大数据时代高职院校档案管理模式初探

文/浙江安防职业技术学院 贾俐研

随着信息技术的快速发展和广泛应用，大数据时代应运而生，它给人们的生活和工作带来颠覆式的转变。与此同时，档案管理也面临着新的机遇与挑战。

目前，各高职院校档案管理普遍存在档案管理制度不健全、档案管理人员素质欠缺、档案资源开发利用不足等众多问题。在高科技时代，高职院校如何利用大数据技术提高档案管理水平，加快档案信息化建设，构建新型档案管理模式是值得我们深思的问题。

一、大数据时代高职院校档案数据特点

大数据指的是在一定的时间范围内，所涉及的资料量规模巨大到无法用一般常规的软件工具对数据进行采集、管理、处理并整理，帮助单位形成更可靠更目标化的资讯。它具有数量巨大、种类丰富、真实可靠、利用价值高等特点。在这一背景下，高职院校档案数据呈现以下几个特点：

（一）档案数据量增大。随着高职院校办学规模的扩大，具有保存价值的文件、声像、实物等各种结构化数据、半结构化数据和非结构化数据都在相应地增长，且速度惊人。

（二）档案数据内容多元化。职业教育越来越受重视，高职院校的发展在日渐规范中呈现出不同特色。院校的档案涉及的门类也日益多元化，主要包括党务、行政、教学、科研、学生、基建、仪器设备、外事、产品、出版、财会11大门类，它们产生的信息资源经过数字化加工处理，使档案数据的内容更加多样化。

（三）档案数据价值利用率低。大数据最重要的特征是具有高价值的数据信息，不仅能提供给人们基本的数据信息，还能满足个人的特殊需要。但就目前档案管理工作而言，管理仅停留在立卷、归档和保管层面，对档案数据资源的开发和利用不足，无法提供个性化的档案服务，数据价值利用率低，无法给需求者提供相应的服务。

二、高职院校档案管理现状

档案工作是高职院校重要的基础性工作之一，院校档案全面真实地记载学院的产生和发展，是将来重要的历史文献资料，是体现一个学院文化和价值的所在地。高职院校更肩负着为国家培养高素质技术人才的重任，所以，不管对学生、教职人员，还是学院自身专业建设和发展，都必须做好档案管理工作。但目前各高职院校普遍存在以下几个方面问题：

（一）档案管理制度不全。很多高职院校或是新建或是某些历史原因，档案管理工作普遍存在制度不规范、不健全，管理方式落后的现象。第一，机构设置不合理。很多高职院校学生规模在万人以上，按国家标准应单独设立综合档案室，但多数院校设立的综合档案室是隶属于党委办公室或院长办公室的，没有达到相关规定要求。第二，归档制度不健全。各部门没有定期将本部门的重要活动整理成完整而系统的文件材料，没有形成自己部门的归档制度。院校档案管理部门也没有根据国家相关档案规定及自己院校的实际情况制定相应的档案管理制度，致使归档出现各自为政、混乱不堪的局面。

（二）档案管理专业人员稀缺。首先，归档意识薄弱。很多院校，档案工作边缘化，长期缺乏档案专业人员，直接导致几年来的档案呈现堆积，无人整理、无人立卷、无人归档现象。其次，各部门档案分散在各科室，没有集中归档。如学生档案、财务档案、校建档案、人事档案等散存于各个部门。且因缺少专业人员整理，各部门也没有按照国家有关标准实现部门预立卷。最后，各处室负责档案的档案联络员自身档案专业素质欠缺、工作责任心不强、工作缺乏热情，直接导致管理经营不足，无法适应大数据时代对高职档案管理的新要求。

