新形势下医院档案收集工作的思考

文/肇庆市第二人民医院 韩贞

随着医疗事业的发展，当前医院各类文件、协议、合同书等数量及种类日益增多，致使医院档案收集工作的任务越来越繁重，而且医疗设备的更新速度加快，医院基建项目的增多，也使档案收集工作的难度增大了。所以我们要认真查找医院档案收集工作存在的不足，采取有效的对策加以改进，以不断提升医院档案收集的成效。

一、掌握医院性质和方向是做好档案收集的前提

档案员要了解医院的性质、宗旨与基本情况，如公立医院或民营医院，是综合性医院还是专科医院等等，了解医院的“三定”方案、机构设置及医疗机构执业许可证的诊疗科目，熟悉医院的基本情况，才能掌握有可能形成的文件材料，才能从根本上做好医疗业务收集工作。如我院前身是广东省干部疗养院，1972年发展为肇庆市第二人民医院，在1996年加挂肇庆市妇幼保健院，2015年组建肇庆市妇幼保健计划生育服务中心，以后的发展方向是建设三级甲等综合医院和三级甲等妇幼保健院。

二、注意日常档案工作的收集和整理

严格文件收、发的登记制度，办理的文件要及时收集归档，并对文件的完整性进行检查，重点检查是否掉页、缺页，正文与附件是否齐全，领导传阅签名是否齐全。涉及本医院的人事任免、科室业务发展的文件材料一定要认真收集。医院内部发出的文件的正本、定稿与办文笺是否完整，如有残缺或不全的，就要及时补回。如临床科室或医技科室申请购置医疗设备，通过班子决议、专家论证、政府审批、招标、投标及中标、签订购销合同、验收合格等各项程序后，档案人员要及时追踪设备科整理资料，移交档案室归档，以备设备的保养或检修时资料的利用。

三、认真落实医院档案收集归档制度

建立健全档案归档制度是做好医院档案收集工作的根本保证，但要狠抓制度的落实，才能使归档工作有据可依，才能有序开展档案收集工作。如我院档案室就制定了《档案接收制度》，明确归档范围、时间、份数、要求和手续，并在日常工作中认真落实《档案接收制度》。如我院科教科每年2月份按要求移交上一年度医院工作人员发表的论文、科研立项等资料到档案室整理归档，使医务人员在职称晋升、科室申报重点专科或特色专科时能得到很好的档案利用。同时我院还制定了《档案工作人员岗位责任制及考核办法》，并进行层级责任追究落实，明确专职（兼职）档案员岗位责任并与年终考核、职称评审等挂钩，对档案收集完整齐全、案卷质量好的档案员给以表彰，对未能完成本职工作的档案员给予惩处。

四、重视对医院大型活动形成材料的收集和归档

档案人员要打破传统“等靠要”的接收方式，加强对本医院重大活动、重点专科、特色专科或名医等珍贵档案的收集。如我院2011年举行建院50周年院庆，档案室提供了1961年以来文书档案、大事记、组织沿革、录像带、照片档案等，使整个院庆的资料准确、齐全、真实。特别是由档案室提供的71张照片组办的《图说五十年》发展画廓，真实展现了医院发展历史，得到高度赞扬。活动结束后，档案室收集了院长在建院50周年大会上的致辞及《西江日报》专版（爱心五十载，仁术惠民康）、省卫生厅领导莅临我院参加院庆活动的珍贵相片以及“感动二院的人”专题晚会的录像等。院庆档案是院庆活动的直接记录，它不仅记录和反映了院庆活动的盛况，更重要的是它比较全面地反映了医院的发展过程和工作成就，其中有些材料实际上是对原始档案再加工的成果，因此做好这些材料的收集、整理工作有着十分重要的意义。今年，我院正在创建三级甲等妇幼保健医院，档案室在为各科室提供资料的同时，认真利用医院等级评审迎检系统，及时完善档案室资料的完整性，善于挖掘科室值得归档的资料，作为档案工作人员还要主动跟进创建三级甲等妇幼保健医院的各个环节，对各阶段形成材料的收集、整理，总结经验和技巧，保存有价值的档案，尽量减少遗漏，以备档案的再次利用。

五、加强专业知识学习，提高档案人员的素质

由于分散在职能科室中的档案收集人员多数是兼职工作，对医院的档案立卷归档工作不太了解。所以就要求经常对他们进行档案业务专题培训，定期参加档案局开办的专题培训班，学习收集档案的相关知识，有计划地到外单位档案室参观学习，互相交流档案工作经验，以提升档案收集人员的动手操作能力和业务水平。

因此，档案工作人员只有围绕医院的中心工作，认真开展档案收集工作，坚决破除“等靠要”思想，主动到临床一线科室挖掘档案材料，在实践工作中不断适应新形势，吸纳新经验，确认新成果，才能使医院档案工作具有持久生命力。