对科研单位数字化档案鉴定及档案室建设的思考

文/中国科学院数学与系统科学研究院 许清

信息技术发展迅猛，各行各业正在紧跟时代发展，都在争取让信息技术为自己服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。我单位作为科研单位，综合档案室馆藏具有自己的特点，虽然馆藏档案种类也比较丰富，但是几乎所有的档案都是围绕科研活动而产生的。为更好地进行档案管理，提高服务，实现全文数据查阅，我单位开始对馆藏部分纸质档案进行数字化处理。本单位馆藏档案数字化实践中过程中，就档案鉴定以及数字化综合档案室建设遇到的问题，笔者经过查阅文献，结合实践，进行了一些思考。

一、档案数字化的重要意义

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。实现档案数字化有着非常重要的意义。

（一）档案数字化建设有利于提高工作效率。传统档案的整理、管理、查询是一项较为复杂繁琐的工程，不仅需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力和财力。与之相比较，数字化档案应用新技术手段，有效减少中间环节，可以直接在数据库进行检索，方便查询，极大提高了查询的效率。档案数字化的另外一方面是电子档案的管理。有些单位部分工作已经实现无纸化办公，这样有利于保存电子档案，缩短档案整理周期，工作效率的提高就显而易见了。纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

（二）档案数字化建设能有效地保护档案原件。重要档案数字化之后，可以代替原件使用，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间。有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素，字迹出现了模糊扩散或褪变。这种档案可以经过计算机扫描技术生成数字影像，再利用计算机图像处理技术就可以恢复模糊褪变字迹。

（三）档案数字化能改善档案的利用方式。档案的数字化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。如，档案原件只有一件，而数字化之后，副本不再受“孤本”的限制，可以反复复制利用。还可异地调阅，数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。而且档案数字化以后，有更深层次的意义，是以后档案的现代化管理、使用和传播的基础，具有很重要的作用。

二、档案数字化的重要前提——档案鉴定

档案数字化之前，有一项重要的工作需要做，就是档案鉴定，用通俗的话说，在资金和实际条件允许的情况下，哪些档案值得数字化，哪些档案没有数字化的价值，哪些档案数字化之后可以在互联网上公开，哪些是内部资料不宜公开。这就需要在数字化鉴定开展之前，必须根据单位的实践制定相关的细则。细节的制订非常重要，既是档案数字化鉴定工作的依据，又是进行复查的依据。我单位综合档案室涉及档案种类多，导致数字化鉴定细则需要涵盖文书、科研、名人档案等各类档案，这样鉴定工作人员在实际工作就可以有章可循，准确作出判断。

数字化档案鉴定对单位来说是一件非常重要及慎重的事情。必须成立鉴定工作领导小组，并由主管领导专门负责，然后实际工作人员要有组织、有步骤地开展鉴定工作。当然，实际工作人员最好接受相关的培训。

鉴定人员的选择非常重要，要有广阔的知识面、过硬的政治素质及业务能力。因为综合档案室保存了多种档案，数量巨大，年代久远，保存与销毁、开放与保密，决定档案命运是一件非常严肃的问题，态度必须严肃。另外，档案的业务能力也必须具备，诸如全宗观念、保管期限的划分、检索工具的编制，某些案卷的准确分离及合理组合等没有档案专业知识是不能做好鉴定工作的。

关于档案鉴定，业内讨论的较少。根据我单位鉴定的实践，数字化档案一般要遵循三个方面：一，凡是涉及党和国家以及地方重大问题、重大政治事件尚未作出结论的、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案；涉及国家领土、边界中敏感问题以及涉朝、涉韩、涉俄等民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中的方针、政策，对社会开放会影响民族团结、社会稳定的档案，应严格控制使用。二，档案是否有历史价值和现实价值。三，鉴定的前提不能破坏当前档案的保存。