（三）档案信息化建设缓慢。现阶段已经是信息化高速发展的时代，各行各业都意识到信息化管理的重要性。2015年8月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，为档案信息化建设提供了机遇。但各高职院校档案信息化建设缓慢。首先，基本设施不齐全。由于经费不足、场地有限等问题，很多高职院校的档案管理办公室面积较小，条件简陋，无法完成档案库房建设，更谈不上院校博物馆、展览馆的建设，这严重阻碍了大数据时代院校档案事业信息化的发展。其次，档案信息开发利用不够。现阶段，利用信息技术对档案数据进行保存、搜索是信息开发利用的主要手段，但也仅仅停留在这一层面，如何挖掘档案数据背后的价值才是档案信息化建设的关键。

三、建构高职院校档案工作“三位一体”管理模式

（一）以人为本，健全档案管理体制。大数据时代高职院校的档案管理要想进一步提高档案管理效率，保证档案管理质量，就需要一支专业的档案管理人员队伍和一套系统科学、合理可行的管理制度。第一，要加强档案专业人员队伍建设。这支队伍不仅需要作为档案专业人员的基本素质，即专业知识强、爱岗敬业、工作细致、责任心强等素质，更需要具备信息处理能力，通晓档案信息化过程中所涉及的云计算技术、大数据分析技术等等。第二，要建立一套切实可行的档案管理制度。首先是对档案具体操作规范、标准要求等进行明确细化规定，如制定《立卷部门归档范围和期限》。其次，结合本院校实际情况，建立健全相关档案管理基本制度、办法，如《档案库房管理制度》《档案借阅利用制度》《档案鉴定、销毁制度》等。制度建设是做好档案工作的基础，是实现档案科学分类、齐全归档、安全使用的前提，务必要引起重视。

（二）以信息为载体，树立大档案观。“大档案观”理念是21世纪以来针对传统综合档案馆服务能力下降等瓶颈而提出的新命题。主张将所有具备保存价值的档案纳入归档范围，并变专门管理为集中统一管理，旨在宣扬高效、开放的服务意识。在大数据的时代背景下，必须树立以信息为载体的大档案观，重视一切档案信息的来源。首先，就学院自身信息而言，要加大对各部门、个人的信息收集，使档案能真正反映学院党群、行政、教学、科研、基建等办学过程的全貌，真实再现学院发展的历程。其次，就校外信息而言，现如今网络信息资源已成为校外人员了解本校的重要途径，也是学院宣传自身品牌的主阵地。因此，全面了解、谨慎选取、妥善保存网络信息是档案信息的重要来源之一。档案管理人员必须要树立大档案观，将信息资源全面收齐，不仅有利于信息的保存，也为下一步信息数据的开发打下基础。

（三）以高科技为手段，加速档案数字资源建设。2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出了全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升的发展目标。这就提示我们，在大数据时代背景下各个行业包括高校利用高科技进行档案管理已是大势所趋，档案数字化建设势在必行。首先，要建构高职院校档案管理系统。很多高职院校在信息化建设中，已逐步搭建办公自动化系统、教务系统、学籍管理系统等，当务之急是要引进适合职业院校发展的档案管理系统，不仅要实现与其他部门系统的有效对接，更要实现自动化搜索、智能分类、自动查询等功能。其次，要利用开发档案数据资源。在大数据时代背景下，档案管理要从传统的保管和整理逐渐向数据分析方向发展。为了将有价值的服务及时有效地提供给需求者，档案管理者需要充分运用相应的档案管理技术，分析、抽取档案数据，获取有价值的信息，以满足用户需求。

近几年，国家大力发展高职教育，这给高职院校档案管理提供了机遇。在大数据的时代背景下，高职院校档案管理需要构建以人为本，树立大档案观，建立健全档案管理体制；以信息为载体，加快档案数字资源建设；以高科技为手段，加速档案数字资源建设“三位一体”的管理模式，以适应新时代对该领域提出的新要求。档案工作是学院所有工作的根基部分，只有更好地提高档案的管理水平，加强档案建设，才能进一步为学院发展奠定更加坚实的基础。