规范档案管理促进学生就业

2018-11-25辽宁地质工程职业学院杜君

办公室业务 2018年22期

文/辽宁地质工程职业学院杜君

目前，部分高校存在对档案重视程度不够、管理不规范、管理手段落后等问题，有些毕业生对个人档案漠不关心，甚至出现“弃档”现象，给自己造成了不必要的麻烦。所以强化对档案重要性的认识、规范学生档案管理，对学生顺利就业及将来的职业发展有重大意义。

一、强化档案重要性的认识

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，不仅包括学生的简历、家庭状况、成绩报表、鉴定评语，还包括学生的奖惩材料、三好学生和优秀学生干部登记表、体检表、党、团组织材料等，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。档案对于每一个人来说是很重要的，他就是我们人生的一个缩影，有了档案才能证明你在这个社会中的成长轨迹。很多手续绕不开档案这一关，目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。有些毕业生工作几年后忽然发现自己无法按期转正定级、申请职称，在办理养老保险手续时也遇到麻烦，就是因为毕业生疏忽了档案的存放问题，追悔莫及。总之，如果没有档案，个人的一些权益就得不到保障。

二、把握毕业生档案的特点

毕业生学籍档案与人事档案既有区别又有联系。毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩和工作表现，个人身份、学历、资历等方面的重要依据。毕业生的人事档案由其学籍档案转化而来，是指学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案。

三、提升学生档案管理质量

（一）搞好宣传强化档案意识。档案意识的强弱，直接决定着档案质量的好坏。提高档案意识，一是利用校园网、宣传单、咨询会等多种渠道宣传有关学生档案、人事档案的管理知识，让广大毕业生充分认识学生档案的重要性。辅导员日常在与学生的交流接触过程中，要有意识做好引导教育。二是强化档案形成涉及相关人员（如：各系处室领导、任课教师、辅导员、教务人员等）的专题学习培训，促使他们提高对档案重要性的认识和重视程度。

（二）完善制度规范档案管理。高校必须按照《高等学校档案管理办法》有关要求，建立一套严谨、科学、完善、配套的学籍档案管理制度和工作规范。高校学籍档案涉及面广，形成过程复杂细致。由于档案具有完整性、真实性、规范性、私密性、多样性等特点，因此高校必须从实际出发，运用科学管理原则，建立健全档案的收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职能等各项规章制度。同时要与时俱进，不断完善，努力适应高等教育发展新形势。

（三）认真收集完善档案内容。对档案内容的收集要做到及时、准确、全面。学校招生管理部门要收集各省市高招办邮寄的档案；在新生开学报到时，各二级系部要及时收集新生档案，认真核对，并标注好每个学生的专业、班级、姓名、学号，然后将新生档案移交至校招生办，校招生办在新生入学后一个月内将收集到的学生档案移交到校学生档案室。对档案内容的动态变化，如学生入党、入团、评优、处分、转专业、留降级、休复学等有关材料，必须在结束本项工作后二周内全部移交给校学生档案室，并及时分类整理，准确装入学生本人档案。

（四）创新方法改进管理模式。现代信息技术的发展为创新档案管理提供了便利条件。档案管理人员要提升现代信息技术应有能力，利用办公自动化系统、数码影像技术、档案管理软件等先进技术手段，提高档案管理效率和水平。针对在立卷、归档、调档、移交等具体工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

四、注意档案利用促进就业

毕业生的档案在任何情况下都不能自己携带，应由学校交寄用人单位所在地人才中心，或由用人单位所在地人才中心调档函到学校提取。落实了工作单位，并且所落实的单位具有人事管理权的，档案应调到该单位；落实了工作单位，但工作单位不具备人事管理权的，应将人事档案托管到人才中心；对于没有落实工作单位的学生，如果没有申请暂缓就业，学校会将其人事档案转到生源所在地。这一类毕业生应在规定的时间内到当地人事部门报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是“弃档”。少数毕业生由于多种原因一时没有合适的就业单位，希望将档案留在学校保管，待确定接收单位后再进行转递。学校在为其免费保管二年之后，档案仍在学校的，作为失业人员，学校自动将其档案转往当年毕业时户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。