（陕西汽车集团有限责任公司，陕西 西安 710200）

标准发展的日新月异需要企业建立标准信息管理平台，本文结合了某企业建设企业标准信息平台的经验，总结建设企业标准信息平台时，对平台系统功能需求的识别和分析。探讨企业在建设标准信息平台时平台系统功能开发的需求要素。

企业标准；信息平台；标准数据

1 引言

1.1 人们生产、生活过程中对信息资源有序化的迫切需求

当今社会已经进入了一个知识爆炸的信息化时代。据估计，纽约时报一周的内容，比十八世纪的人一生接受到的资讯量还要多，每个月仅Google处理的的搜索就超过310亿笔，而仅在十年前此项搜索已达27亿笔，有资料估计，目前新科技的资讯量正以每两年翻一翻的速度递增。

信息资讯的飞速发展，加大了人们对生产、生活过程中信息资源的有序化发展需求。信息资源只有借助于标准化工作才能更有效地产生使用价值，只有通过统一、简化、协调、最优化的标准化原则对信息资源的名称术语表述、分类管理、检索查询、信息载体管理等方面进行规范和管理，才能提高信息数据向科技成果转化的效率以及降低转化过程中的成本投入。

信息化的增长，迫切需要将这些最新的科技成果，和各方面协调一致的最佳秩序转化为标准，以便人们在生产、生活中利用标准用最低的成本来创造最大的价值。

1.2 标准日新月异的发展需要企业建立标准数据的信息化管理平台

我国的标准化工作得到了飞速发展，现在已经是世界上六大标准强国之一。尤其是近年来，标准化工作的发展更是日新月异，仅从标准数量上看，从国家标准到各企业的企业标准从数量到规范事项均有很大增长。比如对于汽车行业中的常用标准，中国汽车技术研究中心每年都在整理的《汽车标准目录》中的国内标准目录信息多达上千项，但是这些标准信息资源数据如不能有效收集、管理和应用，是难以满足企业需求的。

而且随着我国经济的发展，国家“一带一路”等改革开放的深入，企业的贸易对象不仅面向国内，而且更面向各类国际标准化组织的成员，这就需要企业收集了解、转化、管理和实施的国外标准法规等信息数据，国外标准法规包括规范性的文件等信息数据的企业信息管理需求在急剧增长，也进一步提出了标准数据信息管理契合企业技术、管理与工作事项规范要求提升的必然需要。

因此，企业基于标准数据信息管理的信息化建设，统一整合和规范企业信息化建设中的标准数据管理，以及借助这一平台有效助推企业标准化工作的需求，越来越迫切了。

2 企业标准信息平台的建设应契合本企业标准化工作需求

2.1 应当与企业信息化建设相协调、相适应

企业标准信息平台的建设，应首先考虑与企业信息化建设相协调、相适应的问题。

近年来，在汽车制造企业的信息化管理软件飞速增长，很多企业均建设了PDM（产品数据管理）、CAPP（计算机辅助工艺）、PLM（产品生命周期）、ERP（企业资源计划）、CPC（协同项目管理平台）等信息查询软件系统平台，这些系统均可以链接和上传管理标准信息文档。

各软件对标准数据信息的管理各自有着其优劣性，而企业的标准信息化平台，最主要的任务是：进行标准信息的规范、按企业标准化管理要求进行信息的分类管理、满足企业的标准信息数据的检索需求、对信息载体（如PDF浏览器等）进行统一规范，此外还有统筹管理企业标准化工作等。

而其它软件平台在这几方面往往由于不是这些软件的主要任务，针对于企业的标准化管理工作来说，这些软件往往由于对标准信息的表述混乱和不规范、描述缺失或者错误、缺乏标准归口的统一和有效管理、文件未有效控制、分类错误、检索不规范等问题，带来企业销售、生产和运营的混乱。

