高校数字档案建设生态现状浅析

文/北京农学院 梁全英

新时代需要新思想，高新科技与社会发展使数字化信息化成为大趋势，生态理念无所不在地存在于人们的活动中。高校是文化传承和思想教育的重要基地，现代信息技术的广泛应用，互联网、物联网、大数据技术推动着高校档案工作创新发展，紧跟网络时代发展脚步。面对新的理念、新的形势档案人要保持高度的敏感性，顺应发展积极应对，平台化、专业化、规范化、生态化是必由之路。档案工作通过信息化逐步实现高效、融合、共享，使高校档案工作经历了从一个维度的传统档案，发展到二维的数字档案阶段，进一步升级到建立在生态系统上的智慧档案，生态建设将在更高维度上，为档案工作创造可持续发展的空间。

一、数字档案、档案信息化、生态建设的内涵和要求

档案数字化是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统通过计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。具体内容还包括数字档案收集、存储保管和查阅利用等方面。在具体实施过程中应当统筹兼顾实现整体推进。

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。杨公之在《档案信息化建设导论》中提出，档案信息化建设的体系及其构成大体包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设5个方面。

关于生态学的定义，是德国生物学家恩斯特·海克尔于1866年率先提出的：生态学是研究生物与其环境相互关系的科学。20世纪60年代以后，生态学进入了现代生态学的阶段。现代生态学不仅是研究动植物与环境之间的关系，而发展为研究包括人类以及人类社会在内的相互依赖的关系。具有突出的整体性思维和相互联系的思维成为现代理论研究中一门独特的学科。

档案工作经历了从传统档案发展到数字档案，到当今时代人们所推崇的智慧档案，档案工作理念不断发展。档案工作的发展需要理论创新并充分结合实践工作。2016年马晴等在《档案生态系统构成要素及其关系研究》中将档案生态系统划分为三个主要方面：作为档案主体的人，档案客体即档案资源和档案环境要素也就是档案赖以存在的环境要素总合。说明档案工作理论研究正在与社会学科互相渗透，互相借鉴，需要用更全面的视角研究档案工作，直面机遇迎接挑战，形成特色鲜明且符合实际工作需要的理论指导体系。

在档案实际工作中，人们会以当前的、近期的利益作为价值判断的主体，衡量工作中遇到的一切有关联的事物，认为能够满足当前需要就是效益最大化。因此导致了人们对档案价值判断具有是一种片面性。大多数档案工作者仅看到了“客体满足主体需要的关系”，忽略了“主体对客体的肯定关系”，尤其是忽略了对档案潜在价值的认知进而认为档案就是为人服务的单纯客体，这种价值评定方式造成对档案价值认知的缺失。其影响是在工作中只满足于人们当前的需要，而没有看到档案本身所具有的巨大的不可再生的价值。不可避免造成档案资源不完整与人们日益增长的需求之间的矛盾。而以生态系统为出发点和落脚点，而构建出来的档案生态系统，会最大程度开发档案信息的多层次全方位的价值。

二、高校档案工作现状

（一）档案工作整体良性发展，不断提升。高等学校可划分为普通全日制、高职高专、独立院校、民办高校等类型。高校档案内容丰富、数量巨大，是学校在招生、教学、科研、管理等活动中，直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、各种载体的海量历史记录，内容涉及教学、科研、党政、基建、财会等多种类。学校普遍对档案实行集中统一管理，档案工作基础扎实、工作规范。档案馆（室）大多独立建制，档案库房建设符合国家标准。每年档案信息化、数字化建设经费纳入学校的财务预算，保障档案工作的顺利开展。高校是人才汇聚的地方，相对来讲档案现代化管理水平比较高，实现了用计算机进行文件级目录的检索与查询。档案工作为学校的各项工作提供服务，发挥了重要的参考凭证、保驾护航的作用。

（二）档案数字化建设力度逐年加大。高校档案信息化建设氛围浓厚，数字化工作良性推进。从二十世纪九十年代开始，档案馆（室）利用专业的档案管理系统对学校档案进行收集、整理并完成归档工作。至今档案信息化建设大都纳入各个高校档案工作的重要内容。各高校都配备了计算机、打印机、扫描仪、移动存储器等档案数字化所需的设备。相比较而言办学规模大、办学层次高的高校档案信息化工作程度高，档案管理系统的服务器实行自主管理。其他档案馆室与学校网络信息中心在业务上互相紧密结合，资源共享，由专业的计算机人员负责服务器的日常维护管理，保证了系统的正常运行。据统计90%的高校都设置了档案网站。从调研结果看，档案信息化工作总体发展态势良好，前景乐观。

