加强档案管理的策略探讨

杨虹

摘要：与单位发展活动有相应关系的文字通过媒体形式呈现的资料即为单位档案，如账务、科技、设备等多类别档案。把一切有意义和价值的资料梳理归档，有效衡量该单位管理水平和业绩，用科学规范的方式进行档案管理显得尤为重要。保障单位工作质量、提高工作效率的一个必要条件是：档案管理工作。单位健康发展需要档案管理工作，它是单位科技研发、管理、生产、实施每个环节都离不开档案管理。

关键词：档案；管理；价值

引言：就现阶段而言，档案管理过程中，存在很多不足，比如管理员缺乏责任心、相应的管理制度不完善、执行不到位等，这些都阻碍了科学规范管理档案的实现。由此可见合理、科学、规范地使用档案资料，在满足使用人需求的同时发掘新的管理方式，提高档案管理的服务，提升档案管理科学化进程势在必行。

一、单位发展过程档案管理的存在价值

1、单位发展的根基是档案管理

单位稳定正常的发展与管理工作密不可分，财务、技术、人事、行政等管理环节都是非常重要的，任何一个环节都需要全面开展、认真落实。这些管理工作中都可以通过档案管理表现出来，科学规范的档案管理可以为各个管理环节提供最为基础的依据，同时能够对管理层的决策起到参考价值，还能有效的提升工作效率。由此可见，单位发展的一个重要根基就是档案管理，它对单位起到了可持续发展的作用，加强档案管理能够更加全面、准确的保证资料信息真实性、原始性。

2、档案管理水平的提高意味着整个管理的提升

一般的单位发展包括一下几个时期：创始、成长、提升和壮大。在这个过程中档案则是一种最能有效记录的方式，每个时期的进步都是建立在上个时期的基础之上。每个管理制度在制定初期都是简单粗略的，会存在很多漏洞、冲突、不完善的地方，在制度落实的过程中，不断提高管理水平，修补现有的漏洞、化解冲突矛盾，将制度更加完善化，能够全面周到地达到较好的管理状态。单位的管理水平提升的同时，单位的规模必然更加壮大。单位在发展的过程中应运而生的是文化，这是单位管理成果的表象，文化底蕴彰显单位的灵魂，是推动单位发展的不竭动力，两者相辅相成，共同发展。

3、档案是一种隐形的资产

资产是指单位享有或者支配的资源，通过货币的方式进行计量。依据标准不同，资产有很多种分类方式。按照资产的流动性可以分成：流动资产、固定资产、无形资产等。我们之所以称档案是一种隐形资产，是因为需要转化后才能作为生产资料，而它并不是虚无的，只是相对来说是隐形的。经过转后后能够形成更加有效的生产力，推动生产力水平的不斷提升。档案对单位发展的影响是十分深远的。

二、目前档案管理过程中存在的一些问题

1、档案管理意识不足

整个社会水平在飞速发展，单位对文化、历史的意识更加深刻，档案管理被越来越多的单位重视起来，有的单位甚至成立专门的档案管理团队，专门对本单位的档案进行收集、整理、归档。但是有些单位的档案管理意识不足，从单位的领导层就缺少这种意识，造成商业价值很高的档案不能及时存档，甚至有些会丢失，引发不可弥补的损失，这种损失隐身出来的问题可能会涉及很多方面，有的后果是十分严重的。增强档案管理意识刻不容缓，及时、准确、科学地将档案归档不仅能为单位保存有用的资料信息，还能作为事业的一种强大的竞争力，让事业长久、稳健地立足行业中。

2、归档管理着力点偏离

目前，大部分事业在经营的过程中偏向于较为直观的经济运营获利情况，从而轻视与单位相关的重要资料信息归档管理，单位不设立专门的管理队伍或专业的档案管理员，与经营、经济相关的资料多存于财务相关人员存放，形成一职多能的情况，财务人员对财务工作较为偏重，往往因管理意识不强导致档案归档的基础较差，使得档案管理不断出现问题。