因此，信息化管理也是一把双刃剑，必须树立起企业的标准信息化平台中标准信息的权威性和有效性，必要时对其它信息化平台中的标准数据的信息进行有效管理及声明。如果处理不好各系统之间的关系，或没有识别出合理的需求，可能会给企业带来很大资源浪费，甚至是非常大了损失。

2.2 建设企业标准信息平台前应对企业预期需求进行调研

对于企业首先调研期望标准信息系统提供哪些主要需求服务业务或项目。这个需求来源于企业两方面的调研：一方面来自企业专职标准化部门对标准的管理需求，另一方面来源于企业中各单位对标准的信息需求。

对于标准化职能部门的标准信息需求，可以通过企业的标准化系统管理流程的梳理、岗位职责和标准的制定、相关规章制度和标准的要求等方面收集对标准信息的需求。对于企业中各单位对标准信息的需求，可以通过标准文档管理人员的工作经验、以及进行各部门的信息调研获取。

3 企业标准信息平台系统功能的基本需求

3.1 不基于网络共享管理的企业标准管理需求

传统的标准管理是采用文件的纸质管理方式。如标准使用个人电脑（PC机）来管理，而又不基于网络来共享，通过电脑网络物理隔离以及加密软件则可满足标准数据的安全需求。优点是涉密文件及标准保密性强。

3.2 标准信息平台要求

使用个人电脑来管理标准的方式，远远不能满足企业的需求。企业必须建设基于网络共享的标准查询软件平台。根据企业用户需求，能保障用户的网络共享和同步信息更新；对企业中平台中的用户的权限进行有效管理，能合理设置出管理员、体系管理员、专家成员、普通用户等不同等级用户的权限。

从企业长远的最佳利益考虑，建设企业建设标准信息查询软件平台时，应综合考虑满足以下几项要求。

1）企业标准文本或标准译文的编写格式应当一致。

国家、行业标准从国家正式发布渠道获取，保障文本格式一致性和有效性。企业标准应满足本企业标准格式要求或GB/T1.1要求。国际标准或标准译文应有统一的格式规范，必要时进行统一格式转换。

2）标准的标准编号、名称（术语）应当规范。

标准及标准化相关的名称术语，作为企业走向有序化管理进行表达、沟通的通用语言，在企业标准信息平台中必须表述规范，满足相关标准和企业规范要求。

如企业标准其名称的编制应当满足国家标准，译文标准的名称应尽量与我国标准对标准名称的要求一致等，不规范的编号、术语等表达，会对标准分类管理、检索和信息传递及沟通等带来不良影响。

3）标准的分类管理按企业标准体系的标准分类要求

满足企业标准体系对标准文本数据的分类管理要求，这是标准信息平台必须具备的基本功能要求。

标准的分类应按企业标准体系的标准分类要求进行管理，标准分类可参考 GB/T 15496、GB/T 15497、GB/T 15498的标准要求。其中可根据企业特性的个性化需求，增加文本数据的其它分类管理需求（如企业提出需对汽车行业3C认证法规文本分类管理需求等）。

4）满足标准信息管理的受控状态和有效性

标准管理应满足企业文本管理的要求。比如企业标准作为企业受控文件应满足控制文件管理的各项要求。受控管理除了文本（包括纸质）的发放、更改、审签记录、受控标识等管理需求外，对电子文本需要能识别是否受控（可以将受控标识转为相关文本数据信息进行识别）、文本的可查阅的管控单位、文本信息查阅密级权限和范围等进行有效管理。

5）统一标准的文本的数据格式

满足标准数据的档案管理需要。为便于数据管理文本，并与行业的数据档案管理保持一致，标准文本一般应转化为PDF格式进行管理。同时对文本的数据格式进行标准的设置，应统一标准格式转化与查看软件，它会影响标准数据的共享。比如PDF文本的打开与查看，可以使用FoxitReader、adobe Reader/Adobe Acrobat等多种软件，但某些软件（例如FoxitReader）就可能不支持此项功能；同时PDF也要进行统一的PDF软件设置处理（如加密批处理等技术）。