三、从生态系统看高校档案数字化建设情况

21世纪生态系统在科技、工业、社会、自然和经济领域发展中具有广阔的应用前景。将生态系统引入档案工作，是时代发展的必然趋势。用档案生态系统构成要素来具体分析高校档案工作，具有现实指导意义。其中环境要素主要包括：档案法律法规、档案政策、档案信息技术以及档案馆舍建筑等环境因子；档案主体要素是指与档案发生关系的人；档案客体是指档案。它们之间相互关联、渗透、转化、融合构成了完整的档案系统。

（一）高校档案环境要素分析。档案是不可再生的资源，是依托于环境生成、安全保存并得以利用的宝贵信息资源。数字资源的构建和培育离不开制度建设和规范管理的完善，是在需求推动下，融合多种生态因子而产生的档案生态系统。下面从环境要素对高校档案工作进行分析。

1.顶层档案制度建设情况。档案法律法规和相关政策是档案生态环境要素之一，高校档案管理制度相对健全，但是在数字化技术标准的执行过程中存在问题。很多高校虽然已经开始引入数字化档案管理技术，然而由于配套制度在执行和监管力度层面不完善，档案管理人员在缺乏约束的情况下极易出现违规操作行为，对数字化档案管理产生不良影响。档案行政管理部门，从职能上可以为高校档案工作提供有力保障。但在实际工作中，指令性、常规性动作多，针对性、可控性、落地性地监督指导相对少。

2.信息技术对档案数字化建设现状的影响。（1）影响高校档案馆数字化建设的可持续发展因素。生态效益和经济效益是人们共同追求的目标。可持续性发展是生态系统的第一要物。由于经费限制，大多数高校档案馆（室）无法设计功能完备的软件和购置高级别的硬件来构建高端的档案管理网络。采取直接购买公司研发的档案管理系统，功能需要短期可以满足。高校档案馆在数字化建设过程中，主要关注点在于针对实际问题的解决，普遍存在的弊端是工作推进缓慢、运作欠规范、对数据安全性控制和管理手段不强、对数字化建设的宣传力度不够、总体重视程度偏低等问题，这些都需要各方予以高度重视。比如：针对利用量大、借阅频繁的学籍档案和基建档案率先进行数字化，这也是面对经费紧张的权宜之计。从生态角度来看，需要大力加强档案数字化建设各方面的投入，力争早日实现传统档案资源的全部信息化。另一方面存在的问题是重信息录入，轻后期管理的问题也十分突出。目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，欠缺的是全文数据库和多媒体数据库，网上借阅档案难以实现。高校档案馆网站大多仅限于访问主页，无具体、实质性的资源可供查阅、利用、共享。（2）数字档案资源安全管理。高校档案数字化建设，主要采取外包和自主进行数字化加工两种方式。服务外包过程中，监管力度不够。档案扫描后数据错误和信息缺失的现象时有发生，无法做到“零差错”。另外高校档案网络安全保障制度存在的问题，主要体现在：现阶段运行的制度关于数字档案信息安全管理方面有欠缺，缺乏有效的奖惩措施，责任划分不明确，在实际工作中缺乏有效的、可执行的具体安全保障。比如：由于用户权限设置不当、未采用严格的用户身份认证技术、对用户的使用权限定义不恰当，致使档案的内容、结构或背景信息很容易被人为误读、误删等。档案信息在传输、迁移、转存、存储载体变换等操作后，存在部分归档文件内容信息丢失、信息转化不完全等的情况；由于元数据等信息应用不规范，导致电子文件的真实性和准确性受质疑等法律问题存在。（3）档案管理系统与办公OA系统。办公OA系统是为解决高校行政公文电子化流转和归档问题应运而生的。但是，高校档案馆每年通过OA系统归档的电子文件只占很少的比例，而且这些文件的利用率相对于购买系统和进行维护费用的相对较高，造成性价比不高的情况。通过调查研究发现，高校档案馆室全面实现双套制归档为数不多，档案馆还需要对部分档案进行二次数字化加工。分析原因如下，学校人事处、教务处、科研处、财务处等部门在建库时缺乏整体规划，大多自建自用，相互之间缺乏沟通和统一设计，各自为政，只要能满足本部门工作需要就行，没有考虑到如何让档案在学校整个生态系统中实现价值的最大化。客观上增加了档案数字化的经费和人力投入，从生态系统角度考虑就是能源的浪费。总之，大多数高校档案馆仍处在相对封闭的办馆模式中，是单循环，造成了人力、物力的双重资源浪费。