尽管档案数字化鉴定是数字档案馆建设中诸多环节中的一个，但其对数字档案馆建设成败却举足轻重。

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源得到共享，以满足单位或社会对档案利用的需求。

三、建设数字档案馆的探索

纸质档案数字化是实现档案数字化管理和建立数字档案馆的基础，档案数字化和鉴定之后，下一步的重要工作就是档案数据库的涉及和建设。档案管理部门应将数据库系统设计、标准化研究、安全防范措施作为建设的首要任务，尽快铺平数字化建设的道路，推动现有管理工作的转型。

（一）采用一款科学、高效、适合自己单位的档案数据库管理系统。我单位正在进行数字档案室建设，正在充分借鉴其他单位的实践经验，开展数字档案室建设。我单位采取外包形式，跟专业公司签订数字化合同和保密合同，配置档案数字化加工场地，并采购了档案管理系统，兼容统一身份认证模块，开展档案数字化工作。将数字化资源挂接到档案管理系统中，搭建档案门户网站和智能检索系统，开展在线的档案信息资源服务。这部分工作有很成熟的经验。数据库管理系统是档案管理数字化建设的基础工作之一，因此设计和采用一款科学、高效、适合自己单位的数据库管理系统是档案数字化工作非常重要的工作。好的档案数字化数据库应该含有多项管理条目，检索功能，档案内容的管理与更新、新档案的内容、时间、保密级别等。

（二）制定数字化档案的建设标准和管理规定。数字化档案室建设后，科研单位以往的档案管理制度或管理办法已经不能适应新的档案管理要求，应该重新制定新的标准和管理办法适应发展的需要。新的档案数字化建设还应从标准化制度的层面改革现有的管理工作，对数据库的类别、与科研单位数字化管理系统对接、新档案必须具备的内容、数字化档案的保存等确立明确的标准，使档案的收集、保存、使用应从数字化的角度获得制度保障。在标准化的支持下，档案管理工作能够减少不必要的工作程序，使科研单位上下协同一致，共同在新的管理方法下开展工作。

（三）制定数字化管理的安全防范机制。档案是否可以公开必须有严格的标准。这就要求对档案的使用和管理的权限进行限制和监控。比如，阅读档案的人和管理档案人的权限必须有所权重。随着档案内容的数字化存储，对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分。对不同安全和保密级别的档案，管理人员应从授权的角度予以规范。在必要的情况下，管理人员应通过档案文件加密、文件防写、网络监控等措施确保档案的安全，一旦发现问题，也能追根溯源。科研单位开展档案数字化建设，既满足了科研单位现实发展的需求，又有利于单位长远规划的决策。科研单位只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为科研事业科学发展服务。

（四）预留一个模块——是否对外开放。根据国家有关规定，并不是所有的档案都适合对外开放。那么就面临一个问题，哪些可以开放。但是目前缺乏可供执行的鉴定规则。《档案法》第19条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”。对我单位而言，也缺乏可供操作的实施细则。所以目前档案是否开放，虽然很重要，这是另外一个选题，我单位采取的措施就是预留一个版块，看看形势的发展再做下一步的打算。当然，当前政府提倡“信息公开”，可以考虑档案开放是否可以借助信息公开工作。因为综合档案室通常由综合办负责，既然主管部门一致，两项工作是否可以同步组织更合适。笔者认为，从实践的角度出发，校长（学校）办公室可以参考《办法》的信息公开范围，将与之相对应的档案（文件）正本内容公开，供查档利用。将数字档案室建设纳入学校信息化整体建设中。综合档案室的自身能力有限，档案工作人员必须提升思维层次，善于借势，充分利用校长（学校）办公室主管的优势，主动协调，将数字档案室的建设纳入学校的整体信息化建设工作中，利用学校信息化部门的力量，做好数字档案室建设工作。

（五）留住和培养数字化的档案人才。开展数字档案室建设，优秀的档案人才队伍是关键。受制于体制编制、发展瓶颈等多方面因素，优秀的档案人才不愿意进入综合档案室工作。必须探索出一套行之有效的激励机制，培养和使用好档案工作人员。要加强档案业务培训，重视档案工作，要给予档案工作人员荣誉，让档案工作人员感受到自身工作的价值。