6）契合企业标准化管理需求

基于对企业标准化体系管理的信息公告，已经标准培训、标准化培训、标准宣贯和实施、信息化软件管理应用说明、标准信息沟通交流、企业标准化活动（企业标准制修订、参与国际国家等标准等活动情况）等信息公告和管理需求，这些功能均在标准信息平台上体现相关信息，有效促进企业标准化的建设水平。

7）要识别出企业标准特殊性的需求和管理

企业标准管理体系中，国际标准、国家、行业、地方以及规范性文件（如法律、法规），它们相对于具体到某一个企业时，和其企业的企业标准在管理和应用需求上是有区别的；也就是每个企业标准相对于该企业来说都有其特殊性。

一般来说这与企业的销售、生产和运营管理体制要求有关，同时还需注意企业标准的专有性和共享性的对立统一矛盾。

如果处理不好，可能造成该使用标准的单位，查阅不到公司的标准要求，标准难以为企业创造价值；扩散到不该查看的单位，造成标准专有性的泄密损失；企业标准的管理不能满足公司管理体制需求（如各管理体系文本管理制度），造成标准管理混乱和甚至各管理系统间冲突和“打架”；消弱了企业标准中对公司专利的保护期望；不能有效满足企业产品标准100%的覆盖率要求；以及其它一些非预期的管控失效。

4 结论

在进入信息化和智能化的新时代，信息资讯的飞速发展，加大了人们对生产、生活过程中信息资源的有序化发展需求，借助企业标准信息平台能有效助推企业标准化工作。

在建设企业标准信息平台时，需考虑与企业信息化建设相协调、相适应，并对企业预期需求进行调研。企业标准信息平台系统基本功能有：信息化网络要求，以及标准编号和名称术语表述、分类管理、检索查询、信息载体管理等需求；其它的基本功能还包括：标准文本（或译文）的格式一致，满足标准信息管理的受控和有效性需求，统一标准的文本的数据格式，契合企业标准化管理需求，满足企业标准特殊性的需求和管理需求等企业标准化工作需求。

[1] 邢淼.铁路信息标准管理平台研究[D].成都:西南交通大学,2015.

[2] 张飞.贵州省标准信息服务平台建设[J].现代经济信息,2015（8）: 402-405.

[3] 韩其峰,肖进.我国电子信息产业标准资源与服务平台建设[J].中国科技资源导刊,2010(03).

[4] 郭敬东.标准信息服务平台建设[J].中国标准化,2014(5):121.

[5] 孔祥威.浅谈地方标准信息服务平台的建设[J].中国标准化,2014, 449 (2):81.

[6] 汪滨.网络环境下标准信息资源共建共享的实践[J].标准科学, 2012(08).

[7] 孙慧媛,孙淑萍,庄永浩.以客户为中心提升标准文献信息服务工作[J].中国标准化.2011(6):1-4.

[8] 郑晓艳.技术性贸易壁垒对贵州出口贸易的影响与对策研究[D].贵州:贵州大学, 2008.

Discussion on System Function Recognition of Enterprise Standard Information Platform

Shen Chengzhen, Chen Lvruochen, Li Liangliang, Fang Songyuan

（Shaanxi Automobile Group Co., Ltd., Shaanxi Xi'an 710200）

Enterprises to establish a management standard information platform, because of the rapid development of the standard. This paper summarizes some enterprise standard information platform construction and management experience, and in establishing the platform system is introduced in this paper how functional requirements for identification and analysis. Hope to discuss and share some experience on developing the function of the standard information platform, what are the main factors that need to be clarified.

The enterprise standard; information platform; standard data

B

1671-7988(2018)22-300-03

U469.6+1

B

1671-7988(2018)22-300-03

U469.6+1

申成振，就职于陕西汽车集团有限责任公司。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2018.22.108