艺术特色学校档案编研的实践与思考

文/江苏省苏州艺术高级中学校 陈利

学校档案编研工作是以学校档案馆藏档案为主要对象，在研究档案内容的基础上，按照一定的题目为线索，通过对学校相关档案信息进行分析研究、编辑出版，以满足学校和社会各方面工作需求为目的的一项专门的业务工作。档案编研工作是撰写史料、真实记录历史必不可少的一项基础性工作，也是开发与利用档案直接为学校和社会服务的重要手段。

档案既是历史文化资源，又是重要的信息资源。学校档案编研工作作为档案信息资源开发利用的一种重要形式，体现了一个学校档案馆的管理水平。江苏省艺术高级中学校自1940年创办以来，已有78年的历史。校综合档案馆自1941年建档累计已有2千余卷档案,全面系统地记录了学校由教会学校发展为具有艺术特色的江苏省四星级普通高中学校。档案编研工作从无到有，取得了较快的发展。档案编研在档案服务于学校的教育教学工作中发挥了积极的作用。如何在实践中将档案编研工作更好地服务于学校工作是作者在开展档案管理工作中一直思考的问题。

一、做好常规编研工作，全面反映学校综合情况

档案事业的发展已进入了档案信息管理和档案信息服务的新时代。为学校、社会提供有价值的服务是学校档案工作的根本宗旨，也是档案工作在新时代的集中体现。

学校编写的《大事记》《组织机构沿革》《基础数字汇编》《发文汇集》等续编类的编研材料，是具有连续性的信息资料。根据材料积累的规律，确定恰当的编制周期，强调做好相关信息的及时收集，在巩固原有编研成果的基础上，高质量地做好续编工作。这类专题汇编能比较全面地反映学校的基本情况，为学校提供学生人数、教职工信息、教育经费预决算数、校园面积、基建情况、科研成果、图书馆藏数等资料，为学校领导总结工作、制定计划、编史修志以及探索学校的发展规律等提供依据。从实用的角度来完成的汇编，成为利用者最需要的数据。

二、突出艺术类档案材料编研，体现学校特色

我校是一所艺术特色学校，在档案编研方面应重点突出艺术特色。如《艺术教育集锦》《师生美术作品汇编》《艺术教师优秀教案汇编》《艺术节专题汇编》《艺术班高考及录取院校汇编》等，这些编研成果真正体现了学校的艺术教学特色。我校在江苏省首批艺术特色学校验收工作中，通过查阅这类特色编研材料，使验收组的领导从不同角度更全面地了解学校艺术教育水平，相比从大量的原始档案中调取相关信息，可以更科学、系统、集中地提供档案资料。既节省时间提高工作效率，又有力地证明了学校各项工作的真实性、客观性，并为我校成为江苏省首批艺术特色学校发挥了巨大的作用。实践证明，编研材料作为学校特殊的信息资源在开发利用中实现了它应有的价值。

三、以多媒体编研艺术档案，使编研成果丰富多彩

随着信息化的发展、网络技术的不断完善，档案信息除了单纯的文字信息外，越来越多地出现了由文字、图像和声音等多媒体组成的综合信息。档案编研工作也需要用信息化的手段达到开发档案信息资源、提供档案信息利用、实现档案社会化服务的目的。艺术特色学校的艺术特点为学校档案编研工作指明了新方向。因此，必须改变单一利用文书档案编研的现状，充分利用学校各种门类的档案，运用多媒体技术开展工作。

（一）首先将不同载体的档案信息数字化。数字化是实现档案多媒体编研的基础。不同载体的档案信息，如纸质文件、照片、录像带、录音带等进行数字化，是实现档案多媒体编研的前提。将声音、录像等档案转化为数字化形式，如采用精密扫描仪对照片进行扫描，保存为图像格式；采用专用设备和软件如MP3 SoundRecorder将录音带的声音转成mp3文件格式；采用视频捕捉卡（视频编辑卡）将录像带转成MPEG4格式。计算机等现代化设备和先进手段为学校档案多媒体编研提供了技术上的支持与可能。艺术特色学校的名教师讲课，学生的声乐、器乐作品，获奖作品，学校艺术节汇演均需要进行档案的数字化处理。

（二）在档案材料数字化的基础上利用多媒体技术进行档案编研。多媒体技术运用于档案编研，是指根据客观需要，对档案内容进行分析研究，按照一定的题目，将文字、图形、影响、声音等各种相关档案信息加以有机组合加工，编辑成各种形式的电子档案编研成品的业务工作。多媒体技术的应用有助于在同一部编研功能成品中集成多种类型的信息。如《艺术教师优秀教案汇编》与《艺术节专题汇编》便是以多媒体展现的档案编研成果。

在实践中，运用多媒体技术进行档案编研具有明显的优点：图文并茂、生动形象；多种信息汇聚，编研效果突出；色彩鲜明，丰富多样；声音、视频融合，有声有色；文字、声音、图像结合，传达信息量丰富；信息数字化，易于储存、复制、重组和修改；具有良好的复用性。从而使编研成果在载体上更加丰富多彩，在形式上更让广大教职员工、学生喜闻乐见。

在充分认识档案编研工作的重要性的同时，应用数字化多媒体技术，在常规编研的基础上，紧扣艺术学校的艺术特色，形成多种类、多载体的档案编研成果，走出一条档案信息编研工作的新路，才能真正为艺术特色学校的发展提供服务。