3.档案馆环境生态建设。高校档案馆库房与办公室是分开独立的空间，应用传统的温湿度控制方法。档案实体与档案管理系统中的档案信息相互独立存在，利于安全保管。大多数档案馆室建筑可以满足10年到20年发展需求。部分高校档案馆与校史馆、图书馆合体，从规模上进行了扩容。从总体情况分析，高校档案馆舍距离建设绿色、规模、智能三位一体的档案生态、文化环境，还存在差距。在档案资源共享，融合发展，友好服务等新时代发展背景下，为档案馆建设生态、绿色的人文环境创造了可能性。

（二）档案主体要素人才队伍建设情况。与档案产生关联的人，形成了动态的关系网络，在档案生态系统里应该互相融合、友好发展。作为档案管理者的高校档案队伍整体素质已经得到普遍提升，但是档案馆（室）缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。高校都在创建一流大学、一流学科，需要对档案形成的全过程进行控制，单一的专业知识结构很难适应高速发展的计算机工作环境，比如在档案管理系统选择与招投标过程中，参考借鉴同类院校的现象很普遍，没有按照自身特点做到自主设计、自主研发。造成档案管理系统功能需求不能完全与学校特色相匹配，不可避免地存在缺憾，从而在不同程度上影响了学校档案数字化建设的进程。档案形成者对于档案价值的认识程度，需要提升。档案形成者就是将来的档案利用者，身份定位在不停更新转换中。

（三）档案客体与主体之间利用服务方式分析。高校是知识和技术产生的源泉，有条件在技术服务等方面走在档案馆室建设的前列。高校档案管理者应在档案资政、存史、育人、管理服务等方面先行。2010年6月，国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出构建三个服务平台，提供相应层级的数字档案信息资源利用共享服务，“即基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台，利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台，利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。”高校档案馆室只有少数建设成符合此项要求的档案馆服务平台，如复旦大学档案馆，大多数还处于传统阅览室向电子阅览室的过渡时期。从生态系统看，信息服务平台建设不仅有利于实现档案的快速检索和利用，也有利于档案的收集整理，实现资源的网络共享，提高档案工作的整体效率，便于广大师生更好地认识档案、管理档案、利用档案。目前，高校的各个档案馆（室）之间都相对独立。各自的系统之间，没有统一、标准化的管理标准，馆室在档案信息以及数据与数据之间没有关联度，从生态系统上分析，高校档案要素之间没实现整个网络内部的资源共享，形成生命共同体。

四、生态档案系统建设对策

（一）重新定位，加强顶层设计。环境是档案赖以生存的条件。运用生态系统理论去创造良好的大环境，自顶端开始进行全局构想和前端设计。从档案法律法规层面开始，理论与实践注重紧密结合，把复杂的问题简单化、具体化、流程化。从档案生态系统的全局高度出发，设计高校档案管理的各个层级的结构、功能和标准。要精准度高，贴合度好，普适性强。自上而下的顶层设计模式，可以消除各环节的障碍，执行力度有保障。

（二）档案主体意识先行，加强宣传指导行动。作为档案主体要素的人，至关重要。他们与档案产生关联，他们之间也产生互动，形成了动态的关系网络，在档案生态系统里应该互相融合、友好发展。高校都在创建一流大学、一流学科，需要对档案形成的全过程进行控制，人人参与，全员重视，个个都是生态系统的因子。档案从生成、流转到再利用的过程是让档案信息流动起来，融入生态圈。档案人员要发挥主观能动性，构建良性生态系统。

（三）营造以档案生态系统为核心的生命共同体。生命共同体是从整体看档案生态系统的主体、客体以及主客体之间的关系，档案工作需要生存和繁衍下去，必须依靠群体，在寒冷的时候抱团取暖，在优质条件下蓬勃发展，这才是档案可持续发展的道路，营造档案生态系统是必由之路。高校之间要横向联合，共享和谐发展。智慧城市倡导全社会共同参与城市治理，高校之间要加强横向联系，互相借力，同时应加紧对海量档案数据资源进行完整的收集、加工、分析、研究，从中找出数据关系，构建互联、感知、开发、共享的智能化网络平台。加快档案数字化进程，认真落实档案工作“存量数字化，增量电子化”战略。通过整合各高校资源，突出特色之外，深度融合才是档案工作持续发展的永恒动力。

档案资源是档案生态圈的核心动力，重要的生态因子，围绕高校档案工作整体要构建三个体系，即：档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系。针对档案的整个生命周期，引入生态管理模式，构建与档案工作长远发展相匹配的应用系统、服务平台，细化软硬件设施的配置，形成适用的评价指标体系。

从长期目标来解析，高校要高度重视生态系统档案建设的领头羊作用，加大了生态档案馆（室）的建设力度，注重全方位、高视野布局进行顶层设计，激励各高校之间进一步发挥各自的优势，凝练突出学校办学特色，不断提高档案工作建设水平，拓宽档案专业学科的领域和服务范围，极大地提升档案工作的实力和社会影响力。