新形势下电子会计档案管理规范研究

文/中国人民解放军75769部队 唐丽

一、电子会计档案管理的重要性

不论是在企业的发展中还是在个人的成长过程中，每个人都有一份属于自己的、与众不同的信息资料，这些资料往往会被概括为档案。在经济发展的过程中，也有属于经济活动开展的一份资料，即档案。按照不同的分类标准，这些档案会被归为不同的类别进行不同的形式和年限的保存。会计档案室会计工作中的重要资料部分，也是对会计工作进行监督和审核的基础。会计档案主要包括与单位业务经济相关的各种资料、收据以及各种凭证和历史记录等。根据跨级工作的内容，又可以具体划分为会计账簿、会计凭证以及财务报告和其他与本单位经济活动相关的信息内容。在企业的发展过程中，建立一套较为完整的开机档案管理系统，不仅能够更好地保存开机档案，同时也能够提高会计工作的效率。随着信息技术的不断发展和进步，在很多经济活动以及社会生活中都大量使用了电子化工具，包括以支付宝、微信支付为主的支付工具；以及以各种软件为主的手机客户端银行系统等。很多经济记录都不再以纸质版的形式出现，而是采用了电子信息技术，为客户提供了极大的方便，也促进了经济活动的快速发展。为了适应经济的不断发展以及发挥会计在经济活动中的积极作用，就需要加速建立会计工作的电子信息化发展。电子会计档案管理工作，是会计电子信息化发展中的一个重要展示，也是促进会计工作信息化发展的基础和保证，做好电子会计档案的管理工作，不论是对目前的会计工作发展还是对提高会计监督管理工作的效率都有积极的作用。

二、新形势下电子会计档案管理工作的发展

近年来，随着我国信息技术的不断发展以及经济的不断进步，与之相关的各项工作都迎来新的发展时期。作为经济管理中的重要部分，会计工作也要有新的改变，这其中电子会计档案的管理工作是需要关注的一个重要问题。电子会计档案管理工作具有一定的综合性，对业务人员的要求也较高。与普通的档案管理工作相比较，电子会计档案管理工作者需要具有一定的会计知识，能够适应会计工作的特殊性；与传统的会计档案管理工作相比较，电子会计档案管理工作者则需要具有一定的电子信息处理技术，这样才能促进工作的有效开展。在新的发展形势下，电子会计档案管理工作将会向着更加标准化、科学化以及国际化的方向发展，这也有利于促进我国经济的国际化发展。

三、新形势下电子会计档案管理中存在的问题

经济的不断发展以及信息技术的不断进步，经济活动信息也在逐渐改变自身的存在形式，正在向着无纸化、电子化的方向发展，这就对会计工作提出了新的要求，其中最为明显的是会计档案也需要紧随时代的步伐，向着电子会计档案管理方向发展。由于受到发展时间段、工作任务大、技术要求高等因素的影响，在现阶段的发展中，电子会计档案管理工作还存在着一些问题，影响到了其积极作用的发挥。

（一）电子会计档案管理意识浅薄，管理工作不受重视。不论是在企业的经营发展中，还是在各个单位的经济活动中，会计工作因其自身的重要性得到了越来越多的重视，但是很多管理者和经营者对于会计工作的认识还停留在较为表面的层次，他们认为会计工作的主要内容就是做好经济活动的相关账目工作，并没有意识到电子会计档案管理工作的的重要性。所以很少有企业或单位重视电子会计档案工作的开展情况，这就造成很多电子会计档案的缺失或者是不完整，影响到会计工作的科学性和有效性，同时也为后期的会计监督和审查工作的开展带来了不必要的麻烦。在会计工作的相关法律法规中，对会计档案的保存做出了明确的要求，如果在实际工作中由于管理意识不到位以及受到其他因素的影响造成会计档案的不完整或者遗失，是需要承担一定责任的。

（二）电子会计档案管理缺乏专业性，管理工作效率较低。在目前的发展过程中，很多企业或单位的会计工作从业者较少，往往是一人身兼数职，这就会造成很多会计工作没有专业的人员来完成。在会计工作开展的过程中，很少有企业或者单位设立专门的人员进行会计档案的管理工作。随着信息技术的不断发展，以及会计工作的不断正规化、国际化的发展，电子会计管理工作的要求也在不断提升，但是在目前的发展中，电子会计档案的管理工作并没有向着更加专业化的方向发展。电子会计档案管理专业性的缺乏，往往会造成管理工作的效率低下，同时也会影响到会计工作的有效开展。

