未来高校档案馆发展趋势的探讨

2018-11-25乐山师范学院秦红

办公室业务 2018年22期

文/乐山师范学院秦红

随着信息化、数字化的发展，《全国档案信息化建设实施纲要》的实施，档案信息资料共享是未来发展的方向，高校档案馆将面临信息的整合、机构的整合、资源的整合，由于技术的变革、需求的变化和管理工作的需要，从目前高校档案馆的现状来看，主要发展趋势如下：一是高校档案馆一体化。二是信息技术应用更加纯熟，数字化档案馆和传统档案馆协同发展。三是服务限制进一步缩小，服务逐渐精细化。四是档案馆之间的交流合作愈加频繁。高校档案馆想要准确抓住发展的机遇，促进档案管理水平、服务水平的提高，为高校发展提供帮助，就要认清发展趋势，有针对性采取相应措施，以保证高校档案馆持续健康发展。

一、高校档案馆发展趋势

（一）档案馆趋于一体化。传统档案馆和数字档案馆共同发展从具体的功能上来看，高校的档案馆、博物馆和校史馆在高校发展中承担的角色是相似的。它们共同体现了大学自建校以来教学、科研、人才培养、文化传承等各个方面的工作，系统地展示了一个大学的发展历程，它给高校的未来发展提供了宝贵的依据，对提高高校软实力有着不可忽视的作用。2018年《政府工作报告》指出：“我们要以中国特色社会主义文化的繁荣兴盛，凝聚起实现民族复兴的磅礴精神力量。”随着人们认知的不断深化，高校势必会加大对高校软实力建设的重视，在此背景下，高校档案馆、博物馆、校史馆也会更加紧密地联系在一起，三馆会逐渐走出内在体系，逐渐趋于一体化，为高校软实力建设提供系统化的帮助。

（二）数字化档案馆和传统档案馆协同发展。档案馆信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，而数字档案馆是否能够完全替代传统档案馆也成为学术界议论的焦点。从数字化档案馆本身具备的功能和未来发展的趋势来看，它提供的服务、采用的管理水平远优于传统档案馆，因此它取代传统档案馆是必然的趋势。但是从具体的数字化档案馆建设来看，在建设之初提出的很多功能实际上是无法实现的，受资金、管理水平、人员缺乏等多方面的限制，数字档案馆的功能无法达到最初的设想，很多档案的管理工作仍需要通过传统档案管理来进行，如果要数字档案馆完全取代传统档案馆，需要我们的档案管理部门有先进的技术手段、一流的管理水平和十分成熟的管理体制，但从我国大多数的档案馆看，短期内还无法达到这样的要求，因此，从更加长远的发展来看，数字化档案馆会占主导地位，短期来看还是需要数字化档案馆和传统档案馆协同发展。

（三）服务时间和空间进一步扩大。高校档案馆服务的理想状态就是让用户不受时间和空间的束缚，随时随地都可以进行档案查询、打印等，最大限度满足用户的需求，要实现这种需求，必须依托信息技术来进行，而随着档案馆信息化建设的不断完善，档案服务的空间和时间也会逐渐扩大，如今在基础的网络设施上我国已较为完备，4G无线网络和有线宽带铺设网范围已很大，同时大数据和云计算技术提供数据处理方面的支持，未来档案馆注重的更多是档案之间的关联关系而不是因果关系。

（四）服务精细化。未来档案馆提供的服务会越来越精细化，这一方面是因为高校对档案使用的需求愈加多元化，另一方面也是因为随着技术手段和管理水平的不断提升，档案馆逐渐具备了提供精细化服务的基础。第一是档案服务方式和渠道更加多元化，如借助在线网站和移动APP提供档案服务，借助微信、微博等新媒体平台提供服务，数字化、信息化技术的运用提供了更多的服务渠道。第二是服务个性化，借助大数据和云计算技术对档案使用者的使用记录、用户类型和使用类别进行分析，制定个性化的服务模块。第三是服务水平的提升，通过多个渠道对用户使用情况的分析，能够更好地了解高校档案馆服务存在哪些缺陷和问题，能够更具针对性地发现和解决问题，提升高校档案馆服务质量和水平。

（五）馆际合作更加频繁。高校档案馆馆际合作一方面是与其他高校档案馆进行资源共享、交流学习、走访参观，另一方面是与其他档案管理部门如当地的档案局进行合作交流。从我国目前高校档案馆馆际合作的现状来看，未来馆际合作势必会更加频繁，2013年西南5省组建了西南高校档案工作联盟，让我们看到了高校档案馆馆际合作的趋势，而随着信息化技术的逐渐提高、信息资源的共享，馆际合作也会更加便利，成本更低，这也促进了高校档案馆与其他档案馆的合作交流。

二、促进高校档案馆持续健康发展的途径

（一）完善高校档案馆信息化建设。从高校档案馆的发展趋势来看，很多工作都需要具备信息化的技术支撑才能够实现，如档案个性化服务和档案一体化就要求高校档案馆要具备一定的信息化基础。首先要合理运用信息技术，增强技术力量并不是简单购买先进的设备和软件，要针对现有的工作缺陷和几年内的发展态势进行技术升级，过于超前的技术纳入备用目录，在资金充裕和整体信息化建设水平较高时引入。二是增加管理工作人员的信息素养，加强信息知识的培养，积极引入信息技术专业相关人才，增强档案馆内部的信息人才储备，从根本上提高档案馆的技术力量。

（二）提升服务能力。提升服务能力主要从三个方面进行：一是提升服务意识，档案管理部门从领导层到基层员工都要树立起服务意识，立足本职工作，增强服务水平，端正服务态度，了解用户的需求，拓宽用户反馈的渠道并有针对性地调整和优化相应的服务方式和服务内容。二是要拓宽服务渠道，依托现有的信息技术建立电脑中端网络档案馆和移动APP档案馆，积极参与微信公众平台和微博公众号档案服务平台的建设，同时不能忽略传统档案馆的建设工作，要做好充足的应急准备，在数字化档案馆出现问题时拥有足够的应急手段提供服务。三是要丰富服务方式和服务内容，不断开拓新的服务业务，根据用户的反馈结合自身所拥有的管理水平和技术手段，不断开拓细分领域下的服务内容，从细微处着手，如优化档案查询检索方式，优化档案查询界面等等，注重用户体验功能的优化。

（三）提高管理水平，增加对外合作。提高管理水平首先要提高档案意识，认识档案管理工作在高校急需发展软实力大背景下的重要性，领导层要对档案馆存在的问题有着清晰认识，深入调研，了解工作难点和重点，及时调整以适应档案馆的整体发展趋势，同时加大高校文化建设和档案文化建设的宣传和普及力度，让档案管理人员和广大师生了解档案的内涵、作用及其重要性。二是要及时更新管理制度，针对技术水平和管理方式的改变，优化管理制度，让高校档案馆的管理制度适应师生的需求和时代的发展。此外，要积极进行馆际交流活动，积极参与其他高校和其他档案管理单位的学习交流、人才培养、教案资源共享等活动，共同为档案馆的发展建设出谋划策。