3、档案管理条理性差

社会高速发展的同时，带给整个市场的竞争压力也是极大的，一些落后的单位竞争力逐步减退，有的甚至走向倒闭的境地。在这个事业办理账务清理时，由于前期档案管理工作不到位，使得很多重要文件丢失，这就给整个结算手续变得困难重重，完成这项工作需要投入更多的人、财、物和时间，有的甚至因为原始档案不完整引发极为严重的财务问题。有的单位意识到档案管理的重要性，选择一些档案管理的代理机构进行保管，这些机构足够专业一定程度上可以帮助事业加强档案存放管理，而有些机构存在不负责任的漏洞，档案混乱或无人管理，则无疑会给事业带来更大的危机。

三、档案管理的一些有效举措

1、加强单位档案管理意识

随着网络技术的深入，很多网络平台推出云存储，在平台的推广过程云存储成为一个亮点。在平台的发展过程中，存储备份意识同时也带到了很多单位，使得档案管理意识得到逐步提高。一些单位随着意识的增强开始重视档案管理工作，任命专业的团队或管理员进行科学规范的档案管理工作，进而保障每份资料信息可以及时、有效、准确地归纳存储。

2、完善档案管理相关制度

档案管理的相关制度是适应单位性质的一套档案管理标准，是实际操作的指南，完善的制度是在不断重复发现问题、探索解决方案的过程中实现的。需要单位领导相应管理人员共同努力，不断推动档案管理制度的完善。凡是有了规矩，做起来就会更加由条理，这样使得单位更为健康地持续发展。不同行业都有相应的规定、制度和法律，通过对这些文件的深度解析，结合本单位的实际情况，拟定符合本单位的制度才能长久的开展档案管理工作。对管理人员进行相应标准的约束和考核，能够将档案管理水平有效提升，是加强档案管理的一项重要举措。随着各项管理制度的完善，单位的发展必定蒸蒸日上。

3、档案管理科学规范

科学是可以合理解释，并且可靠地运用，是人类探索、研究和感悟万物变化规律的知识体系，将事物系统化、公式化，社会不断进步，科学已经深入人心。方方面面都讲究科学性、合理性、规范性，做到科学规范地进行档案管理，在单位发展过程发挥重要作用。怎样才能切实地做到科学规范地管理档案显得尤为关键，要求相应的管理人员跟进时代的步伐，与时代共同进步，融汇前沿的技术、相关法律法规，结合单位实际情况，这样探索出的制度才是在法律范畴内符合单位情况的高效管理办法。互联网平台中的云存储也是一项科学化的归档办法，实现长期存储、方便调阅，有效的提升工作效率。充分地与法律结合，使得档案更为安全。

4、部门间加强沟通友好合作

单位各部门均有相关的档案需要整理存储，这就需要各部门间及时沟通、友好合作。从各部门的角度对相关档案存储提出合理化建议，有助于单位的档案管理员开展工作。资料成形后第一时间进行有效的收集、处理、归档尤为重要，拖延时间越长资料的原始性越差，极易导致管理混杂或者丢失的情况。

5、专业团队或人员负责专项工作

鉴于档案管理对单位稳健发展的影响，引进专业性的管理人员、组建专项管理团队有助于推进单位档案管理朝着科学、规范、高效的方向发展。专业性不仅是岗位也是单位的有效竞争力，每个岗位上都运用最专业的工作方法，这个单位方方面面都更加突出，核心竞争力也将强劲。

6、档案管理智能化水平

大数据时代的到来，人们对数据的认识越来越明显，资料存储显得尤为重要，每个人都有或多或少的数据需要存储，更何况是单位。关于资料储存，最担心的无疑是丢失，目前存储的方式有不少选择。存储可以分为备份、虚拟存储和物理存储。备份，通常是实体存放，可以放到公证处或其他保险的机构进行储存，根据需要备份文件出现在特定的场合。物理存储指的是能够看得见、摸得到的东西，如U盘、光盘、存储卡等。虚拟存储指的是寄存在网络上，网盘存储会有一定的泄露风险，需要谨慎选择网络存储平台，注意进行加密处理。根据资料的重要性可以组合性选择存储方式。

结束语：档案管理是单位的一项日常工作内容，档案工作随着经营发展不断出现，管理也是持续性工作。在档案管理过程中发现、探索、完善，顺应时代的发展，科学、规范、高效地将档案管理工作顺利开展，为事业的发展锦上添花。

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