（三）电子会计档案管理责任不明确，管理领导工作难开展。在现阶段的发展中，由于在企业或者单位中，很少设置专门的人员进行电子会计档案的管理工作，这往往就造成了电子档案管理责任不明确的情况，当电子会计档案管理工作出现问题的时候，管理者很难进行责任的追究，惩罚的效果也就不明显。同时，电子会计档案管理责任的不明确，也会在很多时候造成档案保存工作的疏漏，相关人员会进行责任的推卸，增加工作中的困难和阻碍。

（四）电子会计档案管理人才缺乏，管理人员工作素质较低。电子会计档案管理工作是随着经济活动的信息化以及会计工作的电子化发展起来的。电子会计档案管理工作是原来的会计档案管理工作的信息化发展成果，但是其工作的要求却有了新的提高。电子会计档案的从业者不仅需要具有专业的会计知识，同时也需要具有一定的信息处理技术。在目前的会计工作发展中，很多从业人员是由原来传统会计工作者发展而来的，其专业技术较强，但是对信息技术的掌握能力有限，整体的工作效率较低，阻碍了电子化会计工作的发展。

四、新形势下电子会计档案管理的规范发展

会计工作是经济活动中的重要内容，而会计档案管理工作虽然在表面上看起来较为普通，却是保证会计工作质量，做好会计工作监督和审查的基础，国家有专门的法律法规对其工作进行了明确的规定，其重要性不言而喻。为了提高电子会计档案管理工作的质量，使其向着更加规范的方向发展，促进新形势下会计工作不断进步，就要采取有效的措施，解决目前在电子会计档案管理工作中存在的问题。

（一）树立对电子会计档案管理工作的正确认识，促进管理工作有效开展。在新的发展形势下，不论是基于经济活动的不断发展还是信息技术的不断进步，都应该对电子会计档案管理工作树立全面、正确的认识，为会计工作的有效开展提供更好的支持。在新的发展时期，为了促进企业或者单位中会计工作的有效开展，管理者要树立全新的发展意识和发展理念，紧跟时代发展的趋势，做好内部会计管理工作，同时对原来工作中的不足进行全新的改变，加强对电子会计档案的管理工作。在很多单位中，由于受到不同因素的影响，可能会存在信息沟通受到限制的情况，但是这并不影响到电子会计档案的管理工作。在工作开展的过程中，可以借助局域网络或者是先进的信息存储设备，提高电子会计档案管理工作的效率。

（二）提高电子会计档案管理工作的专业性，提高管理工作效率。在会计工作发展的过程中，提高电子会计档案管理工作的专业性，不仅仅能够促进其电子会计档案管理工作效率的提升，同时也能够使其更好地服务于会计工作的发展。随着经济发展形势的不断更新，在电子会计档案管理工作开展的过程中，要根据国家相关法律法规的规定，建立一套较为完整的、能够使用本企业或者本单位发展的会计工作制度和电子会计档案管理工作规范，这样可以对相关工作的开展起到约束作用，促进工作效率的提高。

（三）明确管理责任、落实管理任务，提升电子会计档案管理质量。为了提高电子会计档案的管理质量，就必须在工作开展的过程中，做好电子会计档案管理的责任落实工作。在会计工作的过程中，明确了各个工作人员的工作责任，不仅能够提高电子会计档案管理者的工作积极性，同时也能够在问题发生时更有效地找到责任的承担者，促进问题的有效解决。明确了电子跨级档案管理责任，就可以更好地布置电子会计档案的管理任务，提高管理的效率，促进相关工作的不断发展。

（四）注重专业人才培养，提高管理人员整体素质。为了提高电子会计档案管理工作的效率，就要在发展的过程中，注重专业人才的培养。档案管理是一门具有一定科学性的工作。做好电子会计档案管理工作不仅仅需要一定的专业技能，同时要具有较高的职业素质，包括细心严谨的工作态度、较强的责任心等。在目前的教育发展中，很少有专门的电子会计档案管理专业，相关人选的培养往往是在实际工作中进行的，这就需要领导者在重视电子会计档案工作发展的过程中，协调好有利资源，对工作人员进行专业辅导，提高整体的人员素质。

五、小结

随着经济的不断发展，以及信息技术的进步，各项经济活动都向着信息化、便捷化、迅速化的方向发展。会计作为经济活动中的重要部分，不论是在组织中还是在企业发展中都能起到积极的作用。利用现代化的信息技术，促进会计工作的信息化发展，不仅能够促进会计工作不断进步，同时也能更好地发挥其在经济管理中的积极作用。电子会计档案作为电子会计中的基础组成部分，能够为会计积极作用的发挥奠定扎实的基础，所以在促进电子会计业务发展的过程中，要做好基础的电子会计档案工作，使整体的会计工作能够更好地适应时代发展的需求。