大数据背景下企事业单位档案管理的思考

文/浙江省嘉兴市妇幼保健院 姚静静

近些年来，大数据一词越来越多地被提及，人们用它来描述和定义信息爆炸时代产生的信息量巨大的数据。哈佛大学社会学教授加里·金说：“这是一场革命，庞大的数据资源使得各个领域开始了量化进程，无论学术界、商界还是政府，所有领域都将开始这种进程。”在大数据背景下，国家档案局“十三五”规划中已经将档案信息化工作列入工作要点；在大数据背景下，电子档案的数量将成倍增长，档案管理工作载体、储存方法均发生了巨大变化；在大数据背景下，企事业单位长期的发展过程中，积累了大量以纸质载体为主的档案资料，查找利用非常不方便；大数据背景下，也打破了原有信息传播的局限性，信息打破时间空间的局限性快速传播……

大数据背景下，要积极清醒地认识到档案管理信息化发展的重要性，利用好大数据时代的技术优势，积极创新思路，创新档案工作手段，实现传统档案与大数据的融合，从理论到实践，从基础业务到档案利用服务再到档案资源开发利用的全面创新，使档案管理工作能够更好地适应大数据时代的发展，成为摆在我们面前的重要课题。

档案管理信息化最重要的是数字档案资源建设。数字档案资源建设包括传统载体档案数字化、电子文件收集、档案信息资源的数字化整合。相对而言，传统载体的数字化是这三块内容中各企事业单位做得相对较好的一块，对于纸质版本档案的数字化，可以方便利用并有效降低查档时间，档案人员和企事业管理者相对有更多的动力投入到这块工作。现有情况下，电子文件收集整合相对欠缺。企事业单位越来越多地把信息放到各种新媒体上，网络档案信息数量激增而且杂乱分散，要做到对网络档案信息的快捷有效利用，必须将信息进行有效的分类整合。面对成倍增长的大量电子文件，我们传统的逐份阅读直接鉴定法将遇到严峻的考验，如何对这些文件进行快速分类，鉴定归档内容和期限，我们或许更需要大数据从技术上来解决。

而对档案信息资源的数字化整合必须借助于软件系统才能实现，软件系统处于档案管理模式的中心，成为优化档案管理流程，提高档案管理效率，发挥档案信息有效利用的重要实现媒介。专业的整合工具，一站式的检索，利用者在界面输入检索关键词即可一次性检索到信息。利用软件，基于利用者的偏好和实际情况，将分散无序的档案信息汇聚、集成、关联、整合到统一界面中，有效提供利用服务。档案信息资源建设是当前档案信息化的核心和关键，是搞好档案服务的基础，是档案信息化取得实效的必要前提条件。

档案保管工作的最终目的在于利用，档案在使用中才能体现其价值所在。传统的“重保管、轻利用”观念根深蒂固，对各项工作的支持较少，更多的是保管记录。努力抓住这个机遇，关注云计算、大数据处理技术，不断深入研究，努力发挥档案的潜在价值。强化档案资料的开发挖掘，不仅局限于硬件方面的更新，更要加快档案资源加工工作的进展，对零散的档案信息资料整合分类处理。根据实际需求抓住编研的重点，对档案的深度加工，提供系统的、全面的专题编研材料，主动提供服务。档案信息资源应转向以人为本，以需求为导向，满足利用者的查档需求。以用户的调档倾向、频次等方面的特征数据进行分析，也可以在新媒体的平台设置反馈信息，使档案管理人员即使是身居于档案室内也可以畅通地与信息受众进行交流，了解需求和意见，激发其不断创新完善的动力，更好地提供人性化服务，利用服务水平得以提高。

档案信息资源也要紧抓大数据时代这个机遇，建立起新的传播方式。不同企事业单位实现档案信息共享，有利于相互间交流学习。在大数据时代，企事业单位更应对自己原有的档案信息资源结合现实的情况，将更具有价值的档案进行共享，将不具备价值的档案进行剔除，实现档案资源效用的最大化。

大数据时代，企事业档案工作者需要紧跟时代步伐学习新技术、新思维，全面提升工作效率及服务质量。工作范式的转向不是一蹴而就的事情，努力有效整合档案信息，让信息“活起来”，发挥其应有